Wir alle nutzen intensiv Office 365 und manchmal stellt sich die Frage, ob man bestimmte Dokumente lieber in OneDrive oder in einer SharePoint Team- oder Projekt-Site ablegen sollte. Um etwas Klarheit zu schaffen, habe ich die beiden Systeme verglichen und möchte hier kurz beschreiben, welche Art von Dokumenten besser in OneDrive for Business und welche besser in SharePoint Sites abgelegt werden sollten.
Was ist OneDrive?
OneDrive ist ein von Microsoft angebotener Cloud-Speicher für Dokumente. Es gibt jedoch einen wichtigen Unterschied zwischen OneDrive Personal und OneDrive for Business.
OneDrive Personal
OneDrive Personal ist ein privater Cloud-Speicher, den jeder kostenlos nutzen kann. Ähnlich wie bei Dropbox kann man Dokumente hochladen, sie mit Freunden teilen und von überall aus darauf zugreifen. Für meine Fragestellung ist OneDrive Personal jedoch nicht relevant.
OneDrive for Business
OneDrive for Business hingegen wurde für die Nutzung in Unternehmen entwickelt. Es ist Bestandteil von Office 365-Paketen für Unternehmen, kann aber auch separat erworben werden. OneDrive for Business funktioniert ähnlich wie ein gewöhnliches Dateiablagesystem auf dem PC. Man kann eine Ordnerstruktur erstellen, Dokumente speichern, kopieren und löschen. Die Dateien werden jedoch nicht lokal, sondern in der Cloud gespeichert. Man kann also von jedem Gerät mit Internetzugang darauf zugreifen. Die Dateien können sowohl im Browser als auch im Datei Explorer geöffnet werden.
Datensynchronisation in OneDrive for Business
Die Dateien werden über die OneDrive for Business Sync App mit lokalen Ordnern auf dem PC synchronisiert. Es ist auch möglich, nur bestimmte Dokumente oder Ordner zu synchronisieren und für die Offline-Verarbeitung verfügbar zu machen.
Revisionskontrolle in OneDrive for Business
Dateien haben automatisch eine Revisionskontrolle, sodass frühere Versionen jederzeit wiederhergestellt werden können. Gelöschte Elemente werden standardmäßig 90 Tage lang im Papierkorb aufbewahrt.
Dokumentenfreigabe in OneDrive for Business
Dokumente können auch an andere Personen freigegeben werden. Die Freigabe kann granular eingestellt werden, sodass Berechtigungen gesetzt und der Zugriff befristet werden können. In Echtzeit kann an Dokumenten gemeinsam gearbeitet werden, beispielsweise in Word.
Sicherheit in OneDrive for Business
Für OneDrive for Business können unternehmensweite Compliance- und Sicherheitsrichtlinien festgelegt werden. Sensible Daten dürfen nicht in der Cloud gespeichert werden. Über das Admin-Center können Gerätezugriffe festgelegt und Daten auf verlorenen Endgeräten gelöscht werden.
Browserzugriff auf OneDrive for Business
Wenn man über den Browser auf OneDrive for Business zugreift, hat man nicht nur Zugriff auf die eigenen Ordner und Dateien, sondern auch auf weitere hilfreiche Menüpunkte wie “Für Sie freigegeben” und “Beliebt in Ihrem Umfeld”.
Was sind Websites in SharePoint?
Websites in SharePoint sind ein zentraler Ort für Teams oder Projekte und wurden zur Zusammenarbeit konzipiert. Dort können Dokumente hochgeladen und geteilt werden, und es ist möglich, zeitgleich an Dokumenten zu arbeiten. Websites können auch Kalender, Listen und Kommunikationsmöglichkeiten für Teams enthalten.
Daten in SharePoint Websites
Dokumente, die in die Dokumentenbibliothek einer Website hochgeladen werden, sind automatisch für alle Mitglieder der Website zugänglich. Sie können jedoch auch mit Kollegen außerhalb des Teams oder mit Menschen außerhalb der Organisation geteilt werden.
Revisionskontrolle in SharePoint Websites
Die Dokumente werden automatisch versioniert, wenn die Versionierung auf der Bibliothek aktiviert ist. Frühere Zustände können jederzeit wiederhergestellt werden.
Zugriff auf Dokumente in SharePoint Websites
Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt normalerweise über den Browser, sie können jedoch auch in die lokale Ordnerstruktur eingebunden und mit der OneDrive for Business Sync App synchronisiert werden. Die Dokumente können dann direkt im Browser oder in der lokalen App bearbeitet werden.
Unterschiede zwischen OneDrive for Business und Websites
Technisch gesehen basieren sowohl OneDrive als auch Websites auf SharePoint. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Websites für die Zusammenarbeit im Team entwickelt wurden, während OneDrive for Business als persönlicher Speicherplatz für Mitarbeiter eines Unternehmens konzipiert ist.
Dokumente, die in OneDrive abgelegt werden, sind standardmäßig privat, während Dokumente in einer Dokumentenbibliothek automatisch für alle Mitglieder der Team Site verfügbar sind.
Strategie für die Dokumentenablage
Für mich habe ich eine gute Strategie gefunden, die funktioniert. Dokumente, die nur ich benötige oder die nur für wenige Personen relevant sind, lege ich in OneDrive for Business ab. Dokumente, die für mein ganzes Team relevant sind oder in einen Workflow eingebunden werden sollen, speichere ich in einer Team Site.
Es ist wichtig, für das Unternehmen klare Regeln aufzustellen, welche Dokumente in Websites gehören und welche in OneDrive for Business besser aufgehoben sind. So kann sichergestellt werden, dass die Dateiablage strukturiert und effizient ist.
Die Entscheidung, ob ein Dokument in eine bestehende Website passt oder ob eine neue Website erstellt werden soll, hängt von der Art des Dokuments und den Regeln des Unternehmens ab.
Abschließend lässt sich sagen, dass OneDrive for Business und SharePoint Team Sites zwar ähnliche technologische Grundlagen haben, aber unterschiedliche Ziele und Funktionen erfüllen. Es ist ratsam, eine individuelle Strategie für die Dokumentenablage in beide Systeme zu entwickeln.
Wir helfen Ihnen gerne bei Ihrem Umgang mit Dokumenten im Unternehmen und beraten Sie zu den Möglichkeiten von Office 365.
