Wenn Sie beruflich viel telefonieren, kennen Sie vielleicht das Problem verpasster Anrufe und Sprachnachrichten. Sprachnachrichten können sich leicht ansammeln und es kann schwierig sein, den Überblick zu behalten. Es gibt jedoch eine einfachere Methode: die “Sprachnachricht zu E-Mail”.
Was ist Sprachnachricht zu E-Mail?
VoIP-Dienstanbieter wie CloudTalk verwenden Software, um Sprachnachrichten automatisch an Ihren E-Mail-Posteingang zu senden. Klingt gut, oder? Aber es wird noch besser. Die Sprachnachricht-zu-E-Mail-Software kann auch Transkripte der Sprachnachrichten senden.
Die Zeiten, in denen Sie Audioaufnahmen durchsuchen mussten, um die wichtigen Informationen zu finden, sind vorbei. Öffnen Sie einfach die Sprachnachricht-zu-E-Mail-Nachricht, springen Sie zu der wichtigen Stelle im Transkript und konzentrieren Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens.
Wie funktioniert Sprachnachricht-zu-E-Mail?
Die Einrichtung der Sprachnachricht-zu-E-Mail-Funktion ist ganz einfach. Sobald Sie sie eingerichtet haben, erhalten Sie automatisch Benachrichtigungen in Ihrem E-Mail-Posteingang, wenn eine Sprachnachricht auf Ihrem Geschäftstelefon eingeht. Jede E-Mail enthält einen Link zur Aufzeichnung der Sprachnachricht als MP3-Datei sowie ein Transkript der Nachricht, das Datum und die Uhrzeit des Empfangs und die Rückrufnummer.
Top 4 Vorteile von Sprachnachricht zu E-Mail
Die Verwendung der Sprachnachricht-zu-E-Mail-Funktion bringt mehrere Vorteile mit sich:
#1 Hilft Ihnen, organisiert zu sein und zu bleiben
Mit der Flut von Anrufen im Callcenter kann es schwierig sein, die wichtigsten Sprachnachrichten im Blick zu behalten. Die Funktion “Sprachnachricht zu E-Mail” erleichtert es Ihnen, automatisch E-Mail-Benachrichtigungen zu generieren, wenn ein Kunde eine Sprachnachricht auf Ihrem VoIP-Geschäftstelefon hinterlässt. Mit einem durchsuchbaren Bestand an Hunderten von Sprachnachrichten in Ihrem Posteingang können Sie Ihren Workflow besser organisieren und auf die dringendsten Nachrichten priorisieren.
#2 Erhöht die allgemeine Effizienz
Stundenlanges Durchsuchen überfüllter Sprachnachrichten ist zeitaufwendig und frustrierend. Die Sprachnachricht-zu-E-Mail-Funktion sendet Transkripte aller Sprachnachrichten direkt in Ihren Posteingang, sodass Sie schnell auf die wichtigsten Informationen zugreifen können. Dadurch können Sie Kundenprobleme effizienter lösen und die Produktivität steigern.
#3 Rückrufe mit Kontext
Mit der “Sprachnachricht zu E-Mail” können Sie die Inhalte der Sprachnachrichten jederzeit erneut anhören. Wenn Sie einen Rückruf mit einem wichtigen Kunden vereinbart haben, können Sie vor dem Meeting in Ihrem Posteingang nach aktuellen Sprachnachrichten suchen und alle relevanten Informationen finden.
#4 Bauen Sie ein Archiv aus Anrufaufzeichnungen auf
Ein Archiv von Sprachnachrichten ist ein wichtiger Teil Ihrer geschäftlichen Aufzeichnungen. Es dient nicht nur als Haftungsschutz, sondern kann auch für zukünftige Zwecke nützlich sein. Dank der Sprachnachricht-zu-E-Mail-Funktion ist es einfach, ein Archiv von Anrufaufzeichnungen aufzubauen.
Wie Sie Sprachnachrichten-Benachrichtigungen an Ihren Posteingang senden
Richten Sie in Ihrem VoIP-System mit CloudTalk ein, dass Sprachnachrichten-Benachrichtigungen automatisch in Ihrem Posteingang erscheinen. Mit nur wenigen Klicks können Sie nach dem Empfang einer Sprachnachricht E-Mails generieren lassen. Diese E-Mails enthalten relevante Informationen wie Zeit und Datum, Aufzeichnung der Sprachnachricht und Rückrufnummer. Angestellte können dadurch schnell auf dringende Sprachnachrichten reagieren.
Fördern Sie die Effizienz, indem Sie Sprachnachrichten in E-Mails verwandeln
Die Effizienz in einem Callcenter zu steigern, kann durch ein System verbessert werden, das Sprachnachrichten automatisch an die Posteingänge der Angestellten sendet. Durch das Lesen von Transkripten der Sprachnachrichten können Angestellte schneller auf die benötigten Informationen zugreifen. Ein zugängliches Archiv von Sprachnachrichten im Posteingang kann langfristig die Produktivität steigern.
Ein letztes Wort
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel über die “Sprachnachricht-zu-E-Mail”-Funktion hilfreich war. Bei CloudTalk glauben wir daran, dass diese Funktion Callcenter-Managern und ihren Angestellten viel Zeit und Geld sparen kann. Sie hilft Ihnen organisiert zu bleiben und macht Ihr Team effizienter. CloudTalk bietet eine fortgeschrittene Version dieser Funktion sowie weitere über 70 Top-Funktionen. Möchten Sie unsere VoIP-Lösung selbst ausprobieren? Sehen Sie sich unsere 14-tägige kostenlose Probeversion an. Keine Kreditkarte erforderlich.
