Willkommen zu unserem exklusiven Guide, der Ihnen zeigt, wie Sie eine beeindruckende Fahrtkostenabrechnung erstellen können. Geschäftsreisen können manchmal kompliziert sein, aber mit dieser einfachen Anleitung werden Sie jedes Hindernis überwinden und die Kosten zurückerhalten, die Ihnen zustehen!
Die Grundlagen einer Fahrtkostenabrechnung
Eine Fahrtkostenabrechnung ist nicht nur für Geschäftsreisen relevant. Auch das Pendeln zwischen Ihrem Wohnort und Ihrem Arbeitsplatz kann unter bestimmten Bedingungen steuerlich absetzbar sein. Hierbei werden 30 Cent pro Kilometer als Pendlerpauschale berücksichtigt. Sie können also bis zu 220 bis 230 Fahrten im Jahr von der Einkommenssteuer absetzen.
Es gibt bestimmte Voraussetzungen, um die Kosten einer Geschäftsreise erstattet zu bekommen. Beispielsweise muss die An- und Abreise zum Geschäftsreiseziel als Arbeitszeit vergütet werden. Auch eine eindeutige Definition einer Geschäftsreise ist wichtig. Sie liegt vor, wenn Tätigkeiten außerhalb der Arbeitsstätte und der Wohnung aus beruflichen Gründen durchgeführt werden.
Die Abrechnung der Fahrtkosten
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Fahrtkosten abzurechnen, je nachdem, mit welchem Fahrzeug Sie unterwegs sind. Wenn Sie mit einem Firmenwagen reisen, werden die Benzinkosten entweder über eine Firmentankkarte oder durch Erstattung über die Reisekostenabrechnung beglichen. Reisen Sie hingegen mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Flugzeug, Zug, Bus oder Fähre, können die Kosten anhand von Tickets oder Rechnungen erstattet werden.
Wenn Sie mit Ihrem eigenen Fahrzeug unterwegs sind, haben Sie drei Möglichkeiten zur Fahrtkostenabrechnung:
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Abrechnung der tatsächlich angefallenen Kosten über Einzelbelege: Hierbei werden die Unterhaltskosten für das Fahrzeug, die jährlich zurückgelegte Gesamtstrecke sowie die beruflich zurückgelegten Kilometer in einem Fahrtenbuch vermerkt. Kosten wie Steuern, Haftpflichtversicherung oder Reparaturen können geltend gemacht werden, sofern Belege vorhanden sind.
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Rückerstattung der Kilometerkosten: Sie halten die während der Geschäftsreise zurückgelegten Kilometer in einem Fahrtenbuch oder in der Reisekostenabrechnung fest.
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Kilometerpauschale: Diese gesetzlich festgelegte Pauschale deckt alle Fahrtkosten ab. Es sind keine Einzelnachweise für Reparaturen, Versicherungen oder Kraftstoffverbrauch erforderlich. Derzeit beträgt die Pauschale 30 Cent pro Kilometer für Autofahrten und 20 Cent pro Kilometer für Fahrten mit dem Motorrad, Motorroller, Moped oder Mofa. E-Bikes oder Pedelecs können ebenfalls mit 20 Cent pro Kilometer abgerechnet werden, sofern sie schneller als 25 km/h fahren und ein Kennzeichen haben.
Wichtige Informationen für Ihre Fahrtkostenabrechnung
Um die Kilometerpauschale korrekt berechnen zu können, müssen Sie folgende Informationen angeben:
- Anlass der Reise
- Reisedatum
- Genutztes Verkehrsmittel
- Gefahrene Kilometer oder Gesamtkosten
- Name des Fahrers
- Bankverbindung des Antragstellers
- Datum des Antrags auf Rückerstattung
- Unterschrift des Antragstellers
Digitale Lösungen wie Drive können Ihnen dabei helfen, die zurückgelegten Kilometer genau und automatisch aufzuzeichnen. Dies erleichtert die Berechnung der Fahrtkosten und fügt sie nahtlos in die Reisekostenabrechnung ein. Falls Ihr Arbeitgeber keine solche Anwendung zur Verfügung stellt, können Sie die Berechnung manuell durchführen.
Lassen Sie sich von administrativen Hürden nicht die Lust an Geschäftsreisen nehmen. Mit einer ordnungsgemäßen Fahrtkostenabrechnung erhalten Sie die Kosten zurück, die Ihnen zustehen. Verlieren Sie keine Zeit und beginnen Sie noch heute!
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