Um das Beste aus Meetings herauszuholen, spielt die Protokollierung eine entscheidende Rolle. Als meistgenutztes Führungsinstrument ist es wichtig, Diskussionen, Entscheidungen und Abstimmungen festzuhalten. Das Verlaufsprotokoll ermöglicht es, Besprechungen nachvollziehbar zu machen, Ergebnisse zu sichern und Folgemaßnahmen zu beschließen.
Meetings nehmen viel Zeit von Führungskräften in Anspruch, daher lohnt sich der Aufwand für die Protokollierung schnell. Außerdem können sie in einigen Fällen sogar gesetzlich vorgeschrieben sein.
Es gibt verschiedene Protokollarten, je nach Zweck und Art des Meetings. Das Verlaufs- und das Ergebnisprotokoll haben beide eine wichtige Funktion und sind entscheidend für den Erfolg von Sitzungen.
Verlaufsprotokoll schreiben: Die Definition
Ein Verlaufsprotokoll konzentriert sich auf den Ablauf einer Sitzung. Im Gegensatz zum Ergebnisprotokoll geht es nicht nur um die Aufzeichnung von Beschlüssen, sondern auch um die Dokumentation der gesamten Diskussion. Das Protokoll wird in indirekter Rede verfasst und gibt die Ereignisse und Beiträge chronologisch wieder.
Im Verlaufsprotokoll werden die Beiträge sinngemäß, aber nicht wörtlich aufgezeichnet. Der sogenannte Verdichtungsfaktor zeigt an, wie stark das Protokoll gekürzt ist.
Der Nutzen eines Verlaufsprotokolls
Obwohl das Schreiben eines Verlaufsprotokolls administrativ und aufwendig erscheinen mag, ist sein Nutzen offensichtlich. Es ermöglicht es, die Gesprächsverläufe einer Sitzung nachzuvollziehen und Entscheidungen zu verstehen. Personen, die nicht direkt am Meeting teilgenommen haben, erhalten einen detaillierten Überblick über die Gründe für bestimmte Beschlüsse und Maßnahmen.
Teilnehmer können durch das Verlaufsprotokoll ihre Erinnerungen festigen und die Inhalte der Sitzung besser verstehen. Das Verlaufsprotokoll macht die Informationen direkt nutzbar und ermöglicht weitere Diskussionen und Maßnahmen.
Im Allgemeinen bietet das Verlaufsprotokoll folgende Vorteile:
- Teilnehmer können die Sitzung angemessen rekapitulieren.
- Auch Unbeteiligte erhalten einen umfassenden Überblick.
- Das Protokoll dient als Kontrollmechanismus und Vergewisserung für das Nachgehen von Aufgaben.
- Es ermöglicht die Analyse von Prozessen und die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten.
- Verantwortliche können zugeordnet werden.
- Compliance-Maßnahmen werden erfüllt.
Verlaufsprotokoll schreiben: Ein Beispiel für zufriedenstellende Ergebnisse
Das Schreiben eines Verlaufsprotokolls ist wichtig und verantwortungsvoll. Es ist ratsam, mit System und einer Vorlage vorzugehen, um die Protokollierung einheitlicher, zeitsparender und übersichtlicher zu gestalten. Eine gut strukturierte Agenda kann als Leitfaden für das Verlaufsprotokoll dienen.
Aufbau eines Verlaufsprotokolls: Diese Punkte sind wichtig
Es gibt keine festen Regeln für die Gestaltung eines Verlaufsprotokolls, solange keine rechtlichen Vorschriften erfüllt werden müssen. Hier sind einige wichtige Punkte, die in einem Verlaufsprotokoll enthalten sein sollten:
- Protokollkopf mit Titel, Ort, Datum, Dauer, Teilnehmern und Protokollanten
- Aufzählung der Agendapunkte
- Darstellung der Beschlüsse und deren Entstehung
- Ergebnisse von Abstimmungen
- Benennung der Verantwortlichen
- Unterschriften
- Anlagen, falls relevante Dokumente existieren
Tipps zur Gestaltung eines Verlaufsprotokolls
Struktur, Übersichtlichkeit und einfache Nachvollziehbarkeit sind entscheidend. Die Verwendung einer Vorlage ist hilfreich. Da das Verlaufsprotokoll dokumentarischer Natur ist, sollte es auf subjektive Färbungen und Interpretationen geprüft werden.
Es ist wichtig, kurze und einfache Sätze zu verwenden und eine klare Gedankenführung sicherzustellen. Das Verlaufsprotokoll sollte wahrheitsgetreu und vollständig sein, ohne überladen zu wirken. Auch auf Rechtschreibung, Interpunktion und Grammatik sollte geachtet werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Die Auswahl: Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll
Die Entscheidung zwischen Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll hängt von der Formalität und Bedeutung der Sitzung ab. Das Verlaufsprotokoll eignet sich gut für Meetings mit vielen kontroversen Diskussionen, um wichtige Grundlagen für kommende Beschlüsse zu schaffen. Das Ergebnisprotokoll ist prägnanter und reicht für abgeschlossene Diskussionen aus.
Verlaufsprotokoll: Prozesse holistisch betrachten
Ein Verlaufsprotokoll zu schreiben, kann einen hohen Nutzen haben, insbesondere für umfangreiche Prozesse, wichtige Entscheidungen und wiederkehrende Sitzungen. Es ermöglicht die genaue Nachverfolgung von Entscheidungen und kann auch eine rechtliche Relevanz haben. Es lohnt sich, den Aufwand in konkrete Aktionen und Erfolge umzuwandeln.
Die Gestaltung eines Verlaufsprotokolls liegt im Ermessen des jeweiligen Unternehmens oder Individuums. Wichtig ist der Mehrwert, den das Protokoll bietet. Es beleuchtet den Ablauf von Meetings umfassend und zeigt auf, wie Entscheidungen getroffen wurden.
Bei der Wahl zwischen Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll sollte eine Abwägung stattfinden. Für Meetings mit vielen Diskussionen kann ein Verlaufsprotokoll sinnvoll sein, während ein Ergebnisprotokoll für abgeschlossene Diskussionen ausreicht.
Es ist ratsam, in die Gestaltung eines Verlaufsprotokolls zu investieren, um es in konkrete Handlungen und Erfolge umzusetzen.
