Gerade in Zeiten, in denen die Geschäftsreisen aufgrund von Corona abnehmen, steigen oft die Auslagen im Zusammenhang mit dem Home Office spürbar an. Mitarbeiter müssen Ausgaben für IT, Software oder Büromöbel tätigen und möchten diese genauso wie Reisekosten über ein effizientes Auslagen Management Tool wie Lanes & Planes abgerechnet wissen.
Was sind Spesen?
Spesen sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit außerhalb des Unternehmens entstehen. Dazu gehören beispielsweise Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Trinkgelder, Nebenkosten und der Verpflegungsmehraufwand.
Wer darf Spesen verrechnen?
Angestellte, die für das Unternehmen dienstlich unterwegs sind, können alle Kosten mit einer Spesenabrechnung geltend machen. Auch Selbstständige können Reisekosten an den Auftraggeber weiterverrechnen, sofern dies vorher vereinbart wurde.
Grundlagen der Spesenabrechnung
Die wichtigsten Grundlagen für eine Spesenabrechnung sind die Belege und die Dokumentation. Alle Ausgaben müssen durch schriftliche Belege nachgewiesen werden. Trinkgelder für Serviceleistungen sind von dieser Regelung ausgenommen, hierfür reicht ein eigener Trinkgeldbeleg.
Beförderungskosten
Für die An- und Abreise zum Einsatzort fallen in der Regel Kosten an. Diese können je nach Verkehrsmittel unterschiedlich hoch ausfallen. Werden Firmenfahrzeuge genutzt, ist das Fahrtenbuch ordentlich zu führen. Bei der Nutzung des eigenen PKWs können entweder pauschale Kilometergelder oder individuell ermittelte Kilometersätze verwendet werden.
Übernachtungskosten
Bei Dienstreisen, die länger dauern, müssen oft Übernachtungen in Hotels oder Pensionen bezahlt werden. Diese Kosten können entweder nach dem tatsächlichen Aufwand oder pauschal abgerechnet werden.
Verpflegungsmehraufwand
Auch die Kosten für die Verpflegung während der Dienstreise können geltend gemacht werden. Hierbei können Pauschalen verwendet werden, die sich nach der Dauer der Reise richten.
Auslagen Management digitalisieren und Zeit sparen
Eine geeignete Software für das Auslagen Management kann die Abrechnung der Reisekosten erleichtern. Mit einer integrierten App können sämtliche Belege bereits während der Reise erfasst und digital aufbewahrt werden. Eine effiziente Abrechnung wird so ermöglicht.
Nutzen Sie Ihr Travel Management System auch als Auslagen Management System
Mit einem End-to-End Travel Management System wie Lanes & Planes können Sie den Workflow von der Buchung der Reise bis hin zur Abrechnung deutlich verbessern. Die Mitarbeiter haben weniger Stress und die Buchhaltung spart Zeit. Vorgesetzte und Manager haben stets den Überblick über die Ausgaben des Unternehmens und die volle Kostenkontrolle.
Mit Lanes & Planes haben Sie alles an einem Ort. Selbst tägliche Auslagen können über das System verwaltet werden. Mitarbeiter müssen nur noch ihre Belege einscannen und hochladen – alles Weitere erledigt das System. Die Buchhaltung spart Zeit und der Genehmigungsprozess wird beschleunigt.
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Mit diesen Tipps für ein effizientes Auslagen Management können Sie Zeit sparen und Ihre Reisekostenabrechnung optimal gestalten.
