Hast du schon mal Geschäftspartner zum Essen eingeladen? Dann weißt du, dass du die Ausgaben dafür zu 70 Prozent als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen kannst. Aber Vorsicht! Das Finanzamt erkennt die Ausgaben nur an, wenn du einen Bewirtungsbeleg ausfüllst. Keine Sorge, wir zeigen dir, wie das richtig gemacht wird.
Was ist ein Geschäftsessen?
Ein Geschäftsessen ist dann gegeben, wenn das Essen geschäftlich veranlasst ist und betriebsfremde Personen teilnehmen. Das können Kunden, Lieferanten, Auftraggeber, Interessenten oder Berater sein. Du kannst ein Geschäftsessen absetzen, egal ob es in einem Restaurant stattfindet, in der Betriebskantine oder sogar geliefert wird.
Rein persönliche Einladungen von befreundeten Geschäftspartnern gelten hingegen nicht als Geschäftsessen und sind nicht steuerlich absetzbar.
Was zählt als Bewirtung?
Als Bewirtung im steuerlichen Sinne zählt nur eine “richtige” Mahlzeit. Getränke, Süßigkeiten oder belegte Brötchen gelten nicht als Bewirtung und können komplett als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Es gibt jedoch keine klare Grenze, ab wann Fingerfood als Bewirtung zählt. Hier ist das Finanzamt im Ermessensspielraum.
Wer darf beim Geschäftsessen dabei sein?
Beim Geschäftsessen dürfen auch Mitarbeiter deines Unternehmens teilnehmen. Entscheidend ist, dass mindestens eine betriebsfremde Person bewirtet wird. Wenn nur eigene Mitarbeiter dabei sind, handelt es sich um eine betriebliche Bewirtung, die zu 100 Prozent absetzbar ist und keinen Bewirtungsbeleg erfordert.
Wie fülle ich den Bewirtungsbeleg richtig aus?
Damit der Bewirtungsbeleg vom Finanzamt anerkannt wird, musst du folgende Angaben korrekt ausfüllen:
- Datum und Ort der Bewirtung
- Konkreter Anlass der Bewirtung (eine allgemeine Bezeichnung wie “Geschäftsessen” reicht nicht aus)
- Liste der Personen, die bewirtet wurden (mit Namen und Firma)
- Entstandene Kosten
- Trinkgeld (sollte vom Empfänger quittiert werden)
Dem Bewirtungsbeleg musst du die Rechnung oder den Kassenzettel beifügen. Darauf müssen das Datum, die Bezeichnungen und Preise der verzehrten Speisen und Getränke sowie der Rechnungsbetrag (Netto- und Bruttobetrag, Umsatzsteuer und Umsatzsteuersatz) vermerkt sein.
Bei Rechnungen bis zu 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) handelt es sich um Kleinbetragsrechnungen. Bei höheren Beträgen sind zusätzliche Angaben wie Name, Anschrift und Steuernummer des Restaurants oder des bewirtenden Unternehmens, der Rechnungsempfänger und die fortlaufende Rechnungsnummer erforderlich.
Wie erstelle ich den Bewirtungsbeleg?
Wer den Bewirtungsbeleg ausfüllt, spielt keine Rolle. Entscheidend ist, dass die Angaben korrekt sind und die zahlende Person (oder eine vertretende Person des zahlenden Unternehmens) den Beleg persönlich unterschreibt. Einige Restaurants stellen Bewirtungsbelege zur Verfügung, die nur noch unterschrieben werden müssen. Es gibt auch Formularvordrucke auf der Rückseite des Rechnungsbelegs, die selbst ausgefüllt werden können. Selbst erstellte Bewirtungsbelege sind ebenfalls gültig, solange sie mit der Essensrechnung zusammengeheftet werden.
Wann sollte der Beleg erstellt werden?
Der Bewirtungsbeleg sollte zeitnah, also direkt nach dem Geschäftsessen, erstellt werden. Seit Juni 2021 akzeptieren die Finanzämter auch digitale oder digitalisierte Belege mit einer elektronischen Signatur.
Was ist angemessen?
Damit die Kosten für ein Geschäftsessen als Betriebsausgaben anerkannt werden, sollten sie angemessen sein. Es gibt keine genaue Regelung, wie viel ein Geschäftsessen kosten darf. Jedes Finanzamt kann hier eigene Einschätzungen treffen. Grundsätzlich sollten die Kosten in einem vernünftigen Verhältnis zum Anlass stehen. Ein wichtiger Vertragsabschluss kann mit einem luxuriösen Menü gefeiert werden, während normale Kundentermine eher weniger kostenintensiv sein sollten. Auch die Branche und die Positionen der bewirteten Personen werden bei der Entscheidung berücksichtigt.
Fazit:
Bei Geschäftsessen ist es wichtig, dass du einen Bewirtungsbeleg ausfüllst, um die Ausgaben von der Steuer absetzen zu können. Achte darauf, alle erforderlichen Angaben korrekt einzutragen und den Beleg persönlich zu unterschreiben. Halte dich an die steuerlichen Vorgaben und erstelle den Beleg zeitnah nach dem Essen. So vermeidest du mögliche Probleme bei einer Steuerprüfung. Guten Appetit und viel Erfolg bei deinen Geschäftsessen!
