Kopf- und Fußzeilen sind nützlich, wenn ein Dokument über mehrere Seiten läuft. Sie ermöglichen es Ihnen, Informationen wie Seitenzahlen, Sitzungsnamen oder Versionsnummern elegant zu platzieren. Auch Ihr Logo findet seinen Platz in der Kopfzeile.
Mit den vielen Optionen, die die Textverarbeitung für Kopf- und Fußzeilen bietet, werden Sie diese Funktion lieben. Und der Umgang damit ist überhaupt nicht schwierig. Microsoft Word bietet Ihnen vorgefertigte Kopf- und Fußzeilen mit Designelementen wie Rahmenlinien an, die Sie per Mausklick einfügen können.
Was sind Kopf- und Fußzeilen überhaupt?
Kopf- und Fußzeilen befinden sich oberhalb des eigentlichen Textkörpers Ihres Dokuments. Sie können diese Bereiche mit Text oder Abbildungen füllen. Besonders daran ist, dass die Angaben standardmäßig auf den folgenden Seiten übernommen und gegebenenfalls angepasst werden, wie beispielsweise bei den Seitenzahlen.
Zum Beispiel befindet sich das Logo eines Unternehmens normalerweise in der Kopfzeile von Briefbögen, während die Pflichtangaben in der Fußzeile stehen. Die Größe des Logos bestimmt, ob Sie einen Briefbogen Form A oder Form B gemäß DIN 5008 verwenden. Die meisten Unternehmen verwenden heutzutage einen Briefbogen Form B, der einen größeren Abstand von der Blattkante vorsieht.
Einige Angaben, wie beispielsweise die Versionsnummer eines Dokuments, können Sie einfach über die Tastatur eingeben oder über Formatvorlagen einfügen. Informationen wie Seitenzahlen, die sich mit jeder Seite ändern, werden über Felder eingefügt.
So rufen Sie Kopf- und Fußzeilen auf
Die Kopf- und Fußzeilen sind bereits in Ihrem Dokument angelegt, auch wenn Sie sie nicht direkt sehen können.
Klicken Sie zweimal mit der Maus auf den Bereich im Kopf Ihres Dokuments, also oberhalb der ersten Einfügemarke. Der Bereich der Kopfzeile wird mit einer Einfügemarke angezeigt. Hier können Sie direkt den Titel des Dokuments einfügen.
Gleichzeitig wird Ihnen am oberen Blattrand eine Begrenzung mit der Bezeichnung “Kopfzeile” und am unteren eine mit “Fußzeile” angezeigt. In Ihrer Menüleiste erscheint ein neuer Reiter mit den “Kopf- und Fußzeilentools”. Wie bei den anderen Menüs verschwindet dieser Reiter, sobald Sie die Kopf- und Fußzeilen verlassen.
Vorgefertigte Kopf- und Fußzeilen in Word einfügen
Word bietet Ihnen vorgefertigte Bausteine an, die Sie einfach per Mausklick einfügen können. Die ersten beiden Schaltflächen in der Menüleiste sind dafür vorgesehen.
Öffnen Sie das Pull-down-Menü “Kopfzeile” oder “Fußzeile”, um eine Auswahl an Bausteinen zu erhalten. Die Bausteine reichen von einem leeren Feld bis zu Bausteinen mit verschiedenen Designs, die automatisch Informationen wie den Bearbeiter oder die Seitenzahlen einfügen.
Die Angaben individuell zusammenstellen
Im professionellen Einsatz möchten Sie möglicherweise Ihre eigenen Kopf- und Fußzeilen erstellen und an Ihr Firmenlayout anpassen. Dafür stehen Ihnen weitere Schaltflächen in der Menüleiste zur Verfügung, mit denen Sie die Elemente an die gewünschte Stelle setzen und selbst formatieren können. Wenn Sie beispielsweise alle Ihre Seiten fortlaufend durchnummerieren möchten:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche “Seitenzahl” und wählen Sie die Position, z.B. “Seitenanfang”.
- Ein Fenster wird geöffnet und zeigt Ihnen verschiedene gestaltete Seitenzahlenoptionen.
- Wählen Sie eine Option aus, indem Sie darauf klicken, um die Seitenzahl an der gewünschten Stelle einzufügen.
- Anschließend können Sie die eingefügten Elemente markieren und wie gewohnt formatieren, z.B. Schriftart und Größe ändern, Rahmenlinien hinzufügen.
Die Seitenzahlen werden automatisch hochgezählt. Probieren Sie es aus, indem Sie in Ihrem Word-Dokument einen Seitenumbruch einfügen. Auf der neuen Seite erscheint die “2”.
Auf die gleiche Weise können Sie auch Datum und Uhrzeit einfügen.
Unterscheidung zwischen geraden und ungeraden Seiten
Wenn Sie eine Broschüre oder ein Buch gestalten möchten, benötigen Sie eine Unterscheidung zwischen geraden und ungeraden Seiten in Ihrem Dokument. Dadurch wird sichergestellt, dass die Angaben gespiegelt werden, d.h. sie befinden sich immer am äußeren Rand des Blattes und nicht abwechselnd am äußeren und inneren Rand. Dies können Sie in den Kopf- und Fußzeilentools aktivieren, indem Sie ein Häkchen bei “Untersch. gerade ungerade Seiten” setzen.
In diesem Fall müssen Sie die Position des Elements, z.B. der Seitenzahl, sowohl in der Kopfzeile der ersten (ungeraden) Seite als auch in der Kopfzeile der zweiten (geraden) Seite festlegen. Auf der dritten Seite erscheint die Angabe dann an der gleichen Position wie auf der ersten Seite, auf der vierten Seite an der gleichen Position wie auf der zweiten Seite und so weiter.
Auf der ersten Seite können Sie die Information auch ausblenden, z.B. wenn es sich um das Deckblatt handelt und Sie dort keine Seitenzahl haben möchten. Hierfür finden Sie eine kleine Schaltfläche “Erste Seite anders” im Menü. Die Seite wird zwar bei den Seitenzahlen mitgezählt, aber die Zahl selbst wird nicht angezeigt.
Navigation durch Kopf- und Fußzeilen in Word
Die Bearbeitung von Kopf- und Fußzeilen in Word erfolgt auf die gleiche Art und Weise. Sie können also wählen, ob Sie das Datum in die Kopfzeile oder die Seitenzahl in die Fußzeile einfügen möchten, oder umgekehrt. Um schnell zwischen den beiden Positionen auf dem Blatt hin- und herzuspringen, verwenden Sie am besten die Schaltfläche im Menü.
Außerdem finden Sie im Menü eine Schaltfläche, mit der Sie die Bearbeitung der Kopf- und Fußzeile beenden und zum eigentlichen Dokument zurückkehren können.
Wenn Sie die Angaben in der Kopf- und Fußzeile löschen möchten, können Sie sie markieren und löschen oder auf “Kopfzeile” bzw. “Fußzeile” klicken und die Option “Kopfzeile entfernen” bzw. “Fußzeile entfernen” wählen.
