Willst du als Selbstständiger oder Unternehmerin deine Reisekosten richtig abrechnen? Dann gibt es ein paar wichtige Regeln zu beachten. Ob du Reisekosten für Mitarbeiter erstatten musst, sie steuerlich absetzen möchtest oder sie dem Kunden in Rechnung stellen willst, wir haben die wichtigsten Informationen für dich zusammengefasst.
So können Selbstständige und Unternehmer von Reisekostenabrechnungen betroffen sein
Berufliche Reisen verursachen Kosten wie Fahrt, Übernachtung und Verpflegung. Selbstständige und Unternehmer*innen können Reisekosten auf verschiedene Arten abrechnen:
- Als Unternehmer*in kannst du Reisekosten deiner Mitarbeiter erstatten.
- Als Selbstständiger und Unternehmerin kannst du Reisekosten steuerlich absetzen.
- Alternativ kannst du die Reisekosten inklusive Umsatzsteuer auch deinem Kunden in Rechnung stellen.
Eine korrekte Reisekostenabrechnung ist in jedem Fall wichtig, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden. Beachte daher die folgenden Punkte bei deiner Reisekostenabrechnung 2023 für Selbstständige.
1. Erstattung von Reisekosten für Mitarbeiter
Grundsätzlich sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, Reisekosten zu übernehmen. In der Regel tun sie es aber nach vorheriger Absprache. Reisenden steht jedoch ein “Aufwendungsersatz” zu, wenn sie zu einer Reise beauftragt wurden. Zur Erstattung der Kosten müssen Mitarbeiter eine korrekte Reisekostenabrechnung vorlegen.
2. Reisekostenabrechnung für Selbstständige: Das kannst du absetzen
Als Selbstständige*r fallen bei beruflichen Reisen Kosten für Fahrt, Übernachtung und Verpflegung an. Diese Kosten können als “Reisekosten” zusammengefasst und als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Wichtig: In manchen Fällen kannst du nur bestimmte Pauschalen für deine Dienstreise als Betriebsausgabe absetzen und nicht die tatsächlichen Kosten deiner Reise. Das Finanzamt unterscheidet bei der Reisekostenabrechnung für Selbstständige vier verschiedene Kostenarten: Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
Reisekosten für Selbstständige richtig absetzen: die einzelnen Kostenarten
Fahrtkosten richtig abrechnen als Selbstständige*r
Fahrtkosten für Dienstreisen können über die Kilometerpauschale abgerechnet werden. Die Pauschale beträgt:
- 0,30 € pro Kilometer bei der Nutzung privater Kraftfahrzeuge.
- 0,20 € pro Kilometer bei der Nutzung anderer motorbetriebener Fahrzeuge wie Motorräder, Roller oder E-Bikes (ab 25 km/h).
Übernachtungskosten
Bei den Übernachtungskosten kannst du entweder nach Belegen oder einer Pauschale abrechnen. In Deutschland liegt die Pauschale pro Übernachtung bei 20 Euro. Außerhalb von Deutschland gelten andere Pauschalen.
Verpflegungsaufwand
Der Verpflegungsaufwand kann mit einer Inlandspauschale von 28 Euro pro Tag angegeben werden. Dies gilt bei einer Abwesenheit ab 12 Stunden. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 12 Stunden kannst du 14 Euro als Pauschale geltend machen.
Die Reisenebenkosten
Zu den Reisenebenkosten gehören Parkgebühren, Trinkgelder, Kosten für Telekommunikation und Gepäckbeförderung oder -aufbewahrung. Für jede Ausgabe, die du geltend machen möchtest, benötigst du einen Beleg.
Diese Angaben gehören in deine Reisekostenabrechnung für Selbstständige
Deine Reisekostenabrechnung muss folgende Angaben beinhalten:
- Name der Person, welche die Dienstreise gemacht hat
- Reisedauer
- Reisedaten
- Reiseziel
- Anlass
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsaufwand
- Reisenebenkosten und
- die steuerliche Zuordnung
3. Reisekostenabrechnung für den Kunden
Bei einer vom Kunden oder Auftraggeber veranlassten Reise solltest du die Reisekosten mit ihm abrechnen. Kläre dies am besten im Vorfeld ab, um böse Überraschungen zu vermeiden. In manchen Fällen kann es jedoch sinnvoll sein, auf die Weiterberechnung der Reisekosten zu verzichten.
In der Rechnung, die du dem Kunden über die Reisekosten stellst, sollten die tatsächlich angefallenen Kosten aufgeführt sein. Beispielsweise kannst du eine Kilometerpauschale für die Fahrt mit deinem eigenen PKW in Rechnung stellen. Lege alle Belege der Reisekosten deinem Kunden bei.
Merke: Reisekosten und die darauf entfallende Umsatzsteuer sind in deinem Unternehmen ein durchlaufender Posten, wenn du diese dem Kunden berechnest.
Eigenbeleg schreiben – das gehört dazu
Alles, was du bei der Reisekostenabrechnung für Selbstständige absetzen möchtest, musst du mit einer Quittung oder einer Rechnung belegen. Wenn dies nicht möglich ist, kannst du einen Eigenbeleg schreiben. Dabei sind bestimmte Angaben erforderlich, wie der Zahlungsempfänger, die Art der Aufwendung, das Datum, die Kostendetails und eine Begründung. Eine Preisliste kann die Glaubwürdigkeit des Preises unterstützen.
Fazit
Die Reisekostenabrechnung für Selbstständige kann komplex sein, aber mit den richtigen Informationen und Belegen kannst du deine Kosten korrekt abrechnen. Beachte die verschiedenen Kostenarten und Pauschalen sowie die steuerliche Zuordnung. Kläre im Voraus mit deinen Mitarbeitern oder Kunden, wie die Reisekosten abgerechnet werden sollen. So vermeidest du Probleme mit dem Finanzamt und sorgst für eine reibungslose Abrechnung deiner Reisekosten.
