Sind Ihre Mitarbeiter bereits mit Kreditkarten ausgestattet oder suchen Sie noch nach dem passenden Modell für den Einstieg? Vielleicht haben Sie wie viele andere Unternehmen auch schlechte Erfahrungen mit undurchsichtigen Abrechnungen oder sogar Spesenbetrug gemacht.
Aber keine Sorge, es gibt eine einfachere Lösung. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Kreditkarten-Modelle für Unternehmen und helfen Ihnen, das richtige Modell für Ihr Unternehmen zu finden.
Welche Firmenkreditkarten-Modelle gibt es? Ein Überblick
Option #1: Keine Kreditkarten für Mitarbeiter
Junge Start-ups und kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern kommen vielleicht sogar ganz ohne Firmenkreditkarten aus. Solange die Geschäftsführung und die Finanzabteilung Zugriff auf Firmengelder haben, ist alles gut.
Aber irgendwann stellt sich die Frage, wie man beispielsweise Premium-Dienste wie Dropbox oder Facebook-Werbung bezahlen kann. Das Ausleihen von Kreditkarten ist aufgrund neuer Sicherheitsmaßnahmen nicht mehr so einfach und kostet Zeit und Nerven.
Mitarbeiter könnten die Kosten auch aus eigener Tasche tragen und diese dann erstattet bekommen. Dies wird jedoch schwierig bei höheren Ausgaben wie Hotel- und Flugbuchungen, einem hohen Volumen an kleinen Beträgen oder monatlich wiederkehrenden Kosten wie Abonnements oder Werbung.
Option #1 ist also keine reale Option, da sie Ihre Mitarbeiter belastet und der Finanzabteilung viel Arbeit aufbürdet.
Option #2: Eine Reisestellenkarte für das ganze Unternehmen
Eine Reisestellenkarte ist eine traditionelle Lösung für die Ausgaben auf Dienstreisen. Nur das Travel Management hat Zugriff auf die Karte und bucht im Auftrag der reisenden Mitarbeiter Transportmittel und Unterkünfte.
Der Vorteil der Reisestellenkarte ist, dass alle Reisekosten gebündelt zusammenlaufen. Das macht die Analyse einfacher und erleichtert auch der Buchhaltung einige Schritte. Allerdings haben viele Unternehmen heute keine Reiseabteilung mehr und lassen die Dienstreisen direkt von den Mitarbeitern buchen. In diesem Fall ist eine Reisestellenkarte nicht der richtige Ansatz.
Option #3: Corporate Credit Cards / Firmenkreditkarten
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern direkten Zugang zu Firmengeldern gewähren möchten, um ihnen Auslagen mit ihrem privaten Geld zu ersparen, ist die Beschaffung von Firmenkreditkarten unvermeidlich.
Dabei gibt es drei verschiedene Optionen:
- Standard-Kreditkarten mit theoretisch uneingeschränktem Zugriff auf Firmengelder (Limits müssen mit der Bank vereinbart werden)
- Prepaid-Karten, die mit einem bestimmten Betrag aufgeladen werden und nur bis zu diesem Betrag verwendet werden können
- Virtuelle Kreditkarten, die zweckgebunden online für eine Zahlung oder regelmäßige Zahlungen generiert werden
Grundatzfrage #1: Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?
Es gibt in der Regel drei verschiedene Modelle:
- Jeder bekommt eine Karte
- Nur Manager haben Zugriff auf Firmengelder
- Mitarbeiter, die viel reisen, bekommen eine Kreditkarte
Die verschiedenen Kreditkarten-Typen ermöglichen es Ihnen, je nach Bedarf den richtigen Kreditkartentyp für jeden Mitarbeiter auszustellen. Virtuelle Karten zum Beispiel sind einfach zu generieren und an einen bestimmten Zweck gebunden, während haptische Karten für vielreisende Mitarbeiter von Vorteil sind.
Grundsatzfrage #2: Wer haftet eigentlich für die Ausgaben über Firmenkreditkarten?
Die Unternehmen haften für die Kreditkartenausgaben ihrer Mitarbeiter. Das macht viele CFOs nervös. Es ist jedoch nicht mehr zeitgemäß, keine Kreditkarten einzusetzen. Moderne Lösungen wie Spendesk erlauben es Ihnen, das Risiko zu minimieren und Ausgaben sofort zu verfolgen und zu überprüfen.
Grundsatzfrage #3: Wer gibt die Zahlungen über Firmenkreditkarten frei?
Jede Ausgabe wird entweder im Voraus (z. B. bei virtuellen Karten) oder nachträglich (z. B. bei Zahlungen unterwegs) genehmigt. Unternehmen können individuelle Ausgabenrichtlinien festlegen, um Zeit zu sparen und automatische Freigaben bis zu einem bestimmten Limit zu ermöglichen.
Finden Sie das richtige Kreditkarten-Modell für Ihr Unternehmen
Die möglichen Kombinationen von Kartentypen, Limits und Genehmigungsprozessen sind nahezu unbegrenzt. Wenn Sie Hilfe bei der Auswahl des richtigen Modells für Ihr Unternehmen benötigen, sprechen Sie einfach mit einem unserer Experten!
