Die Themen Teil- und Abschlagsrechnungen werden oft missverstanden. In diesem Artikel möchten wir Ihnen den praktischen Ablauf der Erstellung von Teil- und Abschlagsrechnungen mithilfe der Handwerkersoftware TopKontor erklären.
Unterschied zwischen Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen
Oft fragen uns Kunden nach dem Unterschied zwischen einer Teilrechnung und einer Abschlagsrechnung. Der wesentliche Unterschied liegt bereits in den Begriffen selbst.
Bei einer Teilrechnung werden genau die “Teile” abgerechnet, die bereits verbaut wurden. Dabei können “Teile” sowohl Arbeitsstunden, Maschinenstunden als auch andere Leistungen sein. Oft wird eine Teilrechnung in Verbindung mit einem Teilaufmaß erstellt. Dabei werden die bearbeiteten Flächen oder Strecken im Aufmaß angegeben und berechnet. Der Auftraggeber erhält sowohl die Rechnung als auch das Aufmaßblatt, um die in Rechnung gestellten Positionen nachvollziehen zu können.
Eine Abschlagsrechnung hingegen ist weniger genau. Hier wird ein Pauschalbetrag oder Prozentsatz in Rechnung gestellt, ohne dass der Kunde genau erkennen kann, welche Artikel oder Leistungen verbaut wurden. Insbesondere öffentliche Auftraggeber haben oft Schwierigkeiten mit dieser Verrechnungsmethode und fordern eine Abrechnung nach VOB. Eine Teilrechnung erfüllt diese Vorgabe, da hier Art und Umfang der erbrachten Leistungen nachweisbar sind.
Erstellung von Abschlagsrechnungen in der Praxis
Eine Abschlagsrechnung basiert auf einem Basisdokument wie einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung. In TopKontor Handwerk können Sie eine Abschlagsrechnung erstellen, indem Sie im geöffneten Basisdokument den Menüpunkt “Teil-/Abschlagsrechnung” auswählen und “Neue Abschlagsrechnung erstellen” anklicken.
Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie einen Pauschalbetrag oder Prozentsatz angeben können, der auf Grundlage des Basisdokuments berechnet wird. Die Option “Abschlagsrechnung kumulativ erzeugen” wird später erläutert.
Sobald Sie den Betrag oder Prozentsatz übernehmen, wird die Abschlagsrechnung erstellt.
Teilrechnung in der Praxis
Auch für eine Teilrechnung benötigen Sie ein Basisdokument. Um eine Teilrechnung in TopKontor Handwerk zu erstellen, wählen Sie ebenfalls den Menüpunkt “Teil-/Abschlagsrechnung” aus und klicken Sie auf “Neue Teilrechnung erstellen”.
Anschließend können Sie die Positionen für die Teilrechnung angeben, die aus dem Basisdokument übernommen werden. Geben Sie die Menge der abzurechnenden Positionen an.
Die Teilrechnung öffnet sich automatisch, wenn Sie die angegebenen Mengen übernehmen.
Kumulierte Teil- und Abschlagsrechnungen
Wie bereits erwähnt, besteht die Möglichkeit, Teil- und Abschlagsrechnungen kumuliert zu erstellen. Bei Teilrechnungen ist dies standardmäßig in TopKontor Handwerk voreingestellt, während bei Abschlagsrechnungen diese Option bei der ersten Erstellung eingestellt werden kann. Aber was bedeutet kumuliert eigentlich?
Die kumulative Darstellung beinhaltet alle bereits erstellten Teil- bzw. Abschlagsrechnungen bis zur Schlussrechnung. In TopKontor Handwerk wird zusätzlich angezeigt, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und wie hoch der noch zu zahlende Betrag ist.
Diese kumulative Darstellung bietet dem Auftraggeber den Vorteil, den bereits in Rechnung gestellten Gesamtbetrag sowie den noch zu zahlenden Betrag genau nachvollziehen zu können. Gerade bei großen Projekten ist dies äußerst hilfreich und wird von vielen Auftraggebern erwartet.
Um die Beispiele besser nachvollziehen zu können, laden Sie einfach die kostenlose Demoversion von TopKontor Handwerk herunter.
Video: Unterschied Abschlagsrechnung Teilrechnung
