Herzlich willkommen zu unserem Leitfaden für das richtige Schreiben von E-Mails! In der heutigen digitalen Welt ist das Schreiben von E-Mails zu einer alltäglichen Aufgabe geworden. Doch wissen Sie auch, wie Sie eine E-Mail professionell und wirkungsvoll verfassen können? In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um E-Mails zu einem effektiven Kommunikationsmittel zu machen.
Der Header einer E-Mail: Wann man „Cc“ und „Bcc“ sinnvoll nutzt
Bevor Sie mit dem Schreiben einer E-Mail beginnen, sollten Sie sich mit dem Header vertraut machen. Der Header enthält die Felder “An”, “Cc” und “Bcc”. Aber wann sollte man diese Felder nutzen?
- Das Feld “An” ist für die E-Mail-Adresse der Hauptempfängerin oder des Hauptempfängers vorgesehen.
- Das Feld “Cc” (Carbon Copy) wird verwendet, um Personen in Kopie zu setzen. Die Hauptempfängerin oder der Hauptempfänger kann sehen, wer eine Kopie der E-Mail erhalten hat.
- Das Feld “Bcc” (Blind Carbon Copy) ermöglicht es Ihnen, jemandem eine Kopie der E-Mail zukommen zu lassen, ohne dass die Hauptempfängerin oder der Hauptempfänger dies bemerkt.
Es ist wichtig, sorgfältig zu entscheiden, wer eine Kopie der E-Mail erhalten soll und wer nur im Bcc-Feld stehen sollte. Wenn Sie eine E-Mail an eine externe Empfängerin oder einen externen Empfänger senden, sollten Sie auch darüber nachdenken, ob Kolleginnen oder weitere externe Empfängerinnen im Bcc-Feld stehen müssen. Schließlich wissen Sie nicht, ob diese Personen damit einverstanden sind, dass ihre E-Mail-Adresse auch anderen bekannt wird.
Die Betreffzeile einer E-Mail wählen
Die Betreffzeile einer E-Mail ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit der Empfängerin oder des Empfängers zu gewinnen. Sie sollte prägnant und aussagekräftig sein, damit die Empfängerin oder der Empfänger auf den ersten Blick erkennt, worum es in der E-Mail geht. Eine E-Mail ohne Betreffzeile kann von einigen E-Mail-Programmen automatisch als Spam eingestuft werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie immer einen Betreff angeben, um sicherzustellen, dass die E-Mail zugestellt wird.
Stil der E-Mail
Bevor Sie mit der eigentlichen Erstellung der E-Mail beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie den richtigen Stil und die richtige Formatierung verwenden. Achten Sie besonders auf die passende Schriftart und -größe. Die Schriftarten “Arial” oder “Helvetica” eignen sich gut, da sie unabhängig von der Bildschirmgröße gut lesbar sind. Die Schriftgröße sollte zwischen 10 und 12 pt liegen, um sicherzustellen, dass die E-Mail auf verschiedenen Geräten gut lesbar ist.
Die korrekte Anrede in einer E-Mail
Die richtige Anrede in einer E-Mail ist genauso wichtig wie in einem persönlichen Gespräch. In den meisten Fällen kennen Sie die Empfängerin oder den Empfänger Ihrer E-Mail. Daher ist es am besten, sie mit ihrem Namen anzusprechen. Eine persönliche Anrede ist freundlicher und persönlicher als ein generisches “Hallo” oder “Hi”. Je mehr Mühe Sie sich beim Schreiben geben, desto freundlicher wirkt die E-Mail.
Inhalt der E-Mail
Nach der Anrede folgt der Inhalt Ihrer E-Mail. Beginnen Sie mit einer kurzen Einleitung und Beschreibung des Anliegens. Danach können Sie das Anliegen näher erläutern und mit dem wichtigsten Punkt beginnen. Strukturieren Sie den Inhalt der E-Mail verständlich, indem Sie kurze Absätze verwenden. Dies erleichtert es der Empfängerin oder dem Empfänger, den Inhalt zu erfassen. Vermeiden Sie auch durchgehende Kleinschreibung und achten Sie auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik.
Bevor Sie die E-Mail beenden, finden Sie einen höflichen Schlusssatz. Dieser sollte je nach Thema der E-Mail angepasst werden. Es gibt verschiedene Formeln wie “Ich freue mich auf unsere Zusammenarbeit” oder “Vielen Dank für Ihre Hilfe”. Wählen Sie eine Grußformel, die zur E-Mail passt und setzen Sie Ihren Namen darunter.
Dokumente im Anhang verschicken
Wenn Sie Dokumente mit Ihrer E-Mail verschicken möchten, können Sie diese als Anhang einfügen. Stellen Sie sicher, dass Sie in der E-Mail erwähnen, welche Anhänge Sie in welchem Format beigefügt haben. Verwenden Sie die Funktion “Einfügen” oder das Symbol einer Büroklammer in Ihrem E-Mail-Programm, um die Dateien auszuwählen.
Unterschied zwischen beruflichen und privaten E-Mails
Es gibt einen Unterschied zwischen dem Schreiben von beruflichen und privaten E-Mails. In privaten E-Mails können Sie etwas lockerer schreiben, sollten aber dennoch eine gewisse Struktur und Höflichkeit wahren. Im Berufsleben müssen Sie sich immer bewusst sein, dass Sie als Repräsentantin oder Repräsentant Ihres Arbeitgebers schreiben. Beachten Sie daher die allgemeinen Regeln wie Länge und Struktur der E-Mail.
“Antworten” oder “Allen antworten”: Das ist keine Frage!
Beim Antworten auf E-Mails, die an mehrere Empfängerinnen oder Empfänger gesendet wurden, sollten Sie immer überlegen, ob Ihre Antwort für alle relevant ist oder nur für die Absenderin oder den Absender. Entscheiden Sie dann, wer die Antwort erhalten soll. Üben Sie Zurückhaltung und überlegen Sie genau, bevor Sie eine E-Mail verschicken.
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Leitfaden für das richtige Schreiben von E-Mails hilfreich war. Halten Sie sich an diese Tipps und Sie werden in der Lage sein, E-Mails effektiv zu verfassen und zu kommunizieren. Viel Erfolg und fröhliches E-Mail-Schreiben!
