Die beiden Versionen von Microsoft Office, 2019 und 2021, unterscheiden sich hauptsächlich in den Bereichen kollaboratives Arbeiten und Synchronisation. Office 2021 bietet neue Funktionen für Teamarbeit, wie Echtzeit-Synchronisation über OneDrive und SharePoint, die gemeinsame Dokumentenerstellung und übersichtliche Kommentarfunktionen. Aber rechtfertigt dieser Fokus auf gemeinsames Arbeiten ein Upgrade von Office 2019 auf 2021? In diesem Vergleich werden wir es herausfinden!
Office 2021 vs. 2019 im Überblick
- Office 2019
- Bietet die wichtigsten Office-Apps wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook
- Support-Ende im Oktober 2025
- Klassisches, kantigeres Windows-Design der Office-Anwendungen
- Rudimentärer Dark Mode (dunkle Symbolleiste)
- Office 2021
- Bietet neben den gängigen Office-Apps auch Teams für eine bessere Kollaboration und Kommunikation unabhängig vom Standort
- Support-Ende im Oktober 2026
- Design an den weichen, modernen Look von Windows 11 angepasst
- Umfassender Dark Mode (verdunkelte Hintergrundbereiche, helle Schrift)
- Neue Excel-Funktionen wie XVERGLEICH, XVERWEIS sowie eine verbesserte Kommentarfunktion “Moderne Kommentare”
Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen Office 2019 und 2021
Sowohl Office 2019 als auch 2021 bieten einen großen Vorteil: Es handelt sich um Einmal-Lizenzen ohne Abonnementzwang. Wer eine Office-Suite einmalig bezahlen und unbefristet nutzen möchte, erhält eine vollumfängliche Office-Software. Sie müssen lediglich die entsprechende Lizenz kaufen und über ein kostenloses Microsoft-Konto online aktivieren.
Der Nachteil im Vergleich zum cloudbasierten Microsoft 365-Abonnement besteht darin, dass die Einmal-Lizenz nur für fünf Jahre Mainstream-Support und weitere zwei Jahre erweiterten Support erhält. In diesem Zeitraum erhalten Sie hauptsächlich Sicherheitsupdates, jedoch keine neuen Funktionen. Wenn Sie ein Upgrade durchführen möchten, müssen Sie immer eine neue Lizenz erwerben. Im Gegensatz dazu können Sie Microsoft 365 uneingeschränkt nutzen und erhalten Support sowie Sicherheits- und Funktionsupdates, solange das Abonnement läuft.
Größter Unterschied: Support-Ende für Office 2019
Der größte und wichtigste Unterschied zwischen Office 2019 und 2021 besteht darin, dass der Support für Office 2019 im Vergleich zu Office 2021 früher endet. Microsoft gab bekannt, dass der Mainstream-Support für Office 2019 im Oktober 2023 enden wird. Mit erweitertem zweijährigem Support endet die offizielle Unterstützung dann im Oktober 2025, genauso wie für Office 2016 und Windows 10.
Dies ist ein guter Grund für alle, die eine Einmal-Lizenz besitzen, bereits jetzt ein Upgrade auf Office 2021 oder Microsoft 365 in Betracht zu ziehen. Der Support für Office 2021 läuft laut Microsoft noch bis 2026. Wenn Sie eine langfristige geschäftliche Nutzung von Office benötigen, bietet der Umstieg auf Microsoft 365 in der Regel die größten Vorteile.
Neue Funktionen in Office 2021 im Überblick
Beim Vergleich der Lizenzen fällt sofort das modernisierte und aufgefrischte Design von Office 2021 auf. Es wurde an das parallel veröffentlichte Windows 11 angepasst und bietet weichere Fensterecken, eine neutrale Farbpalette und stilisierte Icons im Kontextmenü nach dem Fluent Design. Insgesamt wirkt Office 2021 somit weicher und eleganter als die Vorgängerversion Office 2019.
Mehr Fokus auf Kollaboration
Unabhängig vom Erscheinungsdatum und Support-Ende bieten sowohl Office 2019 als auch 2021 alle wichtigen Office-Anwendungen von Microsoft, einschließlich Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, Publisher, SharePoint und Exchange.
Im Vergleich zu Office 2019 liegt der Schwerpunkt von Office 2021 jedoch verstärkt auf Teamwork und Kollaboration. Das zeigt sich auch daran, dass Office 2019 die Teams-App noch nicht enthielt. Mit dieser App unterstützt die Office-Suite flexible Arbeit und Kommunikation unabhängig vom Standort, insbesondere in Zeiten von Remote-Arbeit und Home-Office. Voraussetzung ist jedoch, dass die Kommunikationspartner ebenfalls Office 2021 oder Microsoft 365 nutzen. Kollaborationsfunktionen werden von Office 2019 oder älteren Lizenzen nur eingeschränkt unterstützt.
Ein weiterer Beleg für mehr Kollaboration in Office 2021 ist die erleichterte gemeinsame Arbeit an Dokumenten über Word, Excel oder PowerPoint. In OneDrive gespeicherte Dokumente können für ausgewählte Personen freigegeben und Änderungen in Echtzeit synchronisiert werden. Obwohl OneDrive keine integrierte App von Office 2021 ist, gehört der OneDrive-Cloudspeicher automatisch zu Ihrem kostenlosen Microsoft-Konto. Auf diese Weise bietet Office 2021 Unterstützung für OneDrive.
Neue Funktionen für Office-Apps
Auch wenn der Kern der Microsoft-Apps bei beiden Lizenzen identisch ist, gibt es in den Apps von Office 2021 viele neue Features. Hier sind die wichtigsten Funktionen, aufgeteilt nach App:
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Excel:
- Neue XLOOKUP/XVERWEIS-Funktion: Gezielte Suche nach mehreren Variablen und Schlüsselwörtern bzw. nach einer Anordnung von ausgewählten Elementen in Excel-Tabellen
- Neue XMATCH/XVERGLEICH-Funktion: Gezielte Positionssuche von Schlüsselwörtern und Variablen in einem ausgewählten Zeilenbereich
- Neue LET-Funktion: Weist spezifischen Ergebnissen einer Berechnung Namen zu
- Neue Funktionen mit Unterstützung für Dynamische Arrays
- Unterstützung für OpenDocument 1.3
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Word:
- Unterstützung für OpenDocument 1.3
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PowerPoint:
- Aufzeichnung von Referentenvideos sowie Laserpointer- und Freihand-Aufzeichnungen
- Optimierung von Präsentationen für Screenreader
- Zeichen-Feature “Skizzierter Stil” für Freihand-Zeichnungen in Präsentationen zur Auflockerung oder Veranschaulichung
- Aufzeichnen und Abspielen von Illustrationen, die in PowerPoint angefertigt wurden
- Export von Präsentationen im Videoformat zur Wiederverwendung oder Online-Zugänglichkeit
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Outlook:
- Sofortsuche mit besseren Filteroptionen
- Übersetzerfunktion (für mehr als 70 Sprachen)
- Freihandzeichnungen per Ink-Feature
Office 2021 mit Dark Mode
Office 2021 bietet einen optimierten, umfassenden Dark Mode, der nicht nur eine rudimentäre verdunkelte Symbolleiste umfasst. Zusätzlich werden verdunkelte Hintergründe mit heller Schrift verwendet. Die 2021-Lizenz folgt somit dem Trend zum Dark Mode. Der Nachtmodus bietet vor allem in verdunkelten Präsentationsräumen, auf Reisen oder bei langen Stunden am Bildschirm eine unauffällige, angenehme und augenschonende Darstellung.
Office-Einmal-Lizenz vs. Office-Abo: Vorteile und Nachteile
Bevor Sie sich für eine bestimmte Office-Lizenz entscheiden, sollten Sie sich fragen: Möchten Sie eine permanente Lizenz einmalig kaufen oder immer die aktuelle Version von Office mit den neuesten Funktionen nutzen? Die Vorteile einer Einmal-Lizenz liegen in den überschaubaren Investitionen und der Unabhängigkeit. Sie kaufen die Office-Software einmalig und können sie theoretisch unbefristet nutzen. Allerdings endet der Support nach einer bestimmten Zeit und es werden keine wichtigen Updates mehr bereitgestellt.
Im Microsoft 365-Abonnement haben Sie immer Zugriff auf die aktuelle Version jeder Microsoft-App, einschließlich der neuesten Sicherheitsfunktionen. Dafür sind Sie auf die regelmäßige Erneuerung und Zahlung Ihres Abonnements sowie auf die Microsoft-Cloud angewiesen. Sie können leicht herausfinden, welche Office-Version Sie verwenden, indem Sie unter “Datei”, “Konto” und “Info” nachsehen.
Fazit: Office 2019, 2021 oder Microsoft 365?
Im direkten Vergleich wird deutlich, dass Office 2021 vor allem für Unternehmen und gewerbliche Nutzung bessere Funktionen als Office 2019 bietet. Dazu gehören die Integration von Microsoft Teams, die Echtzeit-Synchronisation von Dokumenten, optimierte Kommentarfunktionen und die Einbindung von OneDrive. Wenn es um Kernanwendungen wie Word, Excel und PowerPoint geht, eignen sich beide Lizenzen für eine private Nutzung. Dabei ist jedoch zu beachten, dass Office 2019 ab Oktober 2025 keinen offiziellen Support mehr erhält. Office 2021 bietet noch bis Oktober 2026 Unterstützung.
Unternehmen, die Office langfristig auf vielen Geräten und für viele Benutzer gleichzeitig benötigen, sollten sich für das Microsoft 365-Abonnement nach dem SaaS-Prinzip entscheiden. Microsoft 365 bietet die besten Teamwork-Funktionen, cloudbasiertes Arbeiten mit automatischer Synchronisation sowie immer die neuesten Versionen und Sicherheitsfunktionen von Microsoft-Anwendungen.
