Wir leben im 21. Jahrhundert und Einladungen werden heutzutage oft per E-Mail verschickt. Schnell und praktisch. Aber es gibt noch viel mehr Möglichkeiten, um den gesamten Event-Organisationsprozess zu optimieren und dabei einfache Tools einzusetzen. Selbst traditionelle Einladungen per Post können mit diesen Lösungen intelligent kombiniert werden.
Die Elemente der Einladungsgestaltung und Eventorganisation
- Design eines Sujets
Bilder sagen mehr als tausend Worte. Das gilt auch für das Sujet einer Einladung. Eine Grafik kann das Veranstaltungsthema, den Stil der Veranstaltung und die wichtigsten Informationen vermitteln. Vor allem aber soll sie beim Empfänger Vorfreude wecken. Mit Canva können kostenlos oder kostengünstig hochwertige Sujets erstellt werden.
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Erstellung einer Gästeliste
Für das Anlegen einer Gästeliste empfiehlt sich das Tabellenformat. Je nach Präferenz kann diese mit diversen Office Anwendungen erstellt werden. Eine gute Option ist der Einsatz eines Spreadsheets von Google Drive. So können mehrere Personen gleichzeitig Einträge diskutieren und modifizieren. -
Anfahrtsplan
Um den Gästen die Anreise zu erleichtern, empfiehlt es sich, einen Kartenlink zur Einladung hinzuzufügen. Google Maps bietet hier eine einfache Möglichkeit. Bei speziellen Location-Anforderungen können auch andere Dienste wie ALLiSEARCH.com, Openstreetmap.org oder Bing Maps ausprobiert werden.
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Digitaler Kalendereintrag
Ein digitaler Kalendereintrag kann die Koordination für alle Beteiligten erleichtern. Die Gäste müssen die Informationen nur einmalig eintragen und haben dann die korrekte Beginnzeit und den Eventstandort zur Hand. Google Kalender ist eine gute Option für diesen Zweck. -
Vorausgefülltes Anmeldeformular
Die Eventanmeldung sollte so einfach wie möglich gestaltet sein. Dafür können verschiedene Webanwendungen wie Google Forms, aNoah, Eventbrite oder eventiply genutzt werden. Google Forms ermöglicht die schnelle Erstellung von Umfragen ohne Programmierkenntnisse. Die Informationen werden in einer Google Docs Tabelle gespeichert.
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Erstellen und Versenden der Einladung
Bei der Auswahl des Versandtools sollten einige Kriterien beachtet werden, wie eine individualisierte Ansprache für jeden Empfänger, Optimierung für mobile Endgeräte und No-Spam-Funktionen. Mailchimp ist ein geeignetes Tool, um Einladungen zu erstellen und zu versenden. -
Erinnerungs- und Dankeschön-Mailing
Eine Erinnerungs-E-Mail vor dem Event unterstützt nicht nur die Teilnahmequote, sondern kann auch nützliche Informationen enthalten, wie Vorbereitungstipps oder Wetterhinweise. Ein Dankeschön-Mailing am nächsten Morgen kann das Event nochmals Revue passieren lassen und zusätzliche Informationen wie einen Link zur Fotogalerie bereitstellen.
Dies sind einige Tipps und Tools, um Online-Einladungen erfolgreich zu versenden. Probieren Sie sie aus und machen Sie Ihre Veranstaltungen noch ansprechender und effizienter!
