Es ist wichtig, Belege und Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren. Doch wie lange sollte man sie behalten? In diesem Artikel geben wir dir einen Überblick darüber, wie lange deine Dokumente aufbewahrt werden sollten.
Gewerbetreibende und Selbstständige
Gewerbetreibende, Selbstständige und Unternehmer haben gesonderte Aufbewahrungsfristen. Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt auch für digitale Aufzeichnungen. Handels- und Geschäftsbriefe sollten grundsätzlich für sechs Jahre aufbewahrt werden.
Normalbürger
Für Normalbürger gibt es eine wichtige gesetzliche Vorschrift: Zahlungsbelege und Handwerkerrechnungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sollten mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst nach Abschluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wer diese Mindestfrist nicht einhält, muss mit einer Geldbuße von bis zu 500 Euro rechnen.
Für alle anderen privaten Unterlagen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Dennoch empfiehlt es sich, wichtige Unterlagen als Beweismittel aufzubewahren, solange Ansprüche aus dem Rechtsverhältnis geltend gemacht werden können oder Gewährleistungsrechte gegen den Anbieter bestehen.
Orientierung durch gesetzliche Normen
Als Orientierung für die Aufbewahrung von Belegen sollten gesetzliche Normen herangezogen werden, empfiehlt Kathrin Körber, Rechtsexpertin bei der Verbraucherzentrale Niedersachsen. Für Geldforderungen aus Kaufverträgen oder Handwerkerverträgen gilt eine dreijährige Regelverjährungsfrist nach Paragraf 195 BGB, die erst mit dem Jahresende nach dem Verkauf oder der Handwerkerleistung beginnt. Gewährleistungsansprüche haben eine genaue Frist von zwei Jahren, bei Bauwerken sogar von fünf Jahren. Gebrauchte Ware kann vertraglich auf ein Jahr Gewährleistung reduziert werden.
Wichtige Unterlagen
Kaufverträge und Kassenbons von Möbeln, Computern und anderen Anschaffungen sollten nicht vor Ablauf der Gewährleistungsfrist oder Garantie weggeworfen werden. Bei wertvollen Gegenständen, die von der Hausratversicherung abgedeckt werden, sollten die Rechnungen so lange aufbewahrt werden, wie der Gegenstand existiert. Handwerkerrechnungen sollten mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden, da Handwerker bei größeren baulichen Maßnahmen bis zu fünf Jahre für Mängel haften müssen.
Kontoauszüge und Bankgebühren
Um Zahlungsgrund, Beitragshöhe oder Zahlungszeitpunkt später leichter nachweisen zu können, sollten Kontoauszüge drei Jahre lang aufbewahrt werden. Selbstständige sollten diese sogar zehn Jahre lang aufbewahren. Nach diesem Zeitraum sind Alltagsgeschäfte in der Regel verjährt. Für wichtige Rechnungen lohnt es sich, die Kontoauszüge länger aufzubewahren, da sie Zahlungen dokumentieren können, falls andere Unterlagen fehlen.
Wenn die Bank unberechtigt Gebühren abgebucht hat und diese zurückverlangt werden können, gilt eine Gewährleistung von bis zu 30 Jahren. Das Gleiche gilt für Spar- und Kreditverträge. Obwohl die Geldinstitute die Kontodaten speichern, fallen für nachträglich erstellte Auszüge Gebühren an.
Steuerrelevante Unterlagen
Steuerrelevante Belege sowie Steuerbescheide sollten zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Das Finanzamt kann in diesem Zeitraum noch Unterlagen anfordern.
Berufliche Unterlagen
Gehaltsabrechnungen, Studienbescheinigungen, Arbeitsverträge oder Rentenversicherungsnachweise sollten mindestens bis zur Rente aufbewahrt werden. Obwohl die entsprechenden Daten auch beim Rentenversicherungsträger gespeichert sind, kann es bei Problemen nützlich sein, solche Belege zur Nachweisführung der Berufstätigkeit zu haben.
Medizinische Unterlagen
Forderungen aus Arztrechnungen verjähren nach drei Jahren, beginnend mit Ablauf des Jahres, in dem die Behandlung abgeschlossen wurde. Schadensersatzansprüche wegen falscher Behandlung können dagegen in 30 Jahren verjähren. Daher ist es ratsam, Unterlagen von Ärzten und Behandlungen länger aufzubewahren.
Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen
Mietverträge, deren Änderungen sowie Übergabeprotokolle sollten nach Beendigung des Mietverhältnisses bis zur Verjährungsfrist von drei Jahren aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können nach Bezahlung vernichtet werden. Wenn jedoch einzelne Posten über Jahre hinweg verglichen werden sollen, sollten die Abrechnungen noch einige Jahre aufbewahrt werden.
Tipp
Für Dinge, die ein Leben lang aufbewahrt werden sollten, kann es hilfreich sein, Kopien anzufertigen. Im Falle eines Verlusts können Kopien viel Ärger ersparen. Beispiele dafür sind Ausweise, Pässe und Führerscheine.
Dies waren die wichtigsten Informationen zur Aufbewahrung von Belegen. Achte darauf, deine Unterlagen ordentlich zu organisieren und die entsprechenden Fristen einzuhalten.
