Auswertungen sind ein fester Bestandteil jedes Projekttages. Doch wie können Projektergebnisse nicht nur als trockene Zahlen präsentiert, sondern anschaulich vermittelt werden? Eine beliebte Methode ist die Verwendung von Diagrammen, insbesondere beim Vergleich von Soll- und Ist-Werten. Dabei kommen oft Säulen- oder Balkendiagramme zum Einsatz, in denen die Soll- und Ist-Werte nebeneinander angeordnet sind. Diese herkömmliche Darstellungsform kann jedoch unübersichtlich werden, wenn beispielsweise die Daten der letzten zwölf Monate betrachtet werden müssen.
Zwei prägnante Alternativen für Soll-Ist-Diagramme
Um eine bessere Übersichtlichkeit zu gewährleisten, gibt es zwei alternative Diagrammdarstellungen, wie in Bild 2 zu sehen ist. Diese beiden Varianten bieten folgende Vorteile:
- Jede Säulengruppe bzw. jede Säule repräsentiert ein Projekt, was die Orientierung erleichtert.
- Die Abweichungen zwischen Ist- und Soll-Werten werden durch unterschiedliche Farben in den Säulen bzw. Säulengruppen deutlich gemacht, was den Vergleich vereinfacht.
- In Variante A werden die Soll-Werte nicht explizit angezeigt, sondern durch graue Flächen dargestellt, was die Informationsmenge reduziert.
- Variante B zeigt prozentuale Abweichungen – inklusive Vorzeichen – anstelle absoluter Werte, was eine schnelle Bewertung und einen Vergleich zwischen den Projekten ermöglicht.
Bild 2: Zwei Alternativen für Soll-Ist-Diagramme, die auch bei mehr als 6 Rubriken noch übersichtlich sind
Variante A lässt sich schnell und einfach erstellen, während Variante B etwas anspruchsvoller ist und mehr Feinarbeit erfordert.
Variante A: Diagramm mit Säulengruppen
Bei dieser ersten Alternative liegt der Fokus auf den Ist-Werten. Die Soll- und Ist-Werte werden in Säulengruppen zusammengefasst (siehe Bild 3):
- Die farbigen Säulen im Vordergrund zeigen die erreichten Ist-Werte. Durch ihre auffällige Farbe fallen sie sofort ins Auge.
- Die Soll-Werte hingegen werden als breite graue Säulen im Hintergrund dargestellt. Sie geben eine visuelle Orientierung darüber, was ursprünglich geplant war.
- Bei genauerem Hinsehen lässt sich der Vergleich zwischen Soll- und Ist-Werten ziehen und erkennen, welche Projekte unter oder über den geplanten Stunden liegen.
Bild 3: Die Soll-Werte sind im Vordergrund angeordnet und springen durch ihre auffällige Farbe sofort ins Auge
In wenigen Schritten das Diagramm mit den Säulengruppen erstellen
Für diese Diagrammdarstellung sind keine speziellen Kenntnisse erforderlich. Als Ausgangspunkt dient ein einfaches Säulendiagramm. Die Daten werden aus einer Liste mit den Soll- und Ist-Stunden für fünf Projekte entnommen (Bild 4).
Bild 4: Aus diesen Daten entsteht zunächst die Rohversion der Diagrammlösung
- Wählen Sie die Zellmarkierung in der Liste aus und drücken Sie die Tastenkombination “Alt+F1”, um ein gruppiertes Säulendiagramm auf dem aktuellen Arbeitsblatt zu erstellen. Wenn Ihre Liste zusätzliche Spalten enthält, markieren Sie explizit die drei Spalten mit den Projektbezeichnungen, Soll- und Ist-Werten und drücken Sie dann “Alt+F1”.
- Nachdem das Diagramm eingefügt wurde, wählen Sie das passende Layout aus. Am einfachsten geht das mit dem Befehl “Schnelllayout”, der sich auf der Registerkarte “Diagrammentwurf” befindet. Wählen Sie dort “Layout 4”. Eine Übersicht über die Diagrammelemente von Layout 4 finden Sie in Bild 5.
In den meisten Fällen ist “Schnelllayout 2” die optimale Wahl für Säulendiagramme. Im vorliegenden Beispiel wird jedoch noch die Anzeige der senkrechten Größenachse benötigt.
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Dank dieser alternativen Diagrammdarstellungen können Soll-Ist-Vergleiche auch bei einer größeren Anzahl von Rubriken übersichtlich und prägnant visualisiert werden. So behalten Sie den Überblick über Ihre Projektdaten und können schnell die Abweichungen zwischen den geplanten und tatsächlichen Werten erkennen.
