Inhaltsverzeichnis in Word erstellen und layouten: Ein Tutorial in 4 einfachen Schritten

Ein Inhaltsverzeichnis in Microsoft Word zu erstellen und zu gestalten, ist einfacher als gedacht. In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie es in nur 4 Schritten umsetzen können.

Voraussetzungen: Bevor wir starten, ist es hilfreich, wenn Sie bereits mit Formatvorlagen, Tabstopps und Einzügen in Word vertraut sind. Falls nicht, können Sie sich gerne vorab diese beiden Tutorials anschauen: “Formatierung vereinfachen: So verwenden Sie Formatvorlagen in Word” und “Tabstopps, Einzüge und Lineal: Text in Microsoft Word millimetergenau positionieren (Video-Tutorial)”. Aber keine Sorge, ich erkläre Ihnen alles auch im Folgenden.

Schritt 1: Alle Überschriften formatieren

Um ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, müssen Sie zuerst alle Überschriften in Ihrem Dokument mit den passenden Formatvorlagen formatieren. Dies signalisiert Word, dass es sich um eine Überschrift handelt. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Aktivieren Sie die Liste der Formatvorlagen in Word, indem Sie im Reiter “Start” auf den Button “Formatvorlagen” klicken.
2. Suchen Sie in der Liste nach den Vorlagen “Überschrift 1”, “Überschrift 2” usw.
3. Setzen Sie den Cursor auf eine Überschrift in Ihrem Text.
4. Klicken Sie auf die entsprechende Formatvorlage, z.B. “Überschrift 1”, um die Überschrift zu formatieren.
5. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Überschriften in Ihrem Text.

Schritt 2: Überschriften gestalten (optional)

Wenn sich das Layout Ihrer Überschriften während der Formatierung geändert hat, können Sie das Layout direkt in den Formatvorlagen anpassen. So geht’s:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage der Überschrift und wählen Sie “Ändern”.
2. In dem sich öffnenden Fenster können Sie Schriftgröße und Schriftart festlegen.
3. Klicken Sie auf “Format” und wählen Sie “Absatz”, um die Einstellungen für den Absatz festzulegen.
4. Hier können Sie den Zeilenabstand festlegen und die Abstände vor und nach Überschriften regeln.
5. Klicken Sie auf “OK” und das Layout Ihrer Überschriften ist festgelegt.

Schritt 3: Inhaltsverzeichnis einfügen

Wenn alle Überschriften korrekt formatiert sind, können Sie nun das Inhaltsverzeichnis erstellen:

1. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis erscheinen soll.
2. Gehen Sie zum Reiter “Referenzen” und klicken Sie auf “Inhaltsverzeichnis”.
3. Wählen Sie im Menü den Punkt “Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis” aus.
4. Im neuen Fenster können Sie festlegen, wie viele Überschriften-Ebenen im Verzeichnis angezeigt werden sollen. Es empfiehlt sich, nicht mehr als 4 Ebenen darzustellen.
5. Bestätigen Sie mit “OK” und das Inhaltsverzeichnis wird automatisch erstellt.

Schritt 4: Inhaltsverzeichnis gestalten

Nun können Sie Ihr Inhaltsverzeichnis noch weiter gestalten. Hier ein paar Tipps:

• Nutzen Sie das Lineal, um die einzelnen Ebenen des Verzeichnisses anzupassen.
• Word bietet auch vorgegebene Formatvorlagen für das Inhaltsverzeichnis an. Mit diesen Vorlagen können Sie Schriftart, Schriftgröße usw. festlegen.

Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Ein Inhaltsverzeichnis in Word aktualisiert sich nicht automatisch, wenn sich Überschriften ändern oder neue hinzukommen. Sie müssen es manuell aktualisieren:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis.
2. Wählen Sie “Felder aktualisieren”.
3. Geben Sie an, ob nur Seitenzahlen oder das gesamte Verzeichnis aktualisiert werden sollen.

Bevor Sie Ihr Dokument drucken oder als PDF speichern, sollten Sie das Inhaltsverzeichnis unbedingt aktualisieren. Überprüfen Sie außerdem sorgfältig, ob die Seitenzahlen korrekt sind.

Tipp: Einträge im Verzeichnis ausblenden

Manchmal möchten Sie bestimmte Einträge aus dem Inhaltsverzeichnis entfernen. Hier zwei Möglichkeiten:

1. Erstellen Sie eine eigene Formatvorlage für Überschriften, die nicht im Verzeichnis angezeigt werden sollen. Weisen Sie diesen Überschriften dann diese Formatvorlage zu.
2. Löschen Sie die entsprechenden Zeilen aus dem Verzeichnis, bevor Sie es drucken oder als PDF speichern. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie das Verzeichnis danach nicht erneut aktualisieren.

Jetzt sind Sie bereit, ein professionelles Inhaltsverzeichnis in Word zu erstellen und zu gestalten. Viel Erfolg dabei!