Ohne Formeln und Funktionen wäre Microsoft Excel nur ein einfaches Tabellenkalkulationsprogramm. Vor allem bei umfangreichen Datensammlungen und Tabellen sind Formeln unverzichtbar, denn sie ermöglichen automatisierte Berechnungen. Aber wann benötigt man eine Formel und wann eine Funktion? Was ist der Unterschied zwischen beiden? Und worauf muss man bei der Eingabe von Formeln achten? Diese Büro-Kaizen Anleitung für Einsteiger und Anfänger gibt Ihnen einfache Antworten auf diese Fragen.
1. Formel vs. Funktion
In Excel werden die Begriffe “Formel” und “Funktion” häufig synonym verwendet. Beide ermöglichen unterschiedliche Berechnungen, aber es gibt einige entscheidende Unterschiede.
Excel-Formel
Eine Formel in Excel ist eine mathematische Gleichung zur Berechnung oder zum Vergleich von Werten. Dafür benötigt man mindestens zwei feste Zahlenwerte (Konstanten) und mindestens einen Rechenoperator (+, -, *, /). Anstelle von festen Werten können auch Zellbezüge verwendet werden, um Werte aus anderen Zellen zu verwenden. Es können sogar andere Funktionen und Formeln ineinandergeschachtelt werden. Excel-Formeln sind wie ein integrierter Taschenrechner, der Berechnungen in Tabellen automatisiert durchführt. Man muss nur angeben, was und wie gerechnet werden soll und dann die Enter-Taste drücken.
Excel-Funktion
Funktionen in Excel sind wie kleine Algorithmen, die Schritt für Schritt bestimmte Handlungsabläufe beschreiben. Funktionen können unterschiedliche Berechnungen durchführen, wie zum Beispiel Rechnen, Vergleichen, Nachschlagen oder Filtern. Jede Funktion hat einen eigenen Namen, der zuerst eingegeben werden muss. Die eigentliche Funktionsformel folgt dann in Klammern.
2. Eingabe von Formeln in Excel
In Excel wird jede Eingabe in eine Zelle zunächst als Text oder Zahl betrachtet. Um Excel zu signalisieren, dass eine Berechnung oder eine komplexe Formel ausgeführt werden soll, muss ein Gleichheitszeichen “=” vorangestellt werden. Bei Funktionen wird nach dem Gleichheitszeichen der Funktionsname ohne Leerzeichen eingegeben, gefolgt von der Funktionsformel in Klammern.
3. Argumente und Operatoren in Excel-Formeln
Die Bestandteile einer Formel in Excel werden als “Argumente” bezeichnet, die Rechenzeichen als “Operatoren”. Ein Argument kann eine Zahl, ein Text, ein Zellbezug, ein Wahrheitswert, ein Fehlerwert, eine Konstante, ein Array oder eine andere Formel/Funktion sein. Wenn ein größerer Tabellenbereich erfasst werden soll, wird dies mit einem Doppelpunkt “:” dargestellt. Operatoren wie +, -, *, / und ^ werden zur Berechnung verwendet. Funktionen verwenden zusätzlich Vergleichszeichen wie >, >=, < und <=.
4. Kopieren von Excel-Formeln mit relativen oder absoluten Zellbezügen
Formeln mit konstanten Werten können einfach in andere Zellen, Zeilen oder Blätter kopiert werden. Wenn jedoch ein Zellbezug verwendet wird, gibt es zwei Möglichkeiten, wie Excel damit umgehen soll.
Relativer Zellbezug
Standardmäßig ist Excel auf einen sogenannten “relativen Zellbezug” eingestellt. Das bedeutet, dass Excel den Zellbezug automatisch anpasst, wenn die Formel in eine andere Zelle kopiert wird. Wird die Formel eine Zeile darunter kopiert, ändert sich die Zeile um +1 (aus A3 wird A4 usw.). Wird die Formel in eine Spalte neben der Quellzelle kopiert, ändert sich die Spalte um +1 (aus A3 wird B3 usw.). Dadurch kann beispielsweise eine Summenformel am Ende jeder Zeile nur einmal erstellt und dann in die anderen Zellen in derselben Spalte kopiert werden.
Absoluter Zellbezug
Um zu verhindern, dass sich der Zellbezug beim Kopieren ändert, kann ein Dollarzeichen “$” verwendet werden. “$A$2” bezieht sich immer auf dieselbe Zelle. Es gibt auch gemischte Bezüge, wie “$A2” für eine absolute Spalte oder “A$2” für eine absolute Zeile.
5. Schutz von Excel-Formeln vor Überschreiben
Um neu erstellte Formeln vor versehentlichem Überschreiben zu schützen, kann ein Zellschutz aktiviert werden. Dies erfolgt in zwei Schritten: Aktivierung des Zellschutzes für alle Zellen und Aktivierung des Blattschutzes. So können nur die Formeln geschützt werden, während andere Zellen bearbeitet werden können.
6. Extra Tipps für Excel und Microsoft 365
Microsoft Excel bietet viele praktische Funktionen, wie z.B. Dropdown-Auswahllisten, bedingte Formatierung und Filter. Weitere Tipps für Microsoft 365 und Office-Tools wie Teams, Planner, Yammer, Delve, OneDrive, SharePoint, Outlook, Word und Co finden Sie auf unserer Büro-Kaizen Themenseite.
Büro-Kaizen Video-Tutorial: Die Top-10 Tipps für Microsoft Excel!
(Dauer 12:42 Minuten)
Dieses Video-Tutorial enthält die besten 10 Tipps für Microsoft Excel:
- Einleitung
- Erste Zeile fixieren
- Statusleiste intelligent nutzen
- Spaltenbreite automatisch anpassen
- Tabelle mit Mausrad zoomen
- Sprechende Namen für Zellen definieren
- Absolute und relative Zellenbezüge
- Filter nutzen
- Zeilen oder Spalten einfügen & entfernen
- Bedingte Formatierung nutzen
- Zahlenformat anpassen
