Stellenbeschreibungen können ein wahrer Schatz für jedes Unternehmen sein. Doch oft werden sie vernachlässigt oder sogar vergessen. Dabei erfüllen sie wichtige Funktionen und unterstützen verschiedene Personalprozesse. In diesem Artikel erfahren Sie, was Stellenbeschreibungen sind, welche Funktionen sie erfüllen und wie Sie eine perfekte Stellenbeschreibung erstellen können.
Was ist eine Stellenbeschreibung?
Eine Stellenbeschreibung ist ein internes Dokument, das alle relevanten Informationen über eine bestimmte Position im Unternehmen enthält. Hier erfahren Sie, welche Erwartungen an den Stelleninhaber gestellt werden, welche Aufgaben er oder sie übernimmt und wie die Stelle in die Unternehmensstruktur eingebettet ist.
Was ist der Unterschied zur Stellenanzeige?
Eine Stellenbeschreibung sollte nicht mit einer Stellenanzeige verwechselt werden. Während die Stellenbeschreibung ein internes Dokument ist, das nicht nach außen getragen wird, dient die Stellenanzeige dazu, geeignete Kandidaten auf eine freie Position aufmerksam zu machen.
Die Funktion einer Stellenbeschreibung
Stellenbeschreibungen werden oft unterschätzt, obwohl sie in verschiedenen Personalprozessen unterstützen können. Hier sind einige der Vorteile:
1. Schnellere Erstellung von Stellenanzeigen
Eine gut strukturierte Stellenbeschreibung ist das Herzstück jeder guten Stellenanzeige. Wenn Sie bereits eine Stellenbeschreibung haben, können Sie diese einfach um Informationen wie Unternehmensprofil, Leistungen und Bewerbungsverfahren ergänzen und die Anzeige veröffentlichen.
2. Effektive Vorbereitung und Durchführung des Personalauswahlverfahrens
Eine detaillierte Stellenbeschreibung liefert die Grundlage für die Auswahl der richtigen Bewerber und die Vorbereitung des Auswahlverfahrens. Sie hilft dabei, die Anforderungen an den idealen Kandidaten festzulegen und die richtigen Verfahren auszuwählen.
3. Erleichterung des Einstellungsprozesses
Die Stellenbeschreibung ist ein wichtiger Bestandteil des Einstellungsprozesses. Sie hilft dabei, den neuen Mitarbeiter über seine Aufgaben zu informieren und den Arbeitsvertrag zu erstellen.
4. Unterstützung des Onboardings
Auf Basis der Stellenbeschreibung können Sie einen individuellen Einarbeitungsplan erstellen, der den neuen Mitarbeiter langsam an seine Aufgaben heranführt. Außerdem können Sie wichtige Kontaktpersonen und Schnittstellen vermerken.
5. Klärung von Verantwortlichkeiten und Festlegung der Personalplanung
Stellenbeschreibungen schaffen Transparenz und helfen dabei, Verantwortlichkeiten zu klären und die Personalplanung zu verbessern. Mit einer klaren Stellenbeschreibung lässt sich zum Beispiel ein Stellvertretungsplan viel schneller erstellen.
6. Ermöglichen von Personalentwicklung
Stellenbeschreibungen dienen als Grundlage für die Leistungsbewertung der Mitarbeiter. Sie ermöglichen es Ihnen, Beurteilungskriterien festzulegen und Personalentwicklungsmaßnahmen wie Trainings oder Coaching zu planen.
7. Vereinfachung von Personalaustritten
Die Tätigkeitsbeschreibung erleichtert die Erstellung von Arbeitszeugnissen und kann zur Vorbereitung einer Neubesetzung genutzt werden.
Was gehört in eine Stellenbeschreibung?
Der Aufbau einer Stellenbeschreibung kann individuell gestaltet werden. Hier sind die wichtigsten Elemente, die enthalten sein sollten:
1. Stellenbezeichnung
Der Jobtitel der Stelle, zum Beispiel “Senior Recruiter”.
2. Abteilung/Bereich/Standort
Die Zuordnung der Stelle zur Unternehmensstruktur.
3. Kostenstelle/Kürzel/Code
Identifikationsmerkmale für die Stelle.
4. Stelleninhaber
Der Name des aktuellen Stelleninhabers, falls die Position besetzt ist.
5. Ziel der Stelle
Eine kurze Beschreibung des Zwecks der Stelle und wie sie zum Unternehmenserfolg beiträgt.
6. Vorgesetzter
Der direkte Vorgesetzte, an den der Stelleninhaber berichtet.
7. Führungsverantwortung
Gibt es untergeordnete Mitarbeiter?
8. Zusammenarbeit und Schnittstellen
Mit wem arbeitet der Stelleninhaber hauptsächlich zusammen, intern und extern?
9. Kernaufgaben
Die Hauptaufgaben, die zur Erreichung des Stellenziels beitragen.
10. Nebenaufgaben
Weniger wichtige Aufgaben, die zusätzlich anfallen können.
11. Anforderungen
Qualifikationen, Kenntnisse und Kompetenzen, die für die Stelle erforderlich sind.
12. Befugnisse und Rechte
Entscheidungsbefugnisse des Stelleninhabers.
13. Arbeits- und Hilfsmittel
Die zur Verfügung stehenden Ressourcen und Arbeitsmittel.
14. Stellvertretung
Wer vertritt den Stelleninhaber bei Abwesenheit und welche Aufgaben werden von der Vertretung übernommen?
15. Leistungsbewertung
Kriterien zur Bewertung der Leistung des Stelleninhabers.
16. Gehalt
Angaben zur Entlohnung der Stelle.
17. Vollzeit/Teilzeit
Angabe der Arbeitsstunden und mögliche Regelungen zum Homeoffice.
Wie erstellt man eine Stellenbeschreibung?
Hier sind 4 einfache Schritte, um eine Stellenbeschreibung zu erstellen:
1. Vorgehensweise planen
Planen Sie im Voraus, wie die Stellenbeschreibungen genutzt werden sollen. Legen Sie fest, wie sie aussehen sollen, wer daran beteiligt ist und wo sie abgelegt werden. Klären Sie auch, wer für die regelmäßige Aktualisierung verantwortlich ist.
2. Informationen sammeln und analysieren
Interviewen Sie den aktuellen Stelleninhaber und den Vorgesetzten, um Informationen über die Aufgaben und Anforderungen der Stelle zu erhalten. Halten Sie die Ist- und Soll-Zustände fest und erstellen Sie eine Stellenbeschreibung.
3. Stellenbeschreibung formulieren und verabschieden
Formulieren Sie die Stellenbeschreibung, indem Sie personenunabhängige Formulierungen verwenden. Lassen Sie die finale Version von Vorgesetzten und der Personalabteilung absegnen.
4. Stellenbeschreibung aktualisieren
Aktualisieren Sie die Stellenbeschreibung nur bei bestimmten Anlässen, wie der Schaffung einer neuen Stelle, dem Ausscheiden eines Mitarbeiters oder Veränderungen im Unternehmen.
Stellenbeschreibung Muster
Eine Vorlage kann Ihnen beim Erstellen einer Stellenbeschreibung als Muster dienen. Beachten Sie jedoch, dass Stellenbeschreibungen individuell angepasst werden sollten. Hier ist ein Beispiel für eine Stellenbeschreibung:
- Stellenbezeichnung: Senior Recruiter
- Abteilung/Bereich/Standort: Recruiting-Abteilung, Hauptsitz
- Entgelt: Verhandlungsbasis
- Ziel der Stelle: Gewinnung qualifizierter Kandidaten für offene Stellen, Beitrag zum Unternehmenserfolg
- Stelleninhaber: Max Mustermann
- Direkter Vorgesetzter: Sarah Schmidt, Head of Recruiting
- Vertretung im Krankheitsfall/Urlaubsfall: Julia Müller, HR Business Partner
- Pensum: Vollzeit, 40 Stunden pro Woche
- Kernaufgaben: Bewerbermanagement, Kandidatensuche, Vorstellungsgespräche führen, Personalentwicklung
- Nebenaufgaben: Unterstützung bei HR-Projekten
- Anforderungen: Abgeschlossenes Studium, mehrjährige Erfahrung im Recruiting, Kenntnisse der aktuellen Recruiting-Methoden
