Urlaub ist schön, aber was ist, wenn Sie ihn steuerlich absetzen könnten? Das ist möglich, wenn Sie Ihre Reise sowohl geschäftlich als auch privat verbinden. Der Fiskus erkennt die Kosten anteilig an, solange der berufliche Beweggrund nicht unbedeutend ist. Beachten Sie jedoch, dass eine betriebliche Mitveranlassung von weniger als 10 Prozent nicht anerkannt wird. Auf der anderen Seite gewährt der Fiskus den vollen Steuerabzug, wenn die betriebliche Veranlassung 90 Prozent übersteigt und die private Mitveranlassung vernachlässigbar ist.
Verbinden Sie also Ihre nächste Geschäftsreise mit einem privaten Urlaub und sparen Sie Steuern. Voraussetzung ist jedoch, dass die geschäftlichen und privaten Veranlassungsbeiträge objektiv voneinander getrennt werden können. Die Aufteilung erfolgt in der Regel im Verhältnis der geschäftlichen und privaten Zeitanteile.
Ein Fallbeispiel für eine private Geschäftsreise
Ein IT-Experte besuchte eine Computer-Messe in Amerika, die sowohl geschäftliche als auch private Gründe hatte. Die Reise dauerte insgesamt sieben Tage, wobei er an vier Tagen an der Messe teilnahm und die restlichen drei Tage privat verbrachte. Die Richter des Bundesfinanzhofs gewährten den Steuerabzug für die Kongressgebühren, die Kosten für Übernachtungen und Verpflegungsmehraufwendungen während der Messe sowie 4/7 der Kosten für Hin- und Rückreise.
Die obersten Richter haben betont, dass in Einzelfällen ein anderer Aufteilungsmaßstab herangezogen werden kann. Insbesondere wenn der ursprüngliche Beweggrund der Reise zwangsläufig betrieblich veranlasst ist, können die Kosten für Hin- und Rückreise in vollem Umfang abgezogen werden. Es ist jedoch wichtig, die betriebliche Notwendigkeit und den Umfang Ihrer beruflichen Tätigkeit genau zu dokumentieren.
Geschäftlich unterwegs: Diese Reisekosten können Sie absetzen
Ob Kundenbesuche, Lieferantenbesuche, Fortbildungen oder Fachmessen – wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, können Sie die entstandenen Reisekosten von der Steuer absetzen. Zu den Kosten Ihrer Geschäftsreise zählen Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten wie Parkgebühren oder Maut.
Um die Kosten absetzen zu können, müssen Sie den geschäftlichen Anlass der Reise nachweisen können. Privatvergnügen wird nicht vom Staat finanziert. Bei gemischten Reisen, also privaten Geschäftsreisen, ist der Fiskus jedoch etwas gnädiger.
Geschäftsreise: Fahrtkosten
Fahren Sie mit Ihrem Privatwagen, können Sie die Kilometerpauschale als Betriebsausgabe absetzen. Wenn Sie mit Ihrem Geschäftswagen unterwegs sind, sind die Kosten vollständig absetzbar, aber ein etwaiger Privatanteil muss berücksichtigt werden.
Bei Verkehrsmitteln wie Bus, Bahn, Taxi oder Flugzeug sind die Tickets vollständig absetzbar.
Geschäftsreise: Verpflegungskosten
Kosten für Essen und Trinken sind normalerweise nicht abziehbar, es sei denn, Sie haben Geschäftsessen mit Geschäftsfreunden oder Kunden. In diesem Fall sind diese Kosten als Bewirtungskosten begrenzt abzugsfähig. Für Verpflegungsmehraufwand auf Geschäftsreisen gewährt das Finanzamt Pauschalen als Steuerabzug. Sie müssen keine Restaurantbelege sammeln, sondern können die Pauschalbeträge abziehen. Beachten Sie jedoch, dass Sie mindestens acht Stunden geschäftlich unterwegs sein müssen, um den Betriebsausgabenabzug zu erhalten.
Geschäftsreisen: Übernachtungskosten
Die Kosten für Übernachtungen können Sie in tatsächlicher Höhe absetzen. Wenn Ihre Hotelrechnung jedoch auch Kosten für Verpflegung enthält, müssen diese Kosten herausgerechnet werden, da sie bereits durch die Pauschalen abgedeckt sind. Leider sind Nebenkosten wie Minibar oder “Pay-TV” nicht abziehbar.
Geschäftsreisen: Reisenebenkosten
Kosten für Gepäckaufbewahrung, Trinkgelder, Parkgebühren oder Maut können abgezogen werden. Wenn Sie keinen Beleg für diese Kosten haben, können Sie einen Eigenbeleg schreiben.
Über den Autor
Andreas Görlich ist ein selbständiger Steuerberater, Gründungsberater und Dozent. Er hat bereits über 500 Existenzgründer auf dem Weg in die Selbständigkeit begleitet. Seine Mission ist es, die vermeintlich komplizierte und trockene Steuerwelt auf erfrischende Weise für Laien verständlich zu machen.
