Die Erstellung eines Handouts aus PowerPoint-Folien ist eine oft gestellte Anforderung. Oft wird erwartet, dass ausreichend Text auf den Folien vorhanden ist, um den Vortrag nachzubereiten. Allerdings sollten Folien dazu dienen, Inhalte zu visualisieren und nicht als vollständiges Redemanuskript verwendet werden. Eine bessere Alternative ist die Erstellung eines Handouts, das die projizierten Folien mit zusätzlichem Text kombiniert. Hierzu können die Notizenseiten in PowerPoint genutzt werden. Obwohl dies mehr Arbeit bedeutet, verbessert es die Präsentation und erhöht den Nutzen des Handouts.
Beispiele für Notizenseiten
Die Notizenseiten in PowerPoint sind DIN-A4-Seiten, auf denen jeweils eine Folie der Präsentation mit einem Textplatzhalter kombiniert wird. Es besteht auch die Möglichkeit, eine Kopf- und Fußzeile einzurichten und eine Seitenzahl einzufügen. Die Anordnung und Formatierung der Elemente auf der Seite liegt in Ihrem Ermessen. Zudem können Sie die Ausrichtung der Seite frei wählen. Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele mit unterschiedlichen Seitenausrichtungen.
Das Hochformat eignet sich besonders gut für den Ausdruck des Handouts oder das Lesen an einem drehbaren Bildschirm. Bei Verwendung des Hochformats ist ein breiterer linker Rand hilfreich, um das Abheften zu ermöglichen.
Das Querformat ist geeignet, wenn das Handout voraussichtlich an nicht drehbaren Bildschirmen, insbesondere an Laptop-Bildschirmen, gelesen wird.
Vortragstext in den Notizenbereich, nicht auf die Folie
Ein häufiger Fehler ist es, den Vortragstext nur im Handout zu präsentieren und auf die eigentliche Präsentation zu verzichten. Hierbei wird jedoch der Zweck einer Präsentation verfehlt. Stattdessen sollten Sie den Vortragstext in den Notizenbereich schreiben. Dadurch können Sie Ihren Vortrag komfortabel in PowerPoint vorbereiten und sind gezwungen, Visualisierungen für die Folien zu entwickeln.
Der Notizenbereich steht Ihnen in der Normal- und Gliederungsansicht zur Verfügung. Sollte er in diesen Ansichten nicht sichtbar sein, können Sie ihn über die Fußleiste des Programms aktivieren.
Indem Sie den Vortragstext in den Notizenbereich schreiben, verbessern Sie nicht nur Ihre Präsentation, sondern bereiten auch optimal die Erstellung eines Handouts vor. Der Text im Notizenbereich wird automatisch in den Textplatzhalter der Notizenseite übernommen. Beachten Sie jedoch, dass Sie Ihre Vortragsnotizen nicht ungeprüft als Handout weitergeben sollten. Wichtig ist, den Zusammenhang zwischen Notizenbereich und Textplatzhalter auf der Notizenseite zu beachten.
Notizenseite und Notizenmaster
Das Erstellen eines Handouts wird durch die Verwendung der Notizenseitenansicht in PowerPoint ermöglicht. In dieser Ansicht wird jeweils eine Folie mit den dazugehörigen Notizen auf einer DIN-A4-Seite angezeigt. Das Layout kann im Notizenmaster optimiert werden. Der Notizenmaster enthält das Folienbild und den Textkörper. Das Folienbild ist der Folienmaster Ihrer Präsentation, während der Textkörper die Absatzformate für den Textplatzhalter auf der Notizenseite festlegt.
Notizenmaster einrichten
Im Notizenmaster können Sie die Seitenausrichtung, Platzhalter für Kopf- und Fußzeile sowie Schriftarten und Designfarben festlegen. Das Folienbild kann angepasst werden, indem die Größe und Position des Bildes festgelegt werden. Die Absatzformate für den Textkörper können über die Registerkarte Start > Gruppen Schriftart und Absatz angepasst werden. Dabei können bis zu neun Absatzformate eingerichtet werden.
Notizenseiten kontrollieren
Es ist empfehlenswert, während der Gestaltung des Layouts im Notizenmaster regelmäßig in die Ansicht Notizenseite zu wechseln, um das Aussehen der Seiten mit konkreten Inhalten zu überprüfen.
Handout drucken bzw. PDF erstellen
Nach der Gestaltung des Handouts können Sie es entweder ausdrucken oder als PDF exportieren. Beim Drucken können Sie die Notizenseiten auswählen und die Druckqualität optimieren. Für die PDF-Ausgabe wählen Sie am besten die Exportfunktion und legen die gewünschten Optionen fest.
Die Erstellung eines Handouts aus PowerPoint-Folien erfordert zwar etwas mehr Aufwand, verbessert jedoch die Präsentation und erhöht den Nutzen des Handouts. Indem Sie den Vortragstext in den Notizenbereich schreiben und das Layout im Notizenmaster anpassen, können Sie ein ansprechendes Handout erstellen.
