Besprechungen sind ein integraler Bestandteil jedes Projekts. Die Projektbeteiligten tauschen sich aus, koordinieren Arbeitsschritte, treffen Entscheidungen und legen Verantwortlichkeiten und Termine fest. Um diese Besprechungen zu dokumentieren, werden Protokolle erstellt und an alle Beteiligten versendet.
Eine effiziente Methode zur Dokumentation ist das Endlosprotokoll, bei dem alle Besprechungspunkte chronologisch in einer strukturierten Liste erfasst werden. Dabei werden Termine, Verantwortlichkeiten und weitere Informationen in separate Felder eingetragen. Dadurch lassen sich die Besprechungspunkte filtern und zum Beispiel nach Aufgabenbereichen oder Fälligkeiten sortieren.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine praxiserprobte Vorlage für das Endlosprotokoll in Microsoft Excel vor. Zusätzlich wird ein optionales Makro vorgestellt, um neue Besprechungspunkte anzulegen. Die Vorlage funktioniert mit allen Excel-Versionen. Sie können die Excel-Datei als Arbeitshilfe herunterladen.
Bestandteile eines Endlosprotokolls
Das zentrale Element des Endlosprotokolls ist eine strukturierte Liste, in der die Besprechungsinhalte erfasst und Verantwortlichkeiten sowie Termine zugeordnet werden. Jeder Besprechungspunkt sollte durch eine eindeutige Nummerierung identifiziert werden. Zusätzlich kann die Liste durch weitere Kategorien wie Besprechungstyp, Projektphase oder Stichworte strukturiert werden.
Es ist auch sinnvoll, Informationen und Aufgaben nach Zuständigkeiten oder Status zu filtern. Dadurch können die relevanten Punkte für jede Person herausgefiltert werden. Vor dem Versand des Protokolls sollten noch ein Deckblatt und Hinweise zu den nächsten Besprechungsterminen ergänzt werden.
Schritt 1: Die strukturierte Liste erstellen
Die strukturierte Liste besteht aus verschiedenen Elementen:
- Eindeutige Nummerierung
- Inhalt des Besprechungspunkts
- Art des Inhalts (Festlegung, Aufgabe, Information usw.)
- Projektphase oder Stichwort zum Thema
- Verantwortlichkeiten
- Termine, Datum der Erledigung und Status
Die Besprechungspunkte werden mit einem Code nummeriert, der aus einem Kürzel für den Besprechungstyp, einer Besprechungsnummer und fortlaufenden Nummern besteht. Dadurch können die Punkte einfach identifiziert und gefiltert werden.
Der Besprechungstyp kann je nach Projekt unterschiedlich sein. Beispiele könnten “PB” für Projektbesprechung des Projektleiters mit Planern oder “BB” für Baubesprechung mit ausführenden Baufirmen sein.
Die Besprechungsnummer gibt Auskunft darüber, in welcher Besprechung der Punkt protokolliert wurde. Dadurch können alle Punkte einer bestimmten Projektbesprechung leicht herausgefiltert werden.
Das Endlosprotokoll mit Microsoft Excel bietet eine effiziente Möglichkeit, Besprechungen zu dokumentieren und Informationen strukturiert weiterzugeben. Laden Sie die Vorlage herunter und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an.
