Die Pendlerpauschale ermöglicht es dir, für jeden vollen Kilometer zwischen deinem Zuhause und deinem Arbeitsplatz 0,30 Euro von der Steuer abzusetzen. Dabei handelt es sich um die Wege von deinem Zuhause zur sogenannten ersten Tätigkeitsstätte. Du musst keine Belege vorlegen.
Seit 2021 gilt für Fernpendler eine höhere Kilometerpauschale:
- 2021: 35 Cent ab dem 21. Entfernungskilometer
- Ab 2022: 38 Cent ab dem 21. Entfernungskilometer
Für die ersten 20 Kilometer kannst du weiterhin nur 30 Cent absetzen. Die erhöhte Entfernungspauschale wurde eingeführt, weil der CO2-Preis ab 2021 zu höheren Spritpreisen führte. Das belastet insbesondere Autofahrer, die längere Wegstrecken zur Arbeit haben.
Die verkehrsmittelunabhängige Entfernungspauschale hat die Kilometerpauschale im Jahr 2001 abgelöst. Sie zählt zu den beschränkt abzugsfähigen Werbungskosten und gilt unabhängig davon, wie du zur Arbeit kommst. Daher gilt die erhöhte Entfernungspauschale für alle, einschließlich Bahnfahrer.
Die gesetzliche Grundlage der Entfernungspauschale ist im Einkommensteuergesetz (§ 9 Abs. 1 bis 4 EStG) festgelegt. Die Finanzverwaltung hat Details und Beispiele in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 23. Dezember 2014, Gz. IV C 6 – S 2145/10/10005, zusammengestellt. Ein weiteres BMF-Schreiben vom 25. November 2020 befasst sich mit der steuerlichen Absetzbarkeit von Reisekosten.
Einfache Entfernungsstrecke
Du fährst täglich zweimal die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, also hin und zurück. Der Fiskus interessiert sich jedoch nur für einen Weg pro Arbeitstag. Wenn du an einem Tag nur hin und an einem anderen Tag nur zurück fährst, kannst du jeweils nur die Hälfte der Entfernungspauschale ansetzen. Flugbegleiter sind ein Beispiel dafür.
Die volle Entfernungspauschale gewährt der Fiskus nur für Arbeitstage, an denen du tatsächlich zum Arbeitsplatz und zurück gefahren bist.
Anzahl der Fahrten
Du darfst die Kilometerpauschale nur für die Tage ansetzen, an denen du tatsächlich zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren bist. Bei einer Fünf-Tage-Woche akzeptiert das Finanzamt normalerweise rund 220 bis 230 Fahrten pro Jahr. Urlaubs- und Krankheitstage sowie Tage mit Dienstreisen, die von zuhause aus starten, müssen abgezogen werden.
Für Tage im Homeoffice kannst du in der Regel keine Fahrtkosten geltend machen. Stattdessen kommt nur die Tagespauschale von 5 Euro (ab 2023: 6 Euro) in Frage. Beachte dies, wenn du in deinen Steuererklärungen für die Jahre 2020 bis 2022 die Homeoffice-Pauschale für deine Arbeitstage zuhause geltend machst.
Ab 2023 ist diese strenge Regelung etwas aufgeweicht worden. Gemäß dem Jahressteuergesetz 2022 ist der Abzug der Tagespauschale zulässig, wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, selbst wenn die Tätigkeit am selben Kalendertag an einem anderen Ort oder an der ersten Tätigkeitsstätte ausgeübt wird. In solchen Fällen können sowohl die Entfernungspauschale als auch die Tagespauschale (Homeoffice-Pauschale) abgezogen werden. Lehrkräfte, die oft zuhause arbeiten, jedoch auch regelmäßig zur Schule pendeln, können davon profitieren.
Erste Tätigkeitsstätte
Fahrtkosten zur “ersten Tätigkeitsstätte” können ausschließlich mit der Pendlerpauschale abgerechnet werden. Eine erste Tätigkeitsstätte ist gegeben, wenn der Arbeitnehmer dauerhaft einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers zugeordnet ist. “Dauerhaft” bedeutet, dass die Zuordnung unbefristet ist, für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses oder für mehr als 48 Monate.
Wenn dies nicht der Fall ist, prüft das Finanzamt, ob der Mitarbeiter im Betrieb des Arbeitgebers arbeitstäglich, an zwei vollen Arbeitstagen pro Woche oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten Arbeitszeit tätig sein soll. Es genügt, wenn der Mitarbeiter in geringem Umfang dort seiner Arbeit nachkommt. Dies gilt zum Beispiel für Polizisten, die hauptsächlich im Einsatz- und Streifendienst arbeiten, aber in ihrer Dienststelle zu Besprechungen und Schreibarbeiten erscheinen müssen. Die Dienststelle gilt daher als erste Tätigkeitsstätte (Bundesfinanzhof, Urteil vom 4. April 2019, Az. VI R 27/17).
Gleiches gilt für Piloten oder Flugbegleiter, die dauerhaft einem Flughafen zugeordnet sind und dort bestimmte Tätigkeiten ausüben (BFH, Urteil vom 11. April 2019, Az. VI R 40/16). Eine erste Tätigkeitsstätte kann auch ein großräumiges, erschlossenes Gebiet wie ein Flughafengelände, Bahnhof oder Betriebsgelände sein (BFH, Urteil vom 11. April 2019, Az. VI R 12/17).
Wenn jemand an mehreren Orten arbeitet, sollte der Arbeitgeber festlegen, welcher davon die erste Tätigkeitsstätte ist. Wenn der Arbeitsvertrag einen bestimmten Arbeitsort vorschreibt, gilt dieser steuerrechtlich als erste Tätigkeitsstätte.
Der Begriff der “ersten Tätigkeitsstätte” wurde mit der Reisekostenreform 2014 eingeführt und ersetzt den Begriff der “regelmäßigen Arbeitsstätte”. Früher kam es bei der Bestimmung des Arbeitsorts noch auf den qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit an. Außendienstmitarbeiter hatten es damals leichter, die Fahrten zum Arbeitsplatz nach Dienstreisegrundsätzen abzurechnen, also jeden gefahrenen Kilometer mit 30 Cent für Hin- und Rückfahrt und nicht nur die einfache Strecke.
Kürzeste Straßenverbindung
Für die Bestimmung der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung maßgebend, wobei das Finanzamt nur volle Entfernungskilometer berücksichtigt. Du kannst jedoch eine andere Strecke angeben, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und du sie regelmäßig gefahren bist. Verkehrsgünstiger bedeutet, dass du deinen Arbeitsort trotz gelegentlicher Verkehrsstörungen normalerweise schneller und pünktlicher erreichst.
Früher forderte das Finanzamt oft eine Mindestzeitersparnis von 20 Minuten für die Anerkennung einer verkehrsgünstigeren Strecke. Der Bundesfinanzhof entschied jedoch bereits 2011 in zwei Urteilen, dass diese Mindestzeitersparnis nicht immer erforderlich ist. Vielmehr müssen alle Umstände des Einzelfalls, wie die Streckenführung oder die Schaltung von Ampeln, bei der Beurteilung berücksichtigt werden. Eine Strecke kann auch dann “offensichtlich verkehrsgünstiger” sein, wenn nur eine geringe Zeitersparnis zu erwarten ist.
Es ist wichtig zu beachten, dass das tatsächlich genutzte Verkehrsmittel keine Rolle spielt. Die kürzeste Straßenverbindung zählt, auch wenn eine (Teil-)Strecke länger ist, beispielsweise wenn du mit der Bahn gefahren bist.
Höchstbetrag 4.500 Euro
Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro begrenzt. Diese Begrenzung gilt jedoch nicht, wenn du mit deinem eigenen oder einem zur Nutzung überlassenen Pkw, also einem Dienstwagen, zur Arbeit gefahren bist.
Allerdings musst du höhere Kosten nachweisen können. Weitere Ausnahmen sind tatsächlich höhere Kosten bei Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung. Auch hier musst du Belege vorlegen. Bewahre daher deine Fahrscheine auf.
Mehrere Wohnungen
Wenn du nicht nur von einer Wohnung aus zur Arbeit fährst, kannst du Fahrten von der weiter entfernt liegenden Wohnung nur dann für die Entfernungspauschale zugrunde legen, wenn diese den Lebensmittelpunkt bildet und nicht nur gelegentlich aufgesucht wird.
Um als Lebensmittelpunkt zu gelten, musst du dich ab 2014 mit mindestens 10 Prozent der Lebenshaltungskosten, wie Miete und Lebensmittel, beteiligen.
Doppelte Haushaltsführung
Die Kosten für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung können ebenfalls über die Entfernungspauschale berücksichtigt werden. Es gilt ab 2021 ebenfalls die erhöhte Entfernungspauschale für Fernpendler. Die Begrenzung auf den Höchstbetrag von 4.500 Euro gilt bei Familienheimfahrten nicht.
Wenn dir dein Arbeitgeber steuerfreie Leistungen für deine Familienheimfahrten gezahlt hat, werden diese Zahlungen auf die Entfernungspauschale für diese Fahrten angerechnet.
Das Bundesfinanzministerium hat zu den verschiedenen Entfernungspauschalen und den Fahrtkosten bei Elektro- und Hybridfahrzeugen zwei Schreiben mit Verwaltungsanweisungen herausgegeben:
- BMF-Schreiben vom 5. November 2021
- Ausführliches Schreiben mit aktuellen Beispielen vom 18. November 2021.
