Der Newcomer ToolTime hat bei uns einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Obwohl es noch einige Funktionen vermissen lässt, konnten das einfache Handling und der zuverlässige Kundensupport im Test überzeugen. Wie gut Ihnen die Software-Lösung in der Praxis für Ihr Unternehmen dienen kann, hängt letztendlich von Ihrem Gewerk und dem Umfang Ihrer Arbeit ab. Aber lassen Sie uns Schritt für Schritt vorgehen:
Alle Kundendaten übersichtlich im Blick
Mit ToolTime können Sie die Daten Ihrer Kunden einfach und übersichtlich verwalten. Falls Sie bereits einen eigenen Kundenstamm aufgebaut haben, können Sie diesen problemlos per Export an ToolTime senden und das Unternehmen übernimmt den Datenimport (gegen Gebühr!). Alternativ können Sie auch eine der Vorlagen nutzen, um einen eigenen Kundenstamm zu erstellen oder Kundeninformationen aus einem Angebots- oder Rechnungsentwurf oder sogar einem Termin zu übernehmen.
ToolTime bietet auch eine umfassende Verwaltung Ihres Kundenstamms. Wenn Sie die Daten eingeben, können Sie zum Beispiel problemlos Debitorennummern vergeben. Zusätzlich zu den Rechnungsadressen haben Sie die Möglichkeit, alternative Adressen (wie zum Beispiel eine andere Ausführungsort) und Kontaktdaten der Kunden hinzuzufügen.
Die einfache Kontaktverwaltung ist besonders nützlich für kleine Unternehmen und Start-ups, die nicht über ausreichend Ressourcen für langwierige Verwaltungsprozesse verfügen. Die Kontaktverwaltung von ToolTime ist solide und bietet Ihnen alles, was Sie brauchen, ist aber im direkten Vergleich mit anderen Lösungen eher durchschnittlich.
Übersichtlichkeit auch bei vielen Kundendaten
ToolTime verwendet verschiedene Bezeichnungen für die einzelnen Kunden (Privat- oder Firmenkunden). Sie können selbst entscheiden, wie die Kontaktdaten sortiert und angezeigt werden sollen. Farbliche Elemente und automatisch generierte Kundennummern erleichtern zudem die Verwaltung der Daten. Alle Projekte, die mit einem Kunden verknüpft sind, werden unter dem entsprechenden Namen angezeigt.
Die Kontaktverwaltung von ToolTime überzeugte uns im Test und bietet eine wirklich gute Übersicht, auch bei großen Datenmengen. Wir konnten ohne Probleme Kunden hinzufügen und sie mit den jeweiligen Aufträgen und Rechnungen verknüpfen. Das erfordert nur wenige Klicks.
Eingeschränkte Kontaktmöglichkeiten zu Lieferanten/Händlern
In ToolTime können Sie zwar über die IDS-Schnittstelle auf den Webshop Ihrer Großhändler zugreifen, die Kontaktverwaltung für Lieferanten oder Händler ist jedoch begrenzt. Sie können nur Kundendaten und Mitarbeiterinformationen eingeben. Kontaktdaten von Lieferanten oder Händlern müssen Sie separat organisieren oder im Bereich “Sonstiges” im Katalogbereich einfügen.
Im Vergleich zu Wettbewerbern wie HERO sind die Möglichkeiten zur Verwaltung von Lieferanten in ToolTime begrenzt. Was hier fehlt, wird jedoch durch die zahlreichen Händlerschnittstellen (IDS-Connect, Datanorm) ein wenig ausgeglichen und trägt gleichzeitig zu einer besseren Übersichtlichkeit des Programms bei.
Zeitersparnis dank sinnvoller Einbindung der Kontaktdatenbank
Obwohl die Datenbank von ToolTime sich auf Ihre Kunden beschränkt, ist die Organisation und Einbindung der Kontakte gut gelöst. Ein einmal erstellter oder importierter Kundenkontakt kann in jedem Angebot, Projekt, Rechnung oder Termin einfach ausgewählt und hinzugefügt werden. Das spart Zeit und sorgt für bessere Übersichtlichkeit.
Fazit: Einfache Bedienung und Organisation
Alles in allem ist die Kontaktdatenbank von ToolTime übersichtlich und einfach zu handhaben. Einige Funktionen könnten zwar noch verbessert werden, dennoch vergeben wir hier die Note “gut”. Was an Funktionen fehlt, gleicht die Benutzerfreundlichkeit jedoch wieder aus!
Im Vergleich zur Lösung von smarthandwerk ist die Kontaktdatenbank von ToolTime nicht so umfangreich. Es kombiniert die komfortable Datenbankverwaltung von Plancraft mit der übersichtlichen und einfachen Erstellung der Kontaktdatenbank. ToolTime bietet zwar nichts wirklich Aufregendes oder Neues, ist aber solide und benutzerfreundlich.
Die Kontaktverwaltungsfunktionen von ToolTime im Überblick
- Anbieter-Import: Organisieren Sie Ihre Kundendaten entweder durch den Import von ToolTime (gegen Gebühr) oder durch manuelle Neuanlage.
- Kontaktverwaltung: Die Daten Ihrer Kunden sind übersichtlich und komfortabel zu finden.
