Unternehmen müssen zwangsläufig mit Reisekosten rechnen, wenn es um Dienstreisen geht. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff “Reisekosten”? Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen.
Was sind Reisekosten?
Reisekosten umfassen alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise anfallen. Dazu gehören beispielsweise die Fahrtkosten (Auto, Bahn, Flugzeug), Unterkunft, Verpflegungsmehraufwand und sonstige Reisekosten.
Wer trägt die Reisekosten?
In der Regel übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten, da sie als Betriebsausgaben von der Steuer absetzbar sind. Es gibt jedoch Ausnahmen, bei denen der Arbeitnehmer die Kosten selbst tragen muss, zum Beispiel bei kürzeren Entfernungen zur Auswärtstätigkeit im Vergleich zum Büro.
Wie erfolgt die Reisekostenabrechnung?
Formal gibt es keine vorgeschriebenen Regeln für die Reisekostenabrechnung. Theoretisch können Sie Ihre Abrechnung auf einem einfachen Blatt Papier handschriftlich durchführen. Dennoch empfiehlt es sich, ein vorgefertigtes Formular zu verwenden, um Fehler zu vermeiden und die Buchhaltung zu erleichtern.
Automatisierte Reisekostenabrechnung
In Unternehmen, in denen Dienstreisen zum Alltag gehören, erfolgt die Reisekostenabrechnung oft automatisiert. Dadurch wird die Fehlerquote reduziert und der Prozess vereinfacht.
Reisekostenabrechnung Vorlage
Für Unternehmen mit wenigen Dienstreisen oder wenigen Mitarbeitern kann eine Excel-Vorlage mit integrierten Formular- und Formelfeldern hilfreich sein. Dies spart Zeit und gewährleistet korrekte Ergebnisse.
Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?
Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann erforderlich, wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Dienstreise antreten und außerhalb Ihrer regulären Arbeitsstätte tätig sind. Nicht jede auswärtige Tätigkeit wird jedoch als Dienstreise betrachtet.
Typische Gründe für Dienstreisen
- Kundentermine außerhalb der Stadtgrenzen
- Kontakte zu Geschäftspartnern außerhalb des Unternehmens
- Reisen zu unternehmenseigenen Niederlassungen
- Besuche von Messen, Schulungen oder Tagungen
Fahrtkosten
Die Fahrtkosten können je nach Unternehmen unterschiedlich berechnet werden. Es gibt verschiedene Ansätze wie die Erstattung einer Kilometerpauschale oder den tatsächlichen Aufwand.
Übernachtungskosten
Bei Übernachtungen im Hotel erstattet das Unternehmen die Kosten innerhalb des vereinbarten Rahmens. Beachten Sie, dass bei direkter Zahlung durch das Unternehmen der Verpflegungsmehraufwand gekürzt werden muss, wenn das Frühstück im Preis inbegriffen ist.
Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand dient als Kostenersatz für Essen und Getränke während der Dienstreise. Die Pauschbeträge sind abhängig von der Dauer der Reise und gelten nur für Inlandsreisen.
Reisenebenkosten
Zusätzlich zu Fahrt- und Übernachtungskosten erstattet der Arbeitgeber auch alle im Zusammenhang mit der Reise entstandenen Kosten, wie zum Beispiel Park- oder Telefonkosten.
Fazit
Die Reisekostenabrechnung kann auf den ersten Blick kompliziert erscheinen. Doch mit einer klaren Struktur und den richtigen Vorlagen können Sie Zeit sparen und sicherstellen, dass Ihnen alle berechtigten Kosten erstattet werden. Planen Sie Ihre nächste Dienstreise sorgfältig und behalten Sie alle Belege im Auge, um Ihre Ausgaben optimal zu verwalten.
