Der Stundenzettel gehört in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag, ist aber oft unbeliebt. In diesem Artikel erfährst du, warum du einen Stundenzettel führen musst, was er enthalten sollte und welche Lösungen dir dabei helfen können.
1. Was ist ein Stundenzettel?
Ein Stundenzettel ist eine Liste aller Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers. Beginn und Ende der Arbeit werden dort festgehalten. Diese Aufzeichnungen dienen als Grundlage für die Lohnverrechnung.
2. Die häufigsten Fragen zum Thema Stundenzettel
2.1 Ist Stundenzettel schreiben Arbeitszeit?
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Dabei kann die Zeiterfassung entweder vom Arbeitgeber selbst oder von den Mitarbeitern durchgeführt werden. Wenn Mitarbeiter im Auftrag des Arbeitgebers Aufzeichnungen über ihre Arbeitszeit führen müssen, gilt das als Arbeitszeit im rechtlichen Sinne.
2.2 Wer muss Stundenzettel führen?
Seit einem Urteil des EuGH im Mai 2019 sind Arbeitgeber EU-weit grundsätzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Die Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit ist in der Regel notwendig. Der Arbeitgeber kann die Zeiterfassung jedoch an die Mitarbeiter delegieren. Oft überlassen Unternehmen die Zeiterfassung den Beschäftigten selbst und stellen ihnen entweder einen Papier-Stundenzettel oder ein Online-Zeiterfassungssystem zur Verfügung.
2.3 Wie lange muss man Stundenzettel aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfristen für Stundenzettel sind gesetzlich geregelt. In Deutschland beträgt die Aufbewahrungsfrist 2 Jahre, in Österreich 1 Jahr und in der Schweiz 5 Jahre.
3. Was muss in einem Stundenzettel enthalten sein?
Ein Stundenzettel muss bestimmte gesetzliche Vorgaben erfüllen. Er sollte das Datum, den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende, Pausenzeiten, die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit sowie zusätzliche Informationen wie die Personalnummer enthalten. Die erfassten Daten dienen der Überprüfung und Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
4. Vor- und Nachteile eines Papier-Stundenzettels
Ein Papier-Stundenzettel ist einfach in der Handhabung, erfordert jedoch einen hohen administrativen Aufwand und ist fehleranfällig. Außerdem kann es zu Verzögerungen bei der Verfügbarkeit der Daten kommen und es besteht die Gefahr, dass der Stundenzettel verloren geht.
5. Stundenzettel führen – diese Möglichkeiten hast du
Der klassische Weg ist die handschriftliche Erfassung auf Papier. Eine beliebte Alternative sind Exceltabellen, jedoch bleibt der administrative Aufwand hoch. Die einfachste und effizienteste Lösung ist die Nutzung einer Online-Zeiterfassung. Hier werden viele Schritte automatisiert und die Daten stehen jederzeit zur Verfügung.
5.1 Warum eine Zeiterfassungs-Software die beste Lösung ist
Eine Online-Zeiterfassung spart Zeit und Kosten. Die Mitarbeiter verwenden eine digitale Stoppuhr, es entsteht kein Papierchaos und die Daten können schnell und effizient weiterverarbeitet werden. Eine Online-Zeiterfassung ist die optimale Lösung, um den administrativen Aufwand gering zu halten.
6. Stundenzettel Vorlage
Am Monatsende müssen die Arbeitsstunden, Urlaubstage und Überstunden zusammengefasst werden. Eine Excel-Vorlage kann dabei helfen, die Daten zu berechnen. Die Vorlage ist kostenlos und kann mit jedem Tabellenkalkulationsprogramm genutzt werden. Alternativ steht auch ein PDF-Stundenzettel zum Download zur Verfügung.
6.1 Kann ich diese Excel-Vorlage gratis nutzen?
Ja, sowohl die Excel-Vorlage als auch der PDF-Stundenzettel können kostenlos genutzt werden. Sie benötigen lediglich ein entsprechendes Tabellenkalkulationsprogramm oder einen Internetbrowser, der das PDF-Format unterstützt.
6.2 Was muss ich bei der Arbeitszeiterfassung beachten?
Die Handhabung eines Excel- oder PDF-Stundenzettels ist einfach, erfordert jedoch sorgfältige Notizen, um Fehler zu vermeiden. Die Zeiten sollten regelmäßig eingetragen werden, um die Genauigkeit der Aufzeichnungen sicherzustellen.
6.3 Wie verwende ich die Excel-Vorlage?
Die Excel-Vorlage ist einfach zu bedienen. Für jeden Arbeitstag werden Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeit eingetragen. Die Vorlage enthält Formeln, mit denen die Netto-Arbeitszeit und die Monats-Arbeitszeiten automatisch berechnet werden.
6.4 Wann reicht eine Arbeitszeiterfassung mit Excel oder Papier aus?
Die Erfassung der Arbeitszeiten per Excel oder auf Papier ist mit mehr Aufwand verbunden als eine digitale Zeiterfassung. Solange die Mitarbeiterzahl überschaubar ist, kann dies jedoch eine akzeptable Lösung sein. Bei steigender Mitarbeiteranzahl kann es jedoch schnell unübersichtlich und aufwendig werden.
Ein Stundenzettel ist eine wichtige Aufzeichnung deiner Arbeitszeiten. Mit den richtigen Tools und Methoden kannst du die Zeiterfassung effizienter gestalten und Zeit sparen. Eine Online-Zeiterfassung bietet viele Vorteile und hilft dir dabei, den administrativen Aufwand zu minimieren. Probiere es aus und vereinfache deine Arbeitszeiterfassung!
