Die Wahl zwischen SharePoint und Microsoft Teams kann eine Entscheidung sein, die Sie während des Übergangs zu den größten Kollaborationstools treffen müssen. Sie fragen sich vielleicht: “Welche Plattform brauche ich?” oder “Was sind die Unterschiede zwischen SharePoint und Microsoft Teams?”. Um die bestmögliche Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen, ist es wichtig, zu verstehen, was jeder von ihnen bietet. Werfen wir also einen Blick auf ihre grundlegende Geschichte und Anwendungsfälle, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen.
SharePoint
SharePoint ist die ältere der beiden Optionen und existiert seit 2001. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Dokumente sowohl mit Kollegen als auch mit externen Partnern zu organisieren, zu speichern und zu teilen. SharePoint glänzt vor allem in der Zusammenarbeit an Dokumenten und bietet fortschrittliche Funktionen wie:
- Kontrolle von Dokumentversionen und Genehmigungsworkflows
- Co-Authoring von Dokumenten mit den Online-Versionen von Office-Anwendungen
- Der OneDrive-Synchronisierungsclient funktioniert auf Windows oder Mac und ermöglicht das einfache Synchronisieren aller Dateien
- SharePoint bietet Vorschauen für Hunderte von Dateitypen – ohne dass Sie die Anwendung installieren müssen
- SharePoint verfügt über umfassende Datenverwaltungs- und Compliance-Funktionen, darunter automatische Klassifizierung und Beschriftung, Data Loss Prevention, Aufbewahrungsrichtlinien und Überprüfungen, eDiscovery und rechtliche Halte
- Dateien sind in Delve und der SharePoint-Suche auffindbar
SharePoint bietet Ihnen viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Websites, Dokumentbibliotheken und Ordner organisieren können, um Ihren Anforderungen besser gerecht zu werden. Sie können sogar Unterwebsites und SharePoint-Gruppen erstellen, um eine fortschrittliche Berechtigungsstruktur ganz nach Ihren Wünschen anzuwenden. SharePoint bietet viele Möglichkeiten zur Anpassung und zur Steigerung der Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse. Je nach Bedarf können Sie Low-Code-Lösungen wie Power Apps und Power Automate verwenden, um Ihre Prozesse zu automatisieren, oder maßgeschneiderte Lösungen mit SharePoint-APIs entwickeln.
Trotz all dem gibt es einen Nachteil von SharePoint, und das sind wir – die Menschen und wie wir zusammenarbeiten, um unsere Arbeit zu erledigen. In der Vergangenheit war es üblich, separate Apps für verschiedene Aufgaben zu verwenden. Beispielsweise mussten Sie von SharePoint zu Exchange wechseln, wenn Sie eine E-Mail an Ihre Teammitglieder senden wollten. Sie mussten dann jede E-Mail manuell einzeln eingeben. SharePoint hat dieses Problem angegangen, indem es sich stärker auf Kommunikation und soziale Elemente konzentriert hat, wie zum Beispiel die Funktionen Newsfeeds und Diskussionslisten.
Dann geschah etwas Großes im Jahr 2017. Microsoft führte Microsoft Teams ein – eine Lösung, die alle Herausforderungen des neuen, immer vernetzten modernen Arbeitsplatzes bewältigte.
Microsoft Teams
Microsoft Teams ist eine einheitliche Kommunikations- und Zusammenarbeitsplattform, die persistente Chat-Unterhaltungen, Videokonferenzen, Dateispeicherung und Anwendungsintegration kombiniert. Es bietet eine einheitliche Benutzeroberfläche für mehrere Office 365-Produkte wie Exchange Online, Planner, OneNote, SharePoint Online, Power BI und Integration mit benutzerdefinierten Apps. Diese Multifunktionalität reduziert die Anzahl der Tabs und das umständliche Wechseln zwischen den Anwendungen während der Arbeit.
Microsoft Teams verwendet Microsoft 365-Gruppen, um sicherzustellen, dass alle Produkte den gleichen Sicherheitskontext teilen. Dies vereinfacht die Verwaltung, da die Berechtigungen aller Gruppenmitglieder automatisch auf alle Teams-Ressourcen angewendet werden. In der Microsoft Teams-Benutzeroberfläche können Sie für jedes Ihrer Geschäftsteams oder Projekte ein neues Team erstellen. Innerhalb eines Teams können Sie Kanäle erstellen, die jeweils einen anderen Bereich Ihres Projekts abdecken. Es ist einfach, in einem Team zu chatten, E-Mails zu senden, Dokumente zu teilen oder Meetings abzuhalten.
Alle in Microsoft Teams geteilten Dateien werden in SharePoint Online gespeichert, sodass Sie alle Vorteile von SharePoint nutzen können. Das gilt auch für die Dateien, auf die Sie über die Registerkarte “Dateien” in MS Teams zugreifen. Diese Registerkarte bietet lediglich einen direkten Zugriff auf in SharePoint gespeicherte Dateien. Jedes neue Team erstellt automatisch eine SharePoint-Site und jeder neue Kanal erstellt einen Ordner in der Dokumentbibliothek auf dieser Site. Es ist auch erwähnenswert, dass in einem persönlichen Chat geteilte Dateien im OneDrive for Business des Absenders gespeichert werden.
Fazit: Welche Plattform brauche ich?
Es gibt keinen eindeutigen Gewinner. Die Wahl, welches Tool Sie wählen sollten, hängt von Ihren Bedürfnissen ab – es könnte sogar beides sein. Schauen wir uns einige Anwendungsfälle an, um mögliche Entscheidungen besser zu verstehen.
Für Teams und Projekte, bei denen eine intensivere tägliche Zusammenarbeit stattfindet, wäre Microsoft Teams die bessere Wahl. Es ermöglicht Ihnen, produktiver zu sein und sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren, ohne unnötig zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen. Die meisten Teams-Benutzer werden nicht einmal wissen, dass hinter der Registerkarte “Dateien” in Microsoft Teams eine SharePoint Online-Site steht. Das ist vollkommen in Ordnung. Microsoft Teams vereinfacht die Dinge, indem es einen zentralen Ort für alle Gespräche, Meetings, Dateien, Pläne und Projekte bietet.
Denken Sie jedoch daran, dass nicht alle Kommunikation in Teams stattfinden sollte. Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Marketing-Teamleiter und haben eine wichtige Ankündigung zum Web-Rebranding-Projekttermin zu machen. Wenn Sie das in Teams posten, sehen es nur aktuell aktive Mitglieder. Es besteht eine gute Chance, dass Mitglieder, die zu dieser Zeit nicht verfügbar sind oder nicht im Büro sind, es verpassen. Darüber hinaus ist die Suchfunktion und das Durchscrollen der Nachrichten in Teams schlecht und langsam.
Es ist also besser, eine solche Ankündigung im Newsfeed einer SharePoint-Site zu veröffentlichen, von wo aus sie auf der Startseite Ihrer Website sichtbar ist. Eine andere bevorzugte Option ist Exchange – wenn Sie eine E-Mail an jedes Teammitglied senden, können Sie sicher sein, dass jeder die Nachricht erhält. Es erleichtert ihnen auch das Auffinden der Nachricht in der Zukunft, falls sie Details vergessen haben.
Wenn Sie hingegen selten chatten und nur ein Repository für Ihre Dokumente benötigen, sollten Sie bei SharePoint bleiben. SharePoint ist die bessere Wahl, wenn Sie eine fortgeschrittene Struktur von Unterwebsites, mehreren Dokumentbibliotheken und benutzerdefinierten Ordnern benötigen, die nicht mit Ihren Teams-Kanälen zusammenhängen. SharePoint-Klassikwebsites ermöglichen es Ihnen, fortschrittlichere Berechtigungen anzuwenden und die Struktur mithilfe von SharePoint-Gruppen zu steuern. In Teams können Sie nur Dokumente einzeln oder in einem Kanal freigeben. Alles in allem bietet SharePoint mehr Optionen, kann jedoch für den durchschnittlichen Endbenutzer komplizierter sein.
Jetzt, da Sie wissen, was SharePoint und Microsoft Teams sind und welche Vorteile sie bieten, sollte es einfach sein, herauszufinden, welche Plattform Sie verwenden sollten, wenn Sie auf eine von ihnen umsteigen möchten.
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