Projekte sind komplexe Vorhaben, die sorgfältig geplant und strukturiert werden müssen, um den Erfolg sicherzustellen. Eine bewährte Methode ist die Einteilung des Projekts in verschiedene Phasen, um das Gesamtziel in überschaubare Schritte aufzuteilen. Dies reduziert die Komplexität und ermöglicht eine kontinuierliche Kontrolle, ob die geplanten Aktivitäten innerhalb der Phase erfolgreich abgeschlossen wurden. Auf diese Weise können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, um zu verhindern, dass sich Fehler bis zum Projektende fortsetzen und möglicherweise dramatische Auswirkungen haben.
Die Bedeutung von Meilensteinen
Jede Phase endet mit einem Meilenstein, der als Entscheidungspunkt dient. Es gibt dabei drei mögliche Szenarien:
- Alle geplanten Aktivitäten innerhalb einer Phase wurden erfolgreich abgeschlossen, sodass das Projekt wie geplant fortgesetzt werden kann.
- Einige Aktivitäten weisen signifikante Abweichungen in Bezug auf Kosten, Termine oder Ergebnisse auf. In diesem Fall müssen diese Nacharbeiten abgeschlossen werden, um die Phase erfolgreich abschließen zu können.
- Ereignisse haben dazu geführt, dass eine sinnvolle Fortsetzung des Projekts unmöglich erscheint. In diesem Fall wird das Projekt gestoppt und möglicherweise ganz eingestellt oder unter neuen Rahmenbedingungen neu aufgestellt.
Zusätzlich zu diesen Hauptmeilensteinen kann es je nach Projektgröße sinnvoll sein, weitere Meilensteine festzulegen, an denen wichtige Zwischenergebnisse erreicht werden müssen. Es ist jedoch wichtig, Meilensteine sparsam zu verwenden, da sie sonst an Bedeutung verlieren und ihre eigentliche Funktion als Entscheidungspunkte nicht erfüllen können.
Verschiedene Phasenmodelle für Projekte
Es gibt verschiedene Phasenmodelle, die je nach Projektgröße und -komplexität zum Einsatz kommen können. Hier sind drei gängige Modelle:
Sequenzielles Phasenmodell
Dieses einfache Phasenmodell baut sequenziell aufeinander auf und bietet eine übersichtliche und leicht nachvollziehbare Struktur. Jede Phase wird erst begonnen, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Dies kann jedoch in der Praxis oft unwirtschaftlich sein, da es viel Zeit in Anspruch nehmen kann.
Paralleles Phasenmodell
Beim parallelen Phasenmodell wird berücksichtigt, dass ein Großteil der vorherigen Aktivitäten abgeschlossen sein kann, um mit der Planung einer neuen Phase zu beginnen. Dies ermöglicht Zeitersparnis und eignet sich besonders für komplexe Projekte mit engen Zeitplänen. Es besteht jedoch das Risiko, dass Aktivitäten zu früh begonnen werden und auf unvollständiger Basis fortgesetzt werden, was zu ineffizienten Ergebnissen führen kann.
Iteratives Phasenmodell
Beim iterativen Phasenmodell werden verschiedene Phasen in Schleifen durchlaufen, um mit jeder Schleife ein besseres Ergebnis zu erzielen. Dieses Modell erfordert mehr Zeit, ermöglicht aber einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess und eine Anpassung des Projekts an sich ändernde Rahmenbedingungen. Es ist wichtig, dass Ergebnisse reflektiert und dokumentiert werden, um einen tatsächlichen Fortschritt zu erzielen.
Verantwortung und Projektleitung
Die Verantwortung für die Definition von Phasen und Meilensteinen liegt in erster Linie bei der Projektleitung. Es ist jedoch wichtig, externe Einflüsse zu berücksichtigen und eventuelle Widersprüche zu lösen. Die Projektleitung sollte den ersten Entwurf der Phasen und Meilensteine mit dem gesamten Projektteam diskutieren, um klare Ziele für jede Phase festzulegen und den Phasenplan gegebenenfalls anzupassen.
Durch eine strukturierte Herangehensweise an Projektphasen und Meilensteine können Projekte effizienter durchgeführt und erfolgreicher abgeschlossen werden. Eine gute Planung, kontinuierliche Kontrolle und effektive Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten sind dabei entscheidend für den Projekterfolg.
Letzte Änderung am 21. September 2018 durch Benjamin Bolzmann
