Einzigartige Superkräfte kann ein gut durchdachtes Tagging-System verleihen. Bevor Sie jedoch wahllos Tags setzen, sollten Sie überlegen, was Sie mit Tags versehen und warum. Wenn Sie beispielsweise Ihre Traumimmobilie suchen oder gerade beginnen, danach zu suchen, kennzeichnen Sie jede Datei mit dem Tag “#Haus”. So können Sie Vermögensaufstellungen, Kontoauszüge, Zahlungstabellen, Dokumente zur Vorabgenehmigung von Hypotheken und vieles mehr einfach finden. Steuererklärungen können mit dem Tag “#Steuererklärung” gekennzeichnet werden, um sie jederzeit sofort wiederzufinden. Tags können auch Standort, Jahr und abgebildete Personen von einzelnen Fotos speichern. Denken Sie auch daran, den Ordner mit den Fotoalben mit denselben Tags zu versehen, damit Sie auch diesen schnell finden. (Und vergessen Sie nicht den Tag “#tolle_Mahlzeiten” für die Fotos vom Essen.)
Es gibt keine Regeln, wie Sie Ihr Tagging-System gestalten sollten. Für eine einzelne Datei werden bis zu 20 Tags unterstützt. Lassen Sie also Ihrer Kreativität freien Lauf und überlegen Sie sich ein entsprechendes System. Aber denken Sie daran: Es ist besser, konsistent und wohlüberlegt vorzugehen, als leichtfertig und inkonsequent zu arbeiten. Nur wenn Sie Ihr Tagging-System richtig einsetzen, funktioniert es auch.
Starten Sie mit dem Tagging
Die ersten Schritte im Tagging-Prozess sind eigentlich ganz einfach. Melden Sie sich bei Ihrem Dropbox-Konto an und klicken Sie dann auf das Kästchen links neben der Datei oder dem Ordner, den Sie taggen möchten. Suchen Sie das Feld “Ein Tag hinzufügen” in der Seitenleiste und geben Sie den Text für das Tag ein. Wenn es sich um ein neues Tag handelt, erstellen Sie es einfach. Wenn es sich um ein bereits von Ihnen erstelltes Tag handelt, wird es automatisch angezeigt. Tags müssen weniger als 32 Zeichen lang sein und dürfen nur Buchstaben, Zahlen und Unterstriche enthalten. Das Entfernen eines Tags geht schnell: Klicken Sie auf das Kästchen und entfernen Sie Tags bei Bedarf.
Wenn Sie Dropbox Professional oder Team-Abonnements verwenden, können Sie auch Ordner erstellen, die automatisch mit einem oder mehreren Tags versehen werden, sobald eine Datei dem Ordner hinzugefügt wird. Erstellen Sie einen Ordner wie “#Florida_Reise 2022” und fügen Sie die Tags “#Florida_Reise” und “#2022” hinzu. Jede Datei, die Sie dem Ordner hinzufügen, wird automatisch mit diesen beiden Tags versehen.
Finden Sie Inhalte schneller
Sie haben also ein elegantes und intelligentes Tagging-System aufgebaut. Die Dateien, Ordner, Bilder und Dokumente sind in Ihrer Dropbox und können jederzeit abgerufen werden, wenn Sie sie brauchen. Aber wie nutzen Sie die Vorteile des Tagging-Systems? Ganz einfach: Verwenden Sie die Tags für die Suche. Geben Sie ein Wort oder einen Satz in die Suchleiste oben auf dem Bildschirm ein, um eine Liste der passenden Tags anzuzeigen. Wenn Sie auf ein einzelnes Tag klicken, werden alle Dateien und Ordner angezeigt, die mit diesem Tag versehen wurden. Sie können auch nach mehreren Tags gleichzeitig suchen, um Ihre Suche weiter zu verfeinern. Wenn “#2021” zu viele Ergebnisse liefert, können Sie durch Hinzufügen weiterer Tag-Suchbegriffe wie “#Klippensprung” oder “#Steuer_Erstattung” die Auswahl weiter einschränken.
Ihre Welt ist komplex. Ein intelligentes und effizientes Tagging-System kann jedoch für Ordnung sorgen, damit Sie und Ihre Freunde und Familie alles schnell und einfach finden können. Verlieren Sie keine Zeit bei der Suche nach diesem einen Video aus Paris oder einer Lohnsteuerbescheinigung von vor einem halben Jahrzehnt. Taggen Sie es einmal und finden Sie es, wann immer Sie es brauchen. Widmen Sie sich wieder anderen Dingen.
