Ein Organigramm ist ein grafisches Abbild der internen Struktur eines Unternehmens oder einer Organisation. Es visualisiert Hierarchien, Positionen, Abteilungen und Führungsverantwortlichkeiten. Durch einfache visuelle Mittel wie Kästchen, Pfeile und Linien wird die interne Verbindung und Zusammenhänge im Unternehmen verdeutlicht.
Warum ist ein Organigramm wichtig?
Ein Organigramm schafft Überblick und macht wichtige Spielregeln, Prozesse sowie die strategische Ausrichtung für Organisationen sichtbar. Es dient als Orientierungshilfe für Mitarbeiter*innen und externe Stakeholder.
Ein Organigramm beim Onboarding
Besonders bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen ist ein Organigramm hilfreich. Es zeigt die Organisationsstruktur auf und gibt Auskunft über Teamleiter, Abteilungen und die allgemeine Unternehmensstruktur. Dadurch wird die Orientierung und Kommunikation in der Onboarding-Phase gestärkt.
Funktionsbereiche eines Organigramms
Ein Organigramm erfüllt verschiedene Funktionen, darunter:
- Transparenz über Verantwortungsbereiche im Unternehmen
- Abgrenzung von Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen und einzelnen Rollen
- Überblick über Führung und Weisungsbefugnisse
- Personal- und Ressourcenplanung
- Überblick bei Umstrukturierungen und Change Management
- Transparenz über Karrierepfade im Unternehmen
- Übersicht über Benutzerrechte und Zugänge bei Softwares
Erstellung eines Organigramms
Vor der Erstellung eines Organigramms sollten einige Fragen geklärt werden:
- Was möchten Sie darstellen und wie umfangreich soll die Organisationsstruktur abgebildet werden?
- Welche Informationen werden benötigt? (Name, Titel, Aufgabenbereiche, Fotos, etc.)
- Welches Tool möchten Sie zur Erstellung nutzen? (Word, Excel, PowerPoint, Grafiksoftware, etc.)
- Wie möchten Sie Strukturen, Hierarchien, Befehlsketten und Beziehungen symbolisieren? (doppelte Linien, gestrichelte Linien, Kreis- und Kastensymbole)
Arbeiten mit Microsoft Word oder Excel
In Microsoft Word oder Excel können Sie leicht ein Organigramm erstellen. Wählen Sie in der Menüleiste den Reiter “Einfügen” und dann “SmartArt”. Wählen Sie die Option “Hierarchie” und suchen Sie sich eine Vorlage aus. Alle Elemente lassen sich individuell anpassen, verschieben und löschen.
Arten von Organigrammen
Es gibt drei übergeordnete Kategorien von Organigrammen:
- Hierarchische Organigramme: Diese Art von Organigramm wird am häufigsten verwendet. Die Struktur lässt sich von oben nach unten lesen, wie eine Pyramide.
- Flache Organigramme: Diese Organigramme haben flache Hierarchien und bestehen normalerweise nur aus zwei Ebenen: Führungskräften und Mitarbeiter*innen.
- Matrix-Organigramme: Diese Organigramme eignen sich für Unternehmen mit komplexen Hierarchien, in denen Mitarbeiter*innen mehrere Vorgesetzte haben.
Vor- und Nachteile von Organigrammen
Vorteile:
- Leicht zu erstellen und zu verstehen
- Klären Verantwortungsbereiche
- Schaffen Struktur
- Machen Kommunikations- und Informationsstruktur transparent
Nachteile:
- Extreme Vereinfachung, wichtige Informationen können fehlen
- Verlieren schnell an Aktualität
- Kein einheitlicher Standard für Darstellungen
- Bei umfangreichen Organigrammen kann die Übersichtlichkeit verloren gehen
Ein Organigramm ist eine wertvolle Ressource, um die interne Struktur und Hierarchie eines Unternehmens oder einer Organisation darzustellen. Mit den richtigen Tools und Vorlagen können Sie leicht ein Organigramm erstellen und von den Vorteilen profitieren, die es bietet.
