Die Betriebskostenabrechnung ist für Mieter und Vermieter ein bedeutendes Thema. In den meisten Fällen erfolgt die Zahlung der Betriebskosten in Form einer monatlichen Vorauszahlung. Doch welche Regeln gelten bei der Abrechnung und worauf müssen beide Parteien achten? In diesem Ratgeber erhalten Sie alle wichtigen Informationen rund um die Betriebskostenabrechnung.
Was ist eine Betriebskostenabrechnung?
Beim Abschluss eines Mietvertrags kann vereinbart werden, dass der Mieter neben der Kaltmiete auch die Betriebskosten der Wohnung zu zahlen hat. Die Zahlung kann entweder als Pauschale oder als Vorauszahlung erfolgen. Bei einer Betriebskostenpauschale wird ein fester Betrag festgelegt, unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch des Mieters. Bei einer Vorauszahlung muss nach dem Ende eines Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung erstellt werden. Diese vergleicht die gezahlten Vorauszahlungen mit den tatsächlich entstandenen Kosten.
Der Zweck der Betriebskostenabrechnung besteht darin, sicherzustellen, dass mit den geleisteten Vorauszahlungen genau die Kosten beglichen werden, die durch den Verbrauch entstehen – weder mehr noch weniger.
Was müssen Vermieter beachten?
Das deutsche Mietrecht regelt die Betriebskostenabrechnung in den §§ 556 bis 556c des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Diese Vorschriften legen fest, für welchen Zeitraum die Betriebskostenabrechnung gilt, bis wann sie dem Mieter vorgelegt werden muss und nach welchem Abrechnungsmaßstab gerechnet wird.
Abrechnungszeitraum und Fristen
Die Betriebskostenabrechnung wird immer für einen Abrechnungszeitraum von genau zwölf Monaten erstellt. Dieser Zeitraum muss nicht deckungsgleich mit einem Kalenderjahr sein. Ein Abrechnungszeitraum vom 1. April bis zum 31. März ist beispielsweise zulässig.
Der Abrechnungszeitraum darf weder verkürzt noch verlängert werden, auch nicht durch eine Klausel im Mietvertrag. Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums hat der Vermieter genau ein Jahr Zeit, die Betriebskostenabrechnung vorzulegen. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Mietverhältnis noch besteht.
Rückzahlung des Guthabens
Übersteigen die geleisteten Vorauszahlungen die tatsächlichen Kosten, hat der Mieter Anspruch auf Rückzahlung des Guthabens. In der Regel sollte dies umgehend geschehen. Die Parteien können aber im Mietvertrag einen anderen Zeitpunkt festlegen. Verzögert sich die Rückzahlung durch den Vermieter, gerät dieser ab dem 30. Tag des Eingangs der Betriebskostenabrechnung in Zahlungsverzug. Der Mieter kann dann eine Mahnung aussprechen und auf die Zahlungsverpflichtung hinweisen. Setzt er eine angemessene Frist zur Zahlung der Rückerstattung und kommt der Vermieter dieser nicht nach, kann der Mieter Klage auf Auszahlung erheben.
Nachzahlung durch den Mieter
Wenn die geleisteten Vorauszahlungen die tatsächlichen Kosten übersteigen, ist der Mieter verpflichtet, den ausstehenden Betrag nachzuzahlen. Verlegt der Vermieter die Betriebskostenabrechnung jedoch zu spät, verliert er seinen Anspruch auf die Nachzahlung. Für die Nachzahlung gelten die gleichen Fristen wie für die Rückzahlung durch den Vermieter. Die Nachzahlung muss umgehend erfolgen oder der Mieter gerät nach 30 Tagen in Zahlungsverzug. Der Vermieter kann dann mahnen oder die Nachzahlung einklagen. Die Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Betriebskostenabrechnung zugestellt wurde.
Angaben in der Betriebskostenabrechnung
Wenn im Mietvertrag keine spezifischen Vereinbarungen über die umlagefähigen Kosten getroffen wurden, können grundsätzlich alle umlagefähigen Betriebskosten aufgeführt werden. Eine vollständige Liste finden Sie in der Betriebskostenverordnung. In der Betriebskostenabrechnung müssen alle Kosten aufgeführt sein, über die abgerechnet wird. Dazu gehören die Gesamtkosten, die Anzahl der Abrechnungstage, der zu zahlende Anteil und der zugrundeliegende Verteilerschlüssel. Die gezahlten Vorauszahlungen müssen von den Gesamtkosten abgezogen werden, und die verwendeten Verteilerschlüssel müssen erläutert werden.
Der Verteilerschlüssel
Der Verteilerschlüssel legt fest, wie die Betriebskosten auf die Mieter verteilt werden. Je nach Vereinbarung im Mietvertrag kann dies nach Wohnfläche oder Personenzahl erfolgen. Sind alle Wohnungen mit Wasseruhren ausgestattet, kann auch ein verbrauchsabhängiger Verteilerschlüssel verwendet werden.
Die Verteilung der kalten Betriebskosten erfolgt entweder nach Wohnfläche oder Personenzahl, je nach Vereinbarung im Mietvertrag. Die Verteilung der warmen Betriebskosten erfolgt zu mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent verbrauchsabhängig. Der verbleibende Anteil wird nach Wohnfläche abgerechnet. Der Vermieter legt den konkreten Maßstab für den Verteilerschlüssel fest.
