Ein Protokoll zu schreiben ist oft eine lästige Aufgabe, die geradezu nach Vernachlässigung schreit. Doch wenn man wirklich alle Vorteile nutzen möchte, die ein Protokoll bietet, dann ist ein Umdenken erforderlich. Es reicht nicht aus, ein Protokoll lediglich anzufertigen und es dann zu vergessen. Um wirklich einen Nutzen daraus zu ziehen, sollte man sich bei jedem Meeting einen Protokollführer aussuchen und das Protokoll aktiv einsetzen.
Warum überhaupt ein Protokoll?
Protokolle bieten viele Vorteile, die oft übersehen werden. Sie liefern eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte eines Meetings und ermöglichen es den Teilnehmern, alles noch einmal nachzulesen. Zudem dienen sie als Informationsquelle für diejenigen, die nicht persönlich anwesend waren. Ein Protokoll sorgt auch für Klarheit bei möglichen Unstimmigkeiten und schafft Verbindlichkeit.
Tipps für die perfekte Mitschrift
Damit ein Protokoll wirklich nützlich ist, sollten einige Tipps befolgt werden:
Stellen Sie Fragen
Als Protokollführer ist es wichtig, den Überblick zu behalten und immer zu wissen, über was gerade diskutiert wird. Wenn Sie mit dem Schreiben beschäftigt sind und etwas verpassen, stellen Sie Fragen, um alle wichtigen Informationen mitzubekommen.
Nutzen Sie Abkürzungen
Um mit der Geschwindigkeit des Gesprächs mithalten zu können, empfiehlt es sich, Abkürzungen zu nutzen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie auch später noch verstehen, was Sie mit den Abkürzungen gemeint haben.
Lassen Sie genügend Platz
Planen Sie genügend Platz auf der Seite ein, damit Sie zusätzliche Punkte ergänzen können, ohne den Überblick zu verlieren.
Übertreiben Sie es nicht
Halten Sie sich auf die wirklich wichtigen Entscheidungen und Aufgabenverteilungen konzentriert. Ein Protokoll soll eine Zusammenfassung sein und keine wortwörtliche Wiedergabe.
Bleiben Sie objektiv und sachlich
Halten Sie sich als Protokollführer neutral und objektiv. Emotionen haben im Protokoll keinen Platz.
Holen Sie sich kurzes Feedback
Lesen Sie am Ende des Meetings Ihre protokollierten Ergebnisse vor, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Korrekturen können so direkt vorgenommen werden und es wird allen Beteiligten noch einmal in Erinnerung gerufen, was besprochen wurde.
Erledigen Sie die Nachbereitung sofort
Nehmen Sie sich direkt nach dem Meeting die Zeit, die Notizen in ganze Sätze zu bringen. Die Nachbereitung kann zusätzlichen Aufwand bedeuten, aber es ist besser, es sofort zu erledigen, um nichts zu vergessen.
Was gehört ins Protokoll?
Damit ein Protokoll vollständig ist, sollten bestimmte Informationen enthalten sein. Zu Beginn sollten das Datum, der Ort, die Teilnehmer, der Name des Protokollführers und das Thema des Meetings genannt werden. Anschließend sollten die einzelnen Punkte mit relevanten Anmerkungen aufgeführt werden. Auch das weitere Vorgehen und mögliche nächste Besprechungstermine sollten festgehalten werden.
Mit diesen Tipps können Sie das perfekte Protokoll verfassen und von den vielen Vorteilen profitieren, die es bietet.
