Lesen Sie im Folgenden einen kompletten und systematischen Überblick darüber, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung gemacht werden müssen.
Hohe inhaltliche Anforderungen an eine Rechnung
Der Gesetzgeber hat die inhaltlichen Anforderungen an Rechnungen immer wieder erhöht. Es gibt daher eine Vielzahl von Pflichtangaben, die in einer Rechnung enthalten sein müssen. Diese Pflichtangaben sind von entscheidender Bedeutung, da der Vorsteuerabzug vom Vorhandensein der Angaben abhängig gemacht hat. Sind diese Angaben nicht vorhanden, ist der Vorsteuerabzug nicht möglich.
Rechnungen, die nach dem 01.07.2004 erstellt werden, müssen daher folgende Pflichtangaben enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers;
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers;
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
- das Ausstellungsdatum;
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer);
- die Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung;
- den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung, die Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts in den Fällen, in denen der Unternehmer bereits Gelder vor der Leistungserbringung vereinnahmt;
- das Entgelt für die Leistung, das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sein muss. Eine im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts muss ebenfalls angegeben werden;
- den Steuersatz, der anzuwenden ist, und den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag. Im Fall der Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt;
- in den Fällen, in denen eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück gegenüber einem Endverbraucher oder Unternehmer für den nichtunternehmerischen Bereich erbracht wird, einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht;
- in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger (Gutschrift) oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift” (die Regelung gilt erst seit 30.6.2013).
Praxistipp
Eine Eingangsrechnung ist stets bei Erhalt auf die Vollständigkeit der für den Vorsteuerabzug geforderten Angaben zu überprüfen. Sollten Angaben fehlen, ist beim Vertragspartner eine sofortige schriftliche Rechnungskorrektur anzufordern.
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers sind in der Rechnung anzugeben. Es ist ausreichend, dass mit Hilfe der Namensangaben der leistende Unternehmer ohne Schwierigkeiten ausfindig gemacht werden kann.
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
In der Rechnung ist die Angabe des Leistungsempfängers ebenfalls erforderlich. Beim Leistungsempfänger ist der zivilrechtlich aus dem Vertragsverhältnis Berechtigte grundsätzlich anzugeben.
Praxistipp
Eine Rechnung, die unter Nennung des Leistungsempfängers mit „c/o“ (care of) an die Anschrift eines Dritten adressiert ist, muss die Identität des Leistungsempfängers eindeutig erkennen lassen. Die Anschrift des Dritten gilt in diesen Fällen nur dann als betriebliche Anschrift, wenn der Leistungsempfänger unter der Anschrift über eine Zweigniederlassung, eine Betriebsstätte oder einen Betriebsteil verfügt. Dies gilt auch dann, wenn der Dritte mit der Bearbeitung des gesamten Rechnungswesens des Leistungsempfängers beauftragt ist. Ansonsten ist die Anschrift des Leistungsempfängers gesondert anzugeben.
Angabe der Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer des Leistenden
Auf der Rechnung ist wahlweise eine durch das Finanzamt dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder die durch das Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-Identifikationsnummer anzugeben.
Ausstellungsdatum
Üblicherweise wird eine Rechnung mit einem Ausstellungsdatum versehen. Seit dem 01.01.2004 ist jedoch durch die Aufnahme des Rechnungsdatums in den Katalog des § 14 Abs. 4 UStG das Datieren einer Rechnung verpflichtend.
Rechnungsnummer
Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifikation der Rechnung enthalten (Rechnungsnummer). Diese Nummer darf nur einmal in der Buchführung vergeben sein.
Leistungsbeschreibung
Die Rechnung muss eine Leistungsbeschreibung enthalten. Bei Lieferungen sind die handelsübliche Bezeichnung und die Menge der gelieferten Gegenstände anzugeben. Bei sonstigen Leistungen ist ausreichend, dass die erbrachte Leistung eindeutig identifiziert werden kann.
Zeitpunkt der Lieferung, der sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts
Es ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung in der Rechnung anzugeben.
Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
Das Entgelt, das der Leistungsempfänger für die Leistung aufwenden muss, ist anzugeben. Das Entgelt ist nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt anzugeben.
Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag und die Angabe des Steuersatzes
Es sind die einzelnen Steuersätze sowie ein Hinweis auf eine evtl. Steuerbefreiung aufzunehmen. Weiterhin sind die auf die Steuersätze entfallenden Steuerbeträge anzugeben.
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
Nichtunternehmer, die eine Rechnung über eine Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück empfangen, sind verpflichtet, die Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Der rechnungsausstellende Unternehmer ist verpflichtet, auf die Aufbewahrungspflicht hinzuweisen.
Bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift“
Bei der Abrechnung im Gutschriftwege ist die Angabe „Gutschrift“ erforderlich.
Das waren die wichtigsten Pflichtangaben, die in einer Rechnung enthalten sein müssen. Beachten Sie diese Vorgaben, um den Vorsteuerabzug zu sichern.
Quelle: https://www.steuerberaterscout.de/2020/01/pflichtangaben-in-einer-rechnung-das-muss-drauf-stehen/
