Haben Sie Ihre Abwesenheitsnotiz erstellt, wollen Sie sie in der Regel als automatische Antwort in Ihrem E-Mail-Programm aktivieren. Bei Outlook können Sie genau festlegen, wer Ihre Abwesenheitsnotiz erhält, und Regeln einrichten, damit E-Mails bestimmter, vorher festgelegter Verfasser anders beantwortet werden als die anderer Kontakte. Wir erklären Ihnen, wie Sie bei Outlook eine Abwesenheitsnotiz ganz nach Ihren Bedürfnissen einrichten.
Outlook-Abwesenheitsnotiz als automatische Antwort einrichten
Klicken Sie in Outlook oben links auf “Datei”. Daraufhin öffnet sich ein Menüfenster mit Ihren Kontoinformationen und einigen Optionen. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche “Automatische Antworten”. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die automatische Antwort aktivieren und einen Zeitraum festlegen können, in dem Outlook Ihre Abwesenheitsnotiz automatisch versendet.
Im unteren Feld können Sie zwei Abwesenheitsnotizen erstellen. “Innerhalb meiner Organisation” bedeutet, dass Kontakte mit gleichem Domänenteil (nach dem “@”) diese Abwesenheitsnotiz erhalten, wenn diese Sie anschreiben. Alle anderen Kontakte erhalten auf Wunsch diejenige Abwesenheitsnotiz, die Sie in der rechten Registerkarte eingeben. In vielen Fällen können beide Benachrichtigungen identisch sein, wodurch ein einfaches Kopieren und Einfügen der ersten Abwesenheitsnotiz ausreicht. Manchmal möchten Sie aber unterschiedliche Abwesenheitsnotizen formulieren: zum Beispiel eine eher lustige für Ihre Kollegen und eine seriöse für Kunden. Sie können auch festlegen, dass nur Personen in Ihrem Adressbuch eine automatische Antwort erhalten. Sobald Sie Ihre Abwesenheitsnotiz(en) fertig eingerichtet haben, klicken Sie auf “Ok”. Ihre automatische Antwort samt Abwesenheitsnotiz ist dann in Outlook aktiviert.
Abwesenheitsnotiz in Outlook mit der Regel-Funktion einrichten
Sie sind im Urlaub und möchten in dieser Zeit keine E-Mails von Kollegen oder Kunden lesen, aber für Ihren Chef im Notfall erreichbar sein? Warten Sie ungeduldig auf die Antwort eines Vertriebspartners und möchten diese auch im Urlaub einsehen können? Sie wollen zumindest für Ihre Abteilung erreichbar sein? Solche Sonderfälle lassen sich in Outlook in der Kategorie “Regeln für automatische Antworten” definieren. Klicken Sie einfach im Dialogfeld “Automatische Antworten” unten links auf “Regeln…”.
Über “Regel hinzufügen” können Sie nun nach und nach Ausnahmeregeln für bestimmte Kontakte oder E-Mails erstellen. Von oben nach unten können Sie verschiedene Merkmale näher spezifizieren, um Ihre Regeln einzurichten, wie z.B. “Von…”, “Gesendet an…”, “Betreff” und “Nachrichtentext”. Als Aktionen stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Auswahl, z.B. “Hinweisen mit”, “Löschen”, “Verschieben in”, “Kopieren in”, “Weiterleiten”, “Antworten mit” und “Benutzerdefiniert”. Oben rechts unter “Erweitert…” finden Sie noch speziellere Regeln.
Haben Sie Ihre Regel definiert, erscheint sie in der Übersicht. Über diese Liste lassen sich bequem Regeln ein- und ausschalten und bearbeiten. Im obigen Beispiel haben wir eine Sonderregel für unseren Chef erstellt. Dessen E-Mails sollen auf ein privates E-Mail-Konto weitergeleitet werden, damit wir in dringenden Fällen für den Vorgesetzten erreichbar sind. Alle anderen Kontakte bekommen eine von zwei Abwesenheitsnotizen – welche sie erhalten, hängt davon ab, ob es sich um Firmenkollegen oder externe Kontakte handelt. Haben Sie alle Regeln festgelegt, werden diese mit einem Klick auf “OK” gespeichert.
Outlook-Abwesenheitsnotiz erstellen: Drei Vorlagen
Wenn Sie eine Outlook-Abwesenheitsnotiz einrichten möchten, bedarf es außerdem natürlich der passenden Formulierungen. Mal benötigt man eine formelle Ansprache, für andere Zwecke ist wiederum eine personalisierte Notiz besser geeignet. Folgende drei Vorlagen für eine mögliche Abwesenheitsnotiz in Outlook bieten Ihnen eine potenzielle Inspirationsquelle.
Universelle Abwesenheitsnotiz
Guten Tag,
Es tut mir leid, aber Sie haben mich gerade verpasst – ich bin am TT/MM/JJ zurück. Während meiner Abwesenheit können Sie NAME unter E-MAIL-ADRESSE kontaktieren. Er/Sie kann Ihnen bei all Ihren Problemen und Fragen weiterhelfen.
Beste Grüße,
NAME
Formelle allgemeine Abwesenheitsnotiz
Sehr geehrte Damen und Herren,
haben Sie vielen Dank für Ihre Mail! Ich bin derzeit im Urlaub und ab dem TT/MM/JJ wieder für Sie erreichbar.
Ihre Mail wird aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet. Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an meinen Kollegen KOLLEGE unter: E-MAIL-ADRESSE.
Mit freundlichen Grüßen,
NAME
Abwesenheitsnotiz im Krankheitsfall
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Aus persönlichen Gründen bin ich [voraussichtlich] erst am TT.MM. wieder erreichbar. Dann werde ich mich gerne direkt bei Ihnen melden. Sollte es bis dahin dringende Anliegen geben, wenden Sie sich bitte an meine/n Kollegin/en NAME unter E-MAIL-ADRESSE.
Mit freundlichen Grüßen,
NAME
