Die meisten E-Mail-Anbieter erlauben keine großen Dateianhänge. Doch das Verschicken von zu großen PDF-Dateien ist kein Problem mehr, wenn du sie komprimierst. Wir zeigen dir, wie es geht.
Online-Dienste für die Komprimierung von PDF-Dateien
Wenn du schnell und einfach PDFs verkleinern möchtest, lohnt es sich, Online-Tools zu nutzen, die sich auf das Komprimieren von PDF-Dateien spezialisiert haben. Dabei erzielten Smallpdf und PDFCompress gute Ergebnisse. Mit wenigen Klicks kannst du dein PDF-Dokument hochladen und die Komprimierung starten. Nach nur wenigen Sekunden steht die verkleinerte Datei zum Download bereit. Einfacher geht es nicht!
Nachteile der Online-Bearbeitung
Allerdings gibt es bei der Verwendung von Online-Helfern auch Nachteile. Besonders bei vertraulichen Inhalten solltest du vorsichtig sein, da das Dokument auf den Servern eines unbekannten Anbieters landet. Smallpdf überträgt die Daten sogar unverschlüsselt. PDFCompress verschlüsselt zumindest die Kommunikation mit dem Server, schützt deine Daten jedoch nicht vor dem Zugriff durch Dritte. Zudem bieten Online-Dienste aufgrund ihres begrenzten Funktionsumfangs keine Möglichkeit, das Kompressionsverfahren anzupassen. Hier empfehlen sich Software-Lösungen auf dem eigenen PC.
Präzise PDF-Komprimierung mit Acrobat XI
Wenn du das Beste aus deinem PDF herausholen möchtest, kommst du um die kostenpflichtige Lösung von Adobe kaum herum. Mit der Option “PDF mit reduzierter Größe” verkleinert das Programm die Datei beeindruckend. Du kannst auch das “Optimierte PDF” wählen und jede kleinste Komponente anpassen, um die platzsparendste Option zu finden. Du kannst die Bildqualität reduzieren, eingebettete Schriftarten extrahieren oder unnötige Objekte und Metadaten entfernen. So erzielst du eine signifikante Platzersparnis bei guter Lesbarkeit des Dokuments. Allerdings ist Adobe Acrobat XI mit Lizenzkosten von mindestens 90 Euro zu teuer für den gelegentlichen Gebrauch. Kostenlose Alternativen bieten ähnliche Funktionen.
PDFs komprimieren zum Nulltarif
Es gibt zahlreiche Programme zur Bearbeitung von PDF-Dokumenten. Eine kostenlose Software, die immer wieder empfohlen wird, ist der PDF24 Creator. Er bietet eine Vielzahl nützlicher Zusatzfunktionen wie das Erstellen von PDF-Dateien aus verschiedenen Dokumentarten, das Extrahieren einzelner Seiten oder das Zusammenfügen mehrerer PDF-Dokumente. Auch das Verkleinern von PDF-Dateien funktioniert mit dem PDF24 Creator einwandfrei. Du kannst verschiedene Formatierungseinstellungen vornehmen, um Größe und Ausgabequalität anzupassen.
PDF24 Creator: So einfach geht’s
Um ein PDF-Dokument zu komprimieren, öffne es zuerst mit dem PDF24 Creator. Klicke dann auf “Datei” und “Speichern unter”, um die Formatierungseinstellungen aufzurufen. Du kannst die Qualität der Zieldatei, die Auflösung des Dokuments und der darin enthaltenen Bilder sowie den Komprimierungsgrad festlegen. Es ist ratsam, verschiedene Einstellungen auszuprobieren, um das beste Ergebnis zu erzielen. Mit dem PDF24 Creator kannst du die Formatierungseinstellungen auch nur auf einzelne Seiten des Dokuments anwenden, um das Optimum herauszuholen. So erzielst du optimale Ergebnisse bei minimaler Dateigröße.
Das Beste aus PDF-Dateien herausholen
PDF ist das ideale Format für den elektronischen Dokumentenaustausch. Jeder PC oder Mac verfügt über ein Programm, das PDF-Dokumente öffnen kann, und die Darstellung bleibt erhalten. Kein Wunder also, dass sich das PDF-Format zum Standard im papierlosen Büro entwickelt hat.
Fazit
Mit wenigen Handgriffen kannst du die Dateigröße von PDF-Dokumenten minimieren, vor allem bei Dokumenten mit Bildern. Online-Dienste liefern gute Ergebnisse, haben aber Nachteile in Bezug auf Datenschutz. PC-Programme verkleinern PDF-Dateien ohne Datenweitergabe und bieten umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten. Wenn das Ausgangsdokument schlechte Qualität aufweist, empfiehlt es sich, die Dokumente erneut einzuscannen. In schwierigen Fällen ist die manuelle Bearbeitung mit Grafiksoftware die beste Option.
