Die Konkurrenz auf dem Markt für Projektmanagement-Software ist groß. Auf Software-Vergleichswebsites werden etwa 600 verschiedene Projektmanagement-Tools aufgelistet, und der Vergleich verschiedener Alternativen kann sehr zeitaufwendig sein. Es ist ebenfalls schwierig, eine Entscheidung allein aufgrund der von den Anbietern bereitgestellten Funktionen zu treffen.
In diesem Artikel stellen wir sechs der beliebtesten Projektmanagement-Tools vor, die in drei Kategorien unterteilt sind:
Leichte Tools (Trello):
Entwickelt für kurze, temporäre Projekte oder Teams mit einfachen Prozessen.
Mittelschwere Tools (Basecamp, Asana, Wrike):
Komplexere Tools, die verwendet werden, wenn Sie kompliziertere Prozesse und eine einfache Bedienung ausbalancieren müssen.
Schwere Tools (Jira, MS Project):
Tools, die verwendet werden, wenn Sie sehr komplexe Prozesse haben und viele Komponenten anpassen müssen, um sie anzupassen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die hier behandelten Tools von bereits etablierten Akteuren auf dem Markt entwickelt wurden. Als Projektmanager möchten Sie mit den Tools arbeiten, die mit hoher Wahrscheinlichkeit langfristig bestehen bleiben.
Im Folgenden finden Sie eine Tabelle, die einige der wichtigsten Funktionen vergleicht, die bei der Auswahl eines Tools für das Projektmanagement zu beachten sind. Die grüne Farbe zeigt an, ob eine Funktion in der Standardversion des Tools enthalten ist. Gelb bedeutet, dass diese Funktion über Drittanbieter verfügbar ist, meistens gegen eine zusätzliche Gebühr. Rot bedeutet, dass die Funktion überhaupt nicht verfügbar ist oder die vorgeschlagenen Lösungen nicht zufriedenstellend sind.
Trello
- Unternehmen: Atlassian
- Preis: Die Grundversion ist kostenlos. Erweiterte Funktionen kosten $10/Benutzer/Monat.
- Verwendet von: Adobe, Kickstarter, National Geographic, Fender
- Selbst gehostet: Nein
Überblick
Trello ist eines der beliebtesten leichtgewichtigen Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Es wird von Startups, kleinen Teams, temporären Projekten und in verschiedenen anderen Szenarien bevorzugt, in denen ein Projektmanager eine minimale Struktur benötigt, um die Dinge organisiert zu halten.
Es ist auch ein gutes Werkzeug, um Teams mit einem agilen Kanban-Workflow vertraut zu machen. Die grundlegende Benutzeroberfläche bietet Boards, Spalten und Karten als Hauptarbeitsbereiche. Sie werden jedoch schnell an die Grenzen von Trello stoßen, wenn Sie einen komplexeren Teamprozess haben möchten oder wenn Sie möchten, dass die gesamte Organisation mit demselben Tool arbeitet. Trello bietet kostenpflichtige Premium-Pläne an, die die Funktionalität erweitern, aber mit $10/Benutzer/Monat hat es Schwierigkeiten, mit den anderen Tools in dieser Liste zu konkurrieren.
Vorteile
- Sehr leichtgewichtig: Es lässt sich in wenigen Minuten einrichten und die Struktur ist einfach zu pflegen.
- Intuitive Benutzeroberfläche: Teammitglieder können schnell eingearbeitet werden.
- Preis: Die kostenlose Version ist für die meisten einfachen Projekte und leichtgewichtigen Prozesse ausreichend.
Nachteile
- Sehr leichtgewichtig: Eine Einschränkung des leichten Gewichts ist, dass es schwierig ist, viele Anpassungsoptionen für Unternehmen mit komplexeren Workflows bereitzustellen.
- Informationen verfallen schnell: Eine begrenzte Aktivitätsprotokollierung und Suchfunktion in Verbindung mit minimalen Beschriftungsoptionen erschweren es, Informationen über einen längeren Zeitraum hinweg nachzuverfolgen.
Einblicke von Toptal-Projektmanagern
Meko Kofahl – Agiler Projektmanager
Was macht dieses Tool besser als die anderen?
“Es ist ein sehr leichtgewichtiges, webbasiertes Tool mit sehr einfacher Administration. Produktivität von null auf hundert in einer Stunde. Es war so unkompliziert, dass ich es geschafft habe, Führungskräfte dazu zu bringen, mit diesem Tool zu arbeiten.”
Was würden Sie ändern, wenn Sie könnten?
“Wir haben dies nur für Kanban-Projekte verwendet. Es schien nicht für Mehrteam- oder sehr komplexe Agile-Projekte geeignet zu sein. Es gibt nichts zu ändern, da ich der Meinung bin, dass es genau das tut, wofür es entwickelt wurde.”
Eamon Sousa – Agiler Projektmanager
Was macht dieses Tool besser als die anderen?
“Es ist leichtgewichtig und einfach zu bedienen. Funktioniert sehr gut für Kanban-Projekte oder Aufgabenkontrolle.”
Was würden Sie ändern, wenn Sie könnten?
“Ich würde Burndown-Diagramme basierend auf tatsächlich aufgewendeten Stunden oder Punkten hinzufügen.”
Basecamp
- Unternehmen: Basecamp
- Preis: $99/Monat (unbegrenzte Benutzer)
- Verwendet von: Viele digitale/Webdesign-Agenturen, Groupon, LiveChat
- Selbst gehostet: Nein
Überblick
Das extrem beliebte Webanwendungs-Framework Ruby on Rails wurde entwickelt, um Basecamp zu erstellen. Das Projektmanagement-Tool selbst hat in den letzten 15 Jahren ein stetiges Wachstum verzeichnet und scheint bei digitalen und Webdesign-Agenturen besonders beliebt geworden zu sein. Dies liegt daran, dass es eine leichte Benutzeroberfläche mit leistungsstarken Kollaborationstools wie einem integrierten Chat, Dateifreigabe und der Möglichkeit bietet, mit Kunden innerhalb von Basecamp zusammenzuarbeiten. Ein weiteres großartiges Konzept ist, dass dieses Tool “adoptional” ist. Teammitglieder müssen keine Konten erstellen, um es zu verwenden, und können nur gelegentlich problemlos zusammenarbeiten.
Basecamp bietet jedoch keine Boards, Schätzungen und andere für die agile Entwicklung erforderliche Funktionen. Obwohl es Drittanwendungen gibt, die Ihnen helfen können, eine agile Einrichtung zu erreichen, haben andere Tools in dieser Liste diese Funktionen von Haus aus.
Vorteile
- Preisgestaltung: Ein fester monatlicher Preis sorgt dafür, dass die Kosten nicht mit der Einstellung neuer Mitarbeiter steigen.
- Leichtgewichtig: Basecamp ist leicht zu verwenden, bietet aber auch leistungsstarke Funktionen.
Nachteile
- Scrum/Kanban-Boards: Boards sind nur über Drittanbieter-Tools verfügbar, was Basecamp im Vergleich zu anderen mittelschweren Tools weniger wettbewerbsfähig macht.
- Sprints: Die Verfolgung von Sprints wird nur über Drittanbieter-Tools unterstützt.
- Chat: Obwohl es sich als Ersatz für Slack bezeichnet, ist die Kommunikationsbenutzeroberfläche nicht mit dedizierten Echtzeit-Chat-Tools vergleichbar.
Einblicke von Toptal-Projektmanagern
Orsolya Bozso – PMP-Projektmanager
Was macht dieses Tool besser als die anderen?
“Es eignet sich gut zum Erstellen von Aufgabenlisten, die Sie mit den jeweiligen Zuständigen verfolgen können. Sie können auch Dateien mit Versionskontrolle speichern und teilen und wichtige E-Mails in die Plattform weiterleiten.”
Was würden Sie ändern, wenn Sie könnten?
“Es wäre großartig, mehr Benutzergruppen pro Projekt zu haben. Nicht nur für Kunden und Team, sondern auch um die Sichtbarkeit von Ordnern oder Dateien im Team einzuschränken. Basecamp fehlen Berichtsfunktionen und Gantt-Diagramme. Darüber hinaus müssen Sie eine Datei herunterladen, um sie anzuzeigen. Es gibt keine Anzeigeoption, und Sie können während der Überprüfung nicht zusammenarbeiten oder Kommentare zu den Dateien abgeben.”
Sean Hull – Projektmanager
Was macht dieses Tool besser als die anderen?
“Niedrige Einstiegshürde für neue Benutzer, eingebettete Kommunikation und Wissensmanagement und -freigabe.”
Was würden Sie ändern, wenn Sie könnten?
“Die Aufgabenverfolgung könnte definitiv verbessert werden.”
Asana
- Unternehmen: Asana
- Preis: $10/Benutzer/Monat
- Verwendet von: Yelp, Air France, Meliá Hotels, Bill & Melinda Gates Foundation
- Selbst gehostet: Nein
Überblick
Ursprünglich als internes Tool bei Facebook entwickelt, hob es schnell ab und wurde zu einem eigenständigen Tool. In seinen Anfangsphasen konzentrierte sich Asana auf kleinere Teams und hat erst kürzlich Funktionen wie “Portfolio” und “Workloads” eingeführt, die auf größere Unternehmen abzielen.
Ein interessanter Unterscheidungsmerkmal ist die Möglichkeit für jeden Aufgabeninhaber, zu sehen, wie seine Aufgaben die allgemeinen Geschäftsziele beeinflussen. Darüber hinaus hat der Mitbegründer in einem kürzlichen Interview erklärt, dass KI und maschinelles Lernen in Zukunft für intelligente Vorschläge zu Fristen, Arbeitslasten und Planung verwendet werden.
Vorteile
- Starke Suche: Fortgeschrittene Optionen erleichtern das Auffinden von Aufgaben und Dateien in mehreren Projekten.
- Zeitachsenansicht: Asana bietet eine sehr intuitive Gantt-Diagramm-ähnliche Ansicht mit einfacher Terminplanung und Verwaltung von Aufgabenabhängigkeiten.
Nachteile
- Keine Multi-Zuweisung: Aufgaben können nur einer Person zugewiesen werden.
- Scrum und Sprints: Der Scrum-Workflow mit Sprints wird nur über Drittanbieter-Tools unterstützt.
Einblicke von Toptal-Projektmanagern
Oana Ciherean – Software-Projektmanager
Was macht dieses Tool besser als die anderen?
“Asana wäre mein bevorzugtes Tool für nicht-software-entwicklungsbezogene Teams wie Marketing oder 3D-Kunstproduktion. Die Benutzerfreundlichkeit ist großartig, ich habe es verwendet, als ich mit einem Team von Vermarktern und Lehrern zusammengearbeitet habe. Es hat eine leichte Benutzeroberfläche und ist übersichtlich.”
Was würden Sie ändern, wenn Sie könnten?
“Ich würde die Berichterstattung verbessern, weil die derzeit angebotenen Diagramme ziemlich grundlegend sind.”
Sean Hull – Projektmanager
Was macht dieses Tool besser als die anderen?
“Ich würde es als eine Art Slack-ähnliche Aufgabenverwaltungslösung bezeichnen, wegen der threadähnlichen Kommunikation, die mit den Kanban-Karten verbunden ist.”
Was würden Sie ändern, wenn Sie könnten?
“Der größte Nachteil hier war das Fehlen der Organisation von Projekten und der Visualisierung von Aufgaben.”
Wrike
- Unternehmen: Wrike
- Preis: $9,80/Benutzer/Monat für den Basisplan; $24,80 für den Premiumplan
- Verwendet von: Hootsuite, Popchips, L’Oréal, Fitbit
- Selbst gehostet: Nein
Überblick
Aufgrund seiner hohen Anpassungsfähigkeit könnte Wrike fast in die Kategorie der Schwergewichtler gehören und mit Jira konkurrieren. In dieser Hinsicht ist es noch nicht ganz so weit, fordert Jira jedoch in Bezug auf UI und UX heraus. Das eher merkwürdige an Wrike ist sein Beharren auf Preiskategorien basierend auf Benutzerinkrementen von 5. Zusammen mit der Tatsache, dass Sie den Basisplan nur mit bis zu 15 Benutzern verwenden können, bedeutet dies, dass Ihre Rechnung von $147/Monat (159,8) auf $496/Monat (2024,8) steigt, wenn Ihre Anzahl auf 16 steigt. Kleinere Unternehmen sollten sich dieser Tatsache bewusst sein und nicht in die Preissteigerung geraten.
Vorteile
- Mehrfachprojektzuweisung: Aufgaben können mehreren Projekten zugewiesen werden.
- Angeheftete Benachrichtigungen: Wrike bietet eine einzigartige Möglichkeit, relevante Informationen mit angehefteten Benachrichtigungen anzuzeigen.
- Zeiterfassung: Wrike ist das einzige Tool in diesem Artikel, das eine funktionale integrierte Zeiterfassungslösung bietet.
Nachteile
- Knifflige Preisgestaltung: Der Basisplan wird in Inkrementen von 5 Benutzern (5, 10, 15 usw.) berechnet.
- Erweiterungen: Die Auswahl an Drittanbieterintegrationen ist im Vergleich zur Konkurrenz begrenzt.
- Sprints: Der Scrum-Workflow mit Sprints steht nicht im Tool zur Verfügung.
Einblicke von Toptal-Projektmanagern
Sean Hull – Projektmanager
Was macht dieses Tool besser als die anderen?
“Sobald es vollständig übernommen wird, vereint es die richtige Mischung aus Aufgabenverwaltung, Visualisierung, Zusammenarbeit und Kommunikation.”
Was würden Sie ändern, wenn Sie könnten?
“Die Benutzerfreundlichkeit bei der Einführung könnte definitiv verbessert werden.”
Meko Kofahl – Agiler Projektmanager
Was macht dieses Tool besser als die anderen?
“Wir haben Wrike für herkömmliches Projektmanagement verwendet, nicht unbedingt für Agile. Die Manager konnten das Tool problemlos einrichten und verwenden, es waren keine besonderen Fähigkeiten oder Administration erforderlich.”
Was würden Sie ändern, wenn Sie könnten?
“Über die Mindestanzahl von Benutzern hinaus wird es jedoch teuer und es gab keine Option für eine “einmalige” gehostete Version. Abonnements sind zwar bequem, werden jedoch zu einer dauerhaften Ausgabe, die für einige Organisationen schwer zu verkaufen sein kann.”
Jira
- Unternehmen: Atlassian
- Preis: $10 Pauschalgebühr für bis zu 10 Benutzer. $7/Benutzer/Monat für 11+ Benutzer.
- Verwendet von: Square, eBay, Spotify, Cisco, Airbnb
- Selbst gehostet: Optional
Überblick
Jira ist eines der beliebtesten Projektmanagement-Tools auf dem Markt und eine sichere Wahl für Unternehmen. Es kann am besten von größeren Unternehmen genutzt werden, die die Koordination zwischen mehreren komplexen Projekten benötigen und eine Anpassung des Aufgabenworkflow benötigen. Für die unternehmensweite Zusammenarbeit bietet Atlassian auch Confluence an, ein Datenverwaltungstool, das gut mit Jira integriert ist. Für kleinere Teams oder temporäre Projekte gibt es leichtgewichtigere und kostengünstigere Tools auf dem Markt.
Vorteile
- Hochgradig anpassbar: Die Workflow-Tools ermöglichen es Ihnen, Jira an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anzupassen.
- Mehrere Integrationen: Ein offener Marktplatz bietet viele Integrationen mit anderen beliebten Tools wie Github, Salesforce, Outlook usw.
- Scrum und Sprints: Der Scrum-Workflow mit Sprints wird von Anfang an unterstützt.
Nachteile
- Lange Einrichtungszeit: Die große Anzahl an Anpassungsmöglichkeiten bedeutet, dass es länger dauert, bis der Benutzer alles eingerichtet und andere darauf trainiert hat, wie man das Tool verwendet.
- Komplexe Benutzeroberfläche: Das Verwalten von Rollen, Boards und Aufgaben kann umständlich sein, und das Tool ist nicht so intuitiv wie es sein könnte.
Einblicke von Toptal-Projektmanagern
Paulo Limp – Projektmanager
Was macht dieses Tool besser als die anderen?
“Nach den agilen Prinzipien ist Jira sehr einfach zu erlernen, zu unterrichten und zu verwenden. Es ist auch von Grund auf als Kollaborationstool konzipiert – etwas, das Eingaben vom gesamten Team erhalten sollte. Darüber hinaus integriert es sich gut mit vielen anderen auf dem Markt erhältlichen Lösungen und ermöglicht eine große Anpassung.”
Was würden Sie ändern, wenn Sie könnten?
“Ich kenne immer noch keine Jira-Tools für Kosten- oder Risikomanagement. Meiner Meinung nach wurde es ursprünglich nicht als Projektmanagement-Tool entwickelt, daher fehlen ihm möglicherweise noch einige Funktionen für eine vollständige Projektmanagement-Erfahrung.”
Oana Ciherean – Software-Projektmanagerin
Was macht dieses Tool besser als die anderen?
“Ich würde dieses Tool für hochtechnische Teams mit dem Bedarf an einfachen und komplexen Workflows verwenden, einschließlich mindestens einiger Genehmigungsschritte. Ich liebe die Tatsache, dass es sehr konfigurierbar ist und Sie Ihre eigenen Workflow-Schritte, benutzerdefinierten Felder, Problemansichten hinzufügen und sich so detailliert wie möglich einstellen können, um erforderliche Felder beim Übergang von Problemen von einem Zustand in einen anderen festzulegen.”
Was würden Sie ändern, wenn Sie könnten?
“Auch wenn die Konfigurationsflexibilität eine der Stärken von Jira ist, denke ich, dass das Atlassian-Team einige Funktionen überentwickelt hat.”
MS Project
- Unternehmen: Microsoft
- Preis: $30/Benutzer/Monat
- Verwendet von: Laut einer Studie von GetApp nutzen rund 67% der Befragten Microsoft Project als ihr primäres Tool zur Projektverwaltung.
- Selbst gehostet: Ja
Überblick
MS Project gibt es seit 30 Jahren und ist immer noch ein wichtiger Akteur auf dem Markt. Laut einer Umfrage von GetApp verwenden rund 67% der Befragten Microsoft Project als ihr primäres Tool zur Projektverwaltung. Das Tool selbst hat einen ähnlichen Look and Feel wie Excel, mit Ansichten, die auf tabellenähnlichen Registerkarten und Diagrammen basieren. MS Project ist ein umfangreiches und anspruchsvolles Tool und bietet neuen Benutzern nicht allzu viele Anleitungen in Form von Online-Tutorials. Es wird hauptsächlich von traditionellen Projektmanagern verwendet, um verschiedene nicht mit IT verbundene Projekte zu verwalten. MS Project hat erst kürzlich Unterstützung für agile Arbeitsweisen eingeführt. Es ist auch nicht sehr benutzerfreundlich und es kann lange dauern, bis sich neue Benutzer daran gewöhnt haben.
Vorteile
- Sehr leistungsstark: MS Project bietet viele Enterprise-Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten.
- Integration mit Office 365: Dies ist ein großer Vorteil für Unternehmen, die hauptsächlich MS Office und Outlook verwenden.
Nachteile
- Nicht sehr agil-freundlich: Obwohl einige neue Funktionen MS Project-Benutzern ermöglichen, ihre agilen Workflows zu integrieren, ist es immer noch hauptsächlich auf das Management im Wasserfallstil ausgerichtet.
- Legacy-Software: Es gibt sie seit langem, und bestimmte Teile fühlen sich im Vergleich zu anderen modernen Tools veraltet und instabil an.
- Hohe Einarbeitungszeit: Es dauert lange, bis man alles eingerichtet hat und sich daran gewöhnt hat, es zu verwenden.
- Preis: Mit einem Preis von $30/Benutzer/Monat richtet sich MS Project in erster Linie an Unternehmenskunden.
Einblicke von Toptal-Projektmanagern
Meko Kofahl – Agiler Projektmanager
Was macht dieses Tool besser als die anderen?
“Es hat eine sehr hohe Verbreitung. Gantt-Diagramme sind mittlerweile jedem ein Begriff. Niemand wird gefeuert, wenn er Microsoft kauft.”
Was würden Sie ändern, wenn Sie könnten?
“Die Wahrnehmung, dass MS Project für alle Projekte geeignet ist. Es ist für das Software-Projektmanagement furchtbar und noch schlimmer für alles, was mit Agile zu tun hat. Das Tool wurde ursprünglich als Verwaltungssystem für Bauprojekte konzipiert und enthält Details, die für die Software nicht geeignet sind. Ohne den Project Server funktioniert das Ressourcenmanagement nicht gut, und mit MS Project allein können Sie kein PMO betreiben. Die derzeitige Linked-Project-Plan-Funktion ist nicht zuverlässig.”
Orsolya Bozso – PMP-Projektmanager
Was macht dieses Tool besser als die anderen?
“Das ist immer noch mein bevorzugtes Tool, um Gantt-Diagramme und Projektzeitpläne zu erstellen. Es ist einfach zu bedienen, zu aktualisieren und ideal für die Ressourcenabstimmung.”
Was würden Sie ändern, wenn Sie könnten?
“Die Mac OS-Version ist nicht verfügbar. Es ist auch schwierig, sie zu exportieren und mit jemandem zu teilen, der keine MS Project-Lizenz hat. Es wäre großartig, die Diagramme nahtlos als Bilder exportieren zu können, die dann in Präsentationen verwendet werden können.”
Fazit
Die sechs beliebtesten PM-Tools in diesem Artikel können in drei Kategorien eingeteilt werden:
-
Leichtgewichtige Tools: Einfach zu bedienen, bieten jedoch begrenzte Anpassungsmöglichkeiten.
- Trello: Ein Tool, das sehr einfach einzurichten und zu verwenden ist. Der von ihm bereitgestellte Kanban-Prozess ist sehr intuitiv. Es ist ein perfektes Werkzeug für diejenigen, die ein Kanban-Board benötigen.
-
Mittelschwere Tools: Tools in dieser Kategorie bieten eine gute Balance zwischen Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit.
- Basecamp: Es ist ein gutes Werkzeug zur Aufgabenverfolgung, aber nicht so gut für die agile Entwicklung.
- Asana: Es ist ein vielseitiges Werkzeug, das den meisten traditionellen Projekten mittlerer Komplexität gerecht wird.
- Wrike: Es ist ein Werkzeug mit hoher Anpassungsfähigkeit, hat aber eine begrenzte Auswahl an Drittanbietererweiterungen.
-
Schwergewichtige Tools: Hoch konfigurierbare Tools mit höheren Einstiegshürden in Bezug auf Verwendung und Wartung.
- Jira: Es ist ein für agile Entwicklung konzipiertes Tool, mit dem Sie Ihre Prozesse feinabstimmen können. Es erfordert Zeit für die Einrichtung und Pflege.
- MS Project: Es ist das schwierigste, aber auch das vielseitigste Tool in der Liste. Es wird hauptsächlich für Wasserfall-Projekte verwendet, hat jedoch in letzter Zeit Agile-Funktionen hinzugefügt, um mit der Konkurrenz Schritt zu halten.
Verschiedene Projekte erfordern verschiedene Werkzeuge. Als Projektmanager können Sie manchmal das Werkzeug auswählen, das Sie verwenden möchten. In diesen Fällen ist es wichtig, die Komplexität des Projekts zu bestimmen und ein Werkzeug auszuwählen, das den Anforderungen des Projekts entspricht. Zum Beispiel sind Sie möglicherweise sehr an Jira gewöhnt, aber für kurze und unkomplizierte Projekte könnte Trello besser geeignet sein. Basecamp könnte nicht gut zu einem agilen Entwicklungsteam passen, wäre aber ein großartiges Werkzeug für ein Marketingteam, das etwas Struktur in seine täglichen Abläufe bringen möchte.
In anderen Fällen kommen Sie möglicherweise in ein Team, das bereits ein bestimmtes Werkzeug verwendet. Einerseits müssen Sie die langjährigen Traditionen und Gewohnheiten im Team berücksichtigen. Andererseits sollte ein Projektmanager das aktuell verwendete Projektmanagement-Software kritisch betrachten, Schwachstellen im Prozess identifizieren und einen Plan zur Verbesserung dieser Schwachstellen entwickeln.
Es gibt keine All-in-One-Lösung bei der Auswahl des besten Projektmanagement-Tools, und jedes Tool hat seine eigenen Vorteile in bestimmten Situationen. Wählen Sie ein Werkzeug, das am besten zu Ihnen passt, aber seien Sie sich bewusst, welche anderen Optionen auf dem Markt verfügbar sind.
