In verschiedenen Branchen wie dem Anlagenbau, Software- und Serviceanbietern oder dem Baugewerbe werden vereinbarte Leistungen oft über einen längeren Zeitraum hinweg erbracht oder in Teilleistungen erbracht. Deshalb erhalten Auftraggeber häufig Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen, bevor die Schlussrechnung als endgültige Abrechnung der Kosten erfolgt.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Die Abschlagsrechnung, auch bekannt als Akontorechnung, ist eine Rechnung für einen Teilbetrag des Auftrags, für den noch keine Leistung erbracht wurde. Abschlagsrechnungen werden oft verwendet, wenn der Wert der Ware oder Leistung sehr hoch ist und die Erbringung über einen langen Zeitraum erfolgt, wie zum Beispiel bei einer Bauleistung. Sie ist im Grunde eine Art Anzahlung. Der Betrag der Abschlagsrechnung macht in der Regel einen prozentualen Anteil der Gesamtrechnung aus, wie zum Beispiel 20 Prozent des Gesamtbetrags, die vor der Auslieferung der Ware oder Erbringung der Leistung bezahlt werden müssen. Eine Abschlagsrechnung kann jedoch auch einen festen Betrag oder die Kosten für einzelne Produkte umfassen.
Was ist eine Teilrechnung?
Eine Teilrechnung oder Teilschlussrechnung wird erstellt, wenn eine bereits vollständig erbrachte Leistung abgerechnet werden soll. Wenn zum Beispiel für einen Auftrag von zehn Produktionsmaschinen bereits drei ausgeliefert wurden, kann eine Teilrechnung für die bereits ausgelieferte Ware erstellt werden. Eine Teilrechnung kann für einzelne Positionen, mehrere einzelne Positionen, einen prozentualen Betrag oder einen festen Betrag erstellt werden. Bei Teilrechnungen muss auch die Gewährleistungspflicht beachtet werden. In Bezug auf die Konsequenzen für die Finanzbuchhaltung verhält sie sich wie die Schlussrechnung.
Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Teilrechnung?
Bei einer Teilrechnung wurde bereits eine (Teil-) Leistung erbracht, die in Rechnung gestellt wird. Im Gegensatz dazu wird bei einer Abschlagsrechnung ein Teilbetrag in Rechnung gestellt, obwohl noch keine Leistung erbracht wurde. Abschlagsrechnungen können als eine Art Anzahlung angesehen werden, die vor der Leistungserbringung von oft wertvollen oder langfristigen Aufträgen getätigt wird.
Es können auch mehrere Teilrechnungen gestellt werden, bevor die Schlussrechnung gestellt wird. Sobald eine Leistung erbracht wurde, werden Teilrechnungsbeträge als Teilrechnungen bezeichnet und erfasst.
Es gibt auch einen steuerlichen Unterschied zwischen den beiden Rechnungsarten. Bei Abschlagsrechnungen wird die Umsatzsteuer bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig, in dem die Teilzahlung vereinnahmt wurde. Bei Teilrechnungen und Schlussrechnungen gilt jedoch wie gewohnt, dass die Pflicht zur Umsatzsteuerabfuhr mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums entsteht, in dem die Leistung erbracht wurde. Bei Abschlagsrechnungen ist die Umsatzsteuer also bereits vor der Leistungserbringung zu zahlen.
Was ist eine Schlussrechnung?
Mit der Schlussrechnung werden die endgültigen Kosten abgerechnet. Im Umsatzsteuergesetz wird die Schlussrechnung auch als Endrechnung bezeichnet. In der Schlussrechnung müssen alle Teilleistungen und Beträge, die bereits durch Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen abgedeckt wurden, übersichtlich aufgeführt werden. Vorher geleistete Anzahlungen und Teilzahlungen verringern natürlich den noch ausstehenden Gesamtbetrag.
Wie kann ich Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen einfach erstellen?
Wer mit Salesforce arbeitet, konnte bisher nur eine Gesamtrechnung erstellen. Wir wissen jedoch, dass viele Unternehmen aus verschiedenen Branchen regelmäßig verschiedene Rechnungsarten stellen und Teilbeträge verrechnen. Deshalb haben wir auf Kundenwunsch ein tolles Feature entwickelt, das die Arbeit mit Salesforce einfacher und effizienter macht. Ab sofort kannst du Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen direkt in Salesforce erstellen.
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Schritte zur Erstellung von Teilrechnungen in Salesforce
Wir haben uns bemüht, das neue Feature für Teilrechnungen so unkompliziert wie möglich zu gestalten, denn eine gute Usability ist uns sehr wichtig.
Bevor du eine Rechnung erstellen kannst, musst du in sevDesk unter den Einstellungen die Erstellung von Teilrechnungen aktivieren, sonst ist es in Salesforce später nicht möglich.
Um eine Abschlags- oder Teilrechnung zu erstellen, klicke nun oben rechts wie gewohnt auf “Rechnung erstellen”. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du nun auswählen kannst, ob du eine Abschlagsrechnung, eine Teilrechnung oder eine Schlussrechnung erstellen möchtest.
Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen können in drei Varianten erstellt werden: mit einem prozentualen Betrag, einem festen Betrag oder mit der Auswahl bestimmter Produkte.
Wähle also nun aus, ob du eine Abschlagsrechnung oder eine Teilrechnung erstellen möchtest und mit welcher Variante du den Betrag festlegen willst, also ob zum Beispiel 30 Prozent, 3.000 Euro oder Produkt A und B den Rechnungsbetrag bilden.
Du kannst eine Abschlagsrechnung und mehrere Teilrechnungen für einen Auftrag erstellen. Dank der sevDesk für Salesforce Integration und der Synchronisation mit deinem Online-Banking-Konto in sevDesk hast du in Salesforce immer einen Überblick über den noch ausstehenden Rechnungsbetrag. Wenn nun der Gesamtbetrag fällig ist, klickst du einfach auf “Schlussrechnung”. In Salesforce wird automatisch eine Schlussrechnung mit dem noch offenen Betrag erstellt. Auf der Rechnung ist neben allen Positionen auch eine Übersicht über alle vergangenen Abschlags- und Teilrechnungen sowie den noch zu zahlenden Restbetrag für volle Transparenz und Übersicht aufgelistet.
Die Möglichkeit, Schlussrechnungen und Teilrechnungen zu stellen, ist nur eines unserer vielen neuen Features des sevDesk für Salesforce Winter Release. Alle Features und Vorteile erklären wir dir auf unserem Blog.
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