Ein gutes Projektmanagement-Tool macht die Planung, Ausführung und Überwachung des Projektfortschritts zum Kinderspiel. Es schafft eine transparente Aufzeichnung, sodass jeder weiß, wer was und wann macht. Mit einer Vielzahl von Funktionen, darunter flexible Projektansichten wie Gantt-Diagramm, Tabelle und Portfolio-Ansicht sowie Analyse-, Projektverfolgungs- und Ressourcenfunktionen, kann die Auswahl des besten PM-Tools für viele Geschäftsabläufe entscheidend sein.
Laut Schätzungen nutzen etwa 77% der leistungsstarken Teams PM-Tools. Darüber hinaus verschwenden Unternehmen, die in diese Tools investieren, 28-mal weniger Geld als Unternehmen, die dies nicht tun. Diese Zahlen sind schwer zu ignorieren.
Wenn Sie also die Produktivität und Effizienz Ihres Teams steigern möchten, teilen wir Ihnen alles mit, was Sie wissen müssen, um eine großartige Projektmanagement-Software auszuwählen.
Was ist ein Projektmanagement-Tool?
An sich handelt es sich um Software, die Teams bei der Planung, Verwaltung und Optimierung von Ressourcen in einer Organisation unterstützt. Diese Tools können unterschiedliche Kernfunktionen haben, aber die meisten haben einige Dinge gemeinsam.
- Task-Tracking und -Zuweisung: Die meisten, wenn nicht alle, PM-Tools haben die Möglichkeit, Aufgaben im Lebenszyklus zuzuweisen und zu verfolgen.
- Übergeordnete und untergeordnete Projekte: Diese Aufgaben müssen bestimmten Projekten zugewiesen werden, daher haben die meisten Projektmanagement-Plattformen sowohl übergeordnete Projekte (große Projekte, unter denen kleinere Projekte fallen) als auch untergeordnete Projekte (das kleinere Projekt, das zu dem übergeordneten Projekt gehört).
- Zusammenarbeit: Alle PM-Tools haben auf verschiedene Weise Zusammenarbeitsfunktionen, sei es die Zusammenarbeit bei einzelnen Aufgaben, das Chatten oder das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten.
- Dokumentenaustausch: Um Aufgaben und Projekte erfolgreich abzuschließen, müssen Materialien und Ressourcen geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können. Aus diesem Grund verfügen die meisten PM-Tools über Funktionen zum Austausch von Dokumenten.
Warum sind PM-Tools wichtig?
Diese Tools sind für Unternehmen aus mehreren Gründen wichtig. Erstens helfen sie dabei, das Team organisiert zu halten und sicherzustellen, dass Prozesse eingehalten werden. Zweitens bieten sie einen klaren Überblick über alle Aktivitäten, die zu einer Kampagne, einem Projekt oder einer Aufgabe gehören, zu einem bestimmten Zeitpunkt. PM-Tools ermöglichen es Teams auch, klar und schnell mit Kommentaren, Chats und mehr zu kommunizieren.
Darüber hinaus gibt es Statistiken, die die Bedeutung einer Projektmanagement-Software unterstützen. Wussten Sie, dass 77 Prozent der leistungsstarken Projekte eine PM-Software verwenden? Oder dass aufgrund einer schlechten Projektplanung 122 Millionen Dollar verschwendet wurden? Mit dem richtigen PM-Tool können all diese Probleme vermieden werden.
9 Schritte zur Auswahl eines Projektmanagement-Tools
Mit Tausenden von Tools auf dem Markt kann es entmutigend sein, das beste PM-Tool für Ihr Team zu finden. Oft kaufen Teamleiter nur deshalb eine Projektmanagement-Lösung, um nach wenigen Monaten festzustellen, dass sie die einzigen sind, die sie verwenden. Bei einem Vergleich von Tools ist es wichtig zu beachten, dass ein effektives PM-Tool zwei Hauptanforderungen erfüllen sollte:
- Es sollte alle Funktionen bieten, die ein Projektmanager benötigt.
- Das Tool sollte etwas sein, das Ihr gesamtes Team verwenden möchte.
Das Erfüllen dieser Anforderungen ist einfacher gesagt als getan. Deshalb haben wir 9 wichtige Schritte aufgeführt, um sicherzustellen, dass Ihr Team das beste webbasierte Projektmanagement-Tool für Ihre Bedürfnisse findet. Sind Sie bereit, organisiert zu werden? Wir begleiten Sie durch die folgenden 9 Schritte:
- Definieren Sie Ihre Projektmanagement-Anforderungen
- Erforschen Sie die besten Projektmanagement-Tools
- Testen Sie das Projektmanagement-Tool
- Holen Sie sich Feedback von Ihrem Team
- Bewertung der Kosten
- Gewinnen Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung
- Kaufen Sie das Projektmanagement-Tool
- Implementieren Sie die Projektmanagement-Plattform
- Führen Sie eine Retrospektive durch
Insgesamt kann die Einführung eines neuen Tools für Ihr Team schwierig sein, aber sobald es implementiert wurde und verwendet wird, wird es das Leben aller erleichtern. Fangen Sie noch heute mit Hive an, um zu sehen, wie Sie und Ihr Team die maximale Produktivität im Projektmanagement erreichen können.
