Die Inventur ist ein wichtiger Bestandteil des Rechnungswesens und dient als Grundlage für die jährliche Bilanzerstellung. Mit einer Inventur wird der aktuelle Bestand von Vermögensgegenständen in einem Unternehmen erfasst. Dabei werden der Ist-Bestand und der Soll-Bestand verglichen, um mögliche Differenzen aufzudecken und die tatsächliche Vermögenslage festzustellen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Inventur durchgeführt wird und welche gesetzlichen Vorgaben zu beachten sind.
Inventur durchführen: Allgemeines und Hinweise
Die Inventur ist eine Bestandsaufnahme von Vermögensgegenständen in einem Unternehmen. Sie kann sowohl materielle als auch immaterielle Gegenstände umfassen und ist gemäß § 240 Abs. 1 des Handelsgesetzbuches (HGB) mindestens einmal im Jahr für jeden Kaufmann verpflichtend.
Um eine Inventur ordnungsgemäß durchzuführen, sollten einige rechtliche Grundsätze beachtet werden. Die Bestandsaufnahme muss vollständig, richtig, stetig, eindeutig und nachprüfbar sein. Darüber hinaus sollten auch grundsätzliche Punkte wie Termin- und Personalplanung, Raum- und Ablaufplanung sowie eine detaillierte Dokumentation berücksichtigt werden.
Der Ablauf der Inventur
Damit der alltägliche Betriebsablauf nicht gestört wird, wird die Inventur in der Regel nach Betriebsschluss durchgeführt. Bei größeren Unternehmen und umfangreichem Warenbestand kann es auch erforderlich sein, den Betrieb vorübergehend zu schließen. Der Ablauf der Inventur sollte Schritt für Schritt geplant werden, um reibungslos abzulaufen.
Schritt 1: Termin festlegen
Legen Sie einen geeigneten Termin für die Inventur fest. In der Regel wird die Bestandsaufnahme am Ende eines Geschäftsjahres durchgeführt. Bei größeren Unternehmen kann es sinnvoll sein, bereits während des laufenden Geschäftsjahres stückweise Inventuren vorzunehmen, um den Aufwand am Ende des Jahres zu reduzieren. Verschiedene Inventurverfahren können auch kombiniert werden.
Schritt 2: Zeitplan erstellen
Ein gut organisierter Zeitplan ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf der Inventur. Legen Sie fest, wie viel Zeit für die Bestandsaufnahme benötigt wird. Überlegen Sie auch, ob der laufende Betrieb während der Inventur unterbrochen werden soll oder parallel weiterlaufen kann. Bei umfangreicher Inventur ist möglicherweise eine vorübergehende Schließung des Betriebs erforderlich.
Schritt 3: Personalplanung
Je größer das Unternehmen und umfangreicher der Bestand, desto mehr Personal wird für die Inventur benötigt. Planen Sie ausreichend Mitarbeiter ein, die in Zweierteams arbeiten. Ein Inventurleiter oder Kontrolleur sollte die Bestandsaufnahme überwachen und die Listen der Mitarbeiter stichprobenartig überprüfen.
Schritt 4: Vorbereitung der Inventur
Um Verzögerungen zu vermeiden, sollten im Vorfeld organisatorische Details vorbereitet werden. Bereiten Sie die Räumlichkeiten vor, bringen Sie Ordnung in Lager- und Verkaufsflächen und kennzeichnen Sie defekte oder verdorbene Ware. Überprüfen Sie außerdem die Kennzeichnungen und stellen Sie sicher, dass genügend Arbeitsmaterial vorhanden ist.
Schritt 5: Durchführung der Inventur
Die Durchführung der Inventur erfordert besondere Sorgfalt, um verlässliche Ergebnisse zu erzielen. Die Mitarbeiter sollten die Bestandsaufnahme systematisch angehen und unter anderem die Zähllisten ordentlich führen. Ein Kontrolleur sollte stichprobenartig die Arbeit der Teams überprüfen. Wichtig ist, dass der Soll-Bestand des Unternehmens nicht an das Inventurpersonal kommuniziert wird, um Fälschungen zu vermeiden.
Schritt 6: Inventur abschließen
Nach Abschluss der Inventur müssen eventuelle Differenzen zwischen Ist- und Soll-Bestand verbucht werden. Anschließend sollten alle Inventurdokumente ordentlich abgeheftet und für zehn Jahre aufbewahrt werden, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.
Die verschiedenen Inventurverfahren
Bei der Inventur werden drei verschiedene Verfahren unterschieden, je nach Art der Vermögensgegenstände:
Die körperliche Inventur
Hierbei werden materielle Vermögensgegenstände erfasst, die durch Zählen, Wiegen oder Messen ermittelt werden können. In einigen Fällen ist auch eine Schätzung erlaubt, wenn eine genaue Aufnahme nicht möglich ist.
Die Buchinventur
Die Buchinventur erfasst immaterielle Vermögensgegenstände, die wertmäßig erfasst werden. Dazu gehören beispielsweise Forderungen, Verbindlichkeiten, Patente und Lizenzen.
Die Anlageninventur
Bei der Anlageninventur werden bewegliche materielle Vermögenswerte erfasst, wie Fuhrparks, Maschinen und Büroausstattung. Jeder Vermögensgegenstand muss mit allen relevanten Informationen in einem Anlagenverzeichnis festgehalten werden.
Fazit
Die Inventur ist eine wichtige Bestandsaufnahme von Vermögensgegenständen in einem Unternehmen. Durch eine sorgfältige Durchführung und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften kann eine genaue Bilanzierung gewährleistet werden. Planen Sie die Inventur im Voraus, stellen Sie ausreichend Personal bereit und dokumentieren Sie die Bestandsaufnahme gründlich. So behalten Sie den Überblick über Ihren Warenbestand und können Ihre Bilanz ordnungsgemäß erstellen.
