Controlling ist ein grundlegendes Instrument in allen Branchen, um betriebliche Abläufe zu steuern und zu optimieren. In der Gastronomie wird es jedoch oft missverstanden und deshalb nicht angemessen angewendet. Jonathan Ullrich berichtet über die Gründe und falschen Befürchtungen.
Missverständnisse über Controlling
Gastronomen äußern oft, dass sie kein Controlling betreiben, da ihnen zufriedene Mitarbeiter wichtiger sind und sie nicht als geizig gegenüber den Gästen erscheinen möchten. Dies zeigt, dass ein weitverbreitetes Missverständnis besteht: Controlling wird aufgrund der sprachlichen Nähe zum deutschen Wort “Kontrolle” häufig falsch interpretiert.
Controlling bedeutet Steuerung, nicht Kontrolle
Controlling bedeutet, Prozesse zu planen, zu koordinieren und zu steuern, um die Unternehmensleistung auf der Grundlage von erhobenen Daten zu unterstützen. Das Ziel des Controllings ist es, das Unternehmensvermögen zu sichern und auszubauen. Zufriedene Mitarbeiter und Gäste sind dabei essentiell und keineswegs ein Widerspruch. Controlling ist ein ganzheitlicher Prozess und umfasst Zielfindung, Planung und Prozesssteuerung.
Wichtigkeit der Warenwirtschaft
Die Grundlage jedes Controlling-Systems sind Daten. Ein gutes Warenwirtschaftssystem ist daher unverzichtbar. Neben dem Erfassen des Umsatzes in der Kasse müssen auch Wareneingangsdaten und Inventurzahlen berücksichtigt werden. Durch den Vergleich von Soll- und Ist-Werten können Einspar- und Optimierungspotentiale aufgezeigt werden.
Inventur – Ein vernachlässigter Prozess
In der Gastronomie wird der Erfassung von Produktbewegungen oft zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Dabei können gerade hier Einsparpotentiale schnell umgesetzt werden. Laut einer Umfrage werden Inventuren oft nur einmal im Jahr oder monatlich durchgeführt. Zudem werden die Daten in nur 17% der Betriebe produktgenau ausgewertet. Eine moderne Technik oder externe Dienstleister werden kaum genutzt. Dies zeigt ein erschreckendes Bild von der Professionalität des Controllings und verdeutlicht das Potential für Verbesserungen in der Branche.
Prozesssteuerung für effiziente Abläufe
Eine genaue Inventur und Auswertung der Zahlen ermöglichen einen guten Überblick über das Geschäft. Die Analyse der Bargeldbewegungen und Optimierung des Geldflusses kann besonders in größeren Bars zu deutlichen Verbesserungen führen. Das Management kann durch geschicktes Controlling Lücken im System schließen und das Betriebsklima verbessern. Auch die Koordination verschiedener Aspekte wie Inventur, Einkauf und Serviceabläufe kann die Effizienz und Rentabilität der Bar erhöhen.
Kontrolle vs. Controlling
Die Kontrolle von Prozessen wie der Inventur kann auch für andere Bereiche installiert werden. Dabei sollten Systemfehler aufgedeckt werden, ohne Misstrauen zu schüren. Controlling beinhaltet darüber hinaus die Verbesserung von Prozessen und die Behebung von Fehlern. Inhaber und gute Bar Manager sollten kontrollieren, aber mit Bedacht vorgehen und offen mit ihren Mitarbeitern über Sinn und Methoden des Controllings sprechen.
Vermittelt der Manager seinem Team die Methoden und Ergebnisse geschickt, können konstruktive Kritik und Problemlösungen zu nachhaltigen Veränderungen führen. Verbesserung sollte das Ziel sein, nicht Überwachung. Deshalb gilt: Kontrolle ist gut, Controlling ist besser…
