Moderne Prüfungsarbeit erfordert den Einsatz einer effektiven Revisionssoftware. Um Ihnen einen umfassenden Einblick zu bieten, haben wir mit zufriedenen Anwendern gesprochen und sie nach ihren Erfahrungen mit einer Softwarelösung für die Interne Revision befragt.
Entscheidung zur Einführung einer Revisionssoftware
ibo-Blog: Warum haben Sie sich dazu entschieden, eine Revisionssoftware einzuführen?
Christian Held: Unsere Interne Revision bestand im Jahr 2016 nur aus zwei Personen. Zu diesem Zeitpunkt betrug die Bilanzsumme der Raiffeisenbank etwa 750 Millionen Euro. Unsere damaligen Lösungen und Arbeitsweisen stießen schnell an ihre Grenzen. Um effizienter zu arbeiten, mussten wir unsere Effizienz steigern. Außerdem gab es keine nennenswerten Fortschritte mehr.
Anja Pixa: Wir standen vor der Herausforderung, die Aktivitäten der Internen Revision zu digitalisieren, zu optimieren und zu automatisieren. Wir wollten unsere Prozesse deutlich verbessern und effizienter gestalten. Deshalb haben wir nach einer Softwarelösung gesucht, die nicht nur die Prüfungsplanung und -durchführung, sondern auch die Dokumentation von Jahres- und Mehrjahresplänen, das Controlling, das Follow-up und die Abstimmung der Berichte abbilden kann.
ibo-Blog: Wie haben Sie die Entscheidungsfindung gestaltet?
Christian Held: Zuerst haben wir Gespräche mit unserem bisherigen Softwareanbieter geführt und im Internet recherchiert. Außerdem haben wir uns mit anderen Internen Revisionen über ihre Erfahrungen ausgetauscht. Nachdem wir alle Informationen gesammelt hatten, haben wir eine Vorauswahl getroffen und zwei Produkte in die engere Auswahl genommen. Anschließend haben wir drei Banken besucht, die die Tools bereits im Einsatz hatten. Bei der ibo Roadshow hatten wir außerdem die Gelegenheit, ibo QSR noch besser kennenzulernen und uns mit anderen Anwendern auszutauschen.
Christoph Schacht: Wir haben über mehrere Jahre verschiedene Anbieter anhand eines von uns erstellten Anforderungsprofils verglichen. Nachdem wir uns genauer mit der Revisionssoftware ibo QSR beschäftigt hatten, haben wir auch einen Referenzkunden besucht, das Rechnungsprüfungsamt der Landeshauptstadt Potsdam, um uns von der praktischen Anwendung ein Bild zu machen.
Revisionstools ibo QSR und ibo Audit überzeugen
ibo-Blog: Was hat letztendlich den Ausschlag für ibo QSR gegeben?
Michael Fenz: Uns hat vor allem das solide Fachwissen der ibo-Mitarbeiter über die Anforderungen einer Bankenrevision überzeugt. Wir fühlten uns gut aufgehoben und verstanden. Auch die Kundenstruktur hat diesen Eindruck bestätigt, denn viele andere Banken, mit denen wir vergleichbar sind, vertrauen bereits auf ibo QSR. Außerdem waren wir mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis sehr zufrieden.
Christoph Schacht: ibo QSR bietet uns für alle unsere Anforderungen eine passende Lösung: Prüfungsplanung und -durchführung, den “Prüfer/innenarbeitsplatz” sowie die Archivierung aller Daten inklusive einer Wissensdatenbank. Die persönliche Betreuung durch den Vertrieb und die Trainer von ibo hat uns von Anfang an gut gefallen.
Rollengerechtes Einstiegsprojekt mit ibo QSR
ibo-Blog: ibo schlägt ein rollengerechtes Einstiegsprojekt aus Workshops und Schulungen zur Einführung von ibo QSR vor. Wie bewerten Sie diese Vorgehensweise aus heutiger Sicht?
Christian Held: Aus unserer Sicht war der Workshop notwendig, um eine solide Basis für die Arbeit mit ibo QSR zu schaffen. Es gab einige wichtige Grundeinstellungen, die am besten gemeinsam mit einem ibo-Trainer vorgenommen wurden. Der Workshop war sehr lehrreich für uns. Danach haben wir nach dem Prinzip “learning by doing” weitergearbeitet. Nach einer gewissen Eingewöhnungszeit ist das Tool jedoch relativ intuitiv zu bedienen.
Christoph Schacht: Rückblickend war die Vorgehensweise im Einstiegsprojekt optimal. Als Pilotanwender in der Evangelischen Kirche in Deutschland war es wichtig, unsere Strukturen im ersten gemeinsamen Workshop genau zu beschreiben. Gemeinsam mit dem Trainer von ibo haben wir dann besprochen, wie diese Strukturen in ibo QSR integriert werden können, da wir mehr als 1.000 Organisationseinheiten haben. Da ibo QSR eine Standardsoftware ist, konnten wir das Tool optimal an unsere individuellen Bedürfnisse anpassen. Nach einem Tag waren alle Mitarbeiter in der Lage, die Software zu bedienen.
ibo-Blog: Wie zufrieden waren Sie mit der Qualität der Unterstützung bei der Einführung? Wie beurteilen Sie die Kompetenz der Trainer und die Arbeit von ibo insgesamt?
Christian Held: Der Trainer von ibo, Herr Stockamp, war sehr kompetent und ist individuell auf unsere Fragen eingegangen. Unsere Anliegen wurden berücksichtigt und umgesetzt. Wir haben auch gute Erfahrungen mit der Hotline gemacht. Die Reaktionszeiten, auch auf E-Mails, waren kurz. Insbesondere bei unserer Umstellung auf die Cloud hat sich die Qualität erneut gezeigt – ein Mitarbeiter hat sich mehrere Stunden Zeit genommen, um unser Problem zu lösen.
Christoph Schacht: Die Unterstützung von ibo war auf allen Ebenen (Vertrieb, Trainer, Hotline) bis heute wirklich großartig! Die Hotline hat innerhalb eines Tages Lösungen geliefert. Die Ansprechpartner sind kompetent und immer für unsere Fragen da, ohne aufdringlich zu sein.
Vorteile und Nutzen des Einsatzes von ibo QSR
ibo-Blog: Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Organisation insgesamt mit der Software?
Christian Held: Die Vielzahl an Funktionen erfordert von den Mitarbeitenden der Internen Revision eine gewisse Eingewöhnungszeit, insbesondere weil wir bereits zweimal fusioniert haben. Dennoch ist die Software recht intuitiv zu bedienen und ich habe bisher keine negativen Rückmeldungen erhalten. Die Einführungsschulung ist sehr sinnvoll und trägt wesentlich zur Akzeptanz bei.
Christoph Schacht: Die Akzeptanz der Software ist sehr hoch. Alle Mitarbeitenden sind von den Vorteilen und der Benutzerfreundlichkeit von ibo QSR begeistert. Wir schulen neue Mitarbeitende sogar selbst und machen sie an einem Tag fit für die Nutzung der Software.
ibo-Blog: In welchen Bereichen haben Sie den größten Nutzen festgestellt?
Michael Fenz: Der größte Nutzen zeigt sich bei der Planung und Dokumentation auf makro- und mikroebener Ebene. Das gilt für das gesamte Prüfungsjahr und für jede einzelne Prüfung.
Anja Pixa: Wir nutzen ibo QSR WebInfo intensiv für das Follow-up. Dort liegt der größte Nutzen für uns in der Erfassung von Maßnahmen, der Veröffentlichung von Berichten über SQL und der anschließenden Aufbereitung der Daten für unser Reporting. In Zukunft werden wir diese Aufgaben mit ibo Audit Follow-up durchführen, da diese Plattform zeitgemäßer ist und besser unseren Anforderungen entspricht. Außerdem sind wir froh, dass wir in ibo QSR unsere Prüfungsplanung und die Dokumentation von Prüfungsaufträgen und Zeiten abbilden können. Wir sind ständig daran interessiert, Prozesse zu automatisieren und die Funktionen von ibo QSR voll auszuschöpfen. Dabei nutzen wir, wo möglich, auch Funktionen von ibo QSR.
Zusammenarbeit mit ibo
ibo-Blog: Wie empfinden Sie die langfristige Zusammenarbeit mit ibo?
Michael Fenz: Die Zusammenarbeit mit ibo ist sehr angenehm, schnell und kompetent!
Christoph Schacht: Die Zusammenarbeit mit unseren Ansprechpartnern bei ibo empfinden wir als vorbildlich und empfehlenswert. Wir erhalten in der Regel innerhalb eines Tages kompetente Rückmeldungen. Auch Sonderwünsche werden berücksichtigt und, sofern technisch möglich, sogar in zukünftigen Versionen für alle Anwender umgesetzt.
Fazit zum Einsatz der Revisionssoftware ibo QSR
ibo-Blog: Welches Fazit ziehen Sie aus der Nutzung von ibo QSR (und ggf. ibo QSR-WebInfo / ibo Audit) von ibo Software GmbH?
Michael Fenz: ibo QSR ist ein hervorragendes Unterstützungstool, das in keiner Revision fehlen sollte und das wir nicht mehr missen möchten.
Christian Held: ibo QSR ist eine sehr gute Revisionssoftware von einem exzellenten Anbieter. Das Tool wird kontinuierlich weiterentwickelt und wir entwickeln uns damit weiter. Inzwischen sind wir sogar mit vier Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Internen Revision beschäftigt. Es dauert eine Weile, das volle Potenzial auszuschöpfen, aber seitdem wir diesen Punkt erreicht haben, können wir uns die Arbeit ohne ibo QSR nicht mehr vorstellen.
Anja Pixa: ibo QSR hilft uns in unserer täglichen Arbeit, insbesondere dabei, aufsichtsrechtliche Anforderungen zu erfüllen. Bei den kontinuierlichen Weiterentwicklungen werden Anregungen aufgegriffen und umgesetzt.
Christoph Schacht: Wir nutzen nur ibo QSR, aber diese Entscheidung war die richtige für die Professionalisierung unserer Behörde, auch in Verbindung mit den hinzugekommenen Außenstellen. Wir würden diese Entscheidung immer wieder so treffen.
Das ausführliche Interview zum Einsatz der Revisionslösungen ibo QSR und ibo Audit Follow-up können Sie auch in einem Video anschauen.
