In den Vereinigten Staaten müssen Unternehmen genaue Steuer-ID-Informationen haben, um das Einkommen zu melden, das sie an ihre Lieferanten zahlen. Dieser Prozess der Datenerfassung gilt sowohl für in den USA ansässige Unternehmen als auch für ausländische Unternehmen, die Geschäfte in den USA betreiben. Es ist unerlässlich, genaue W-Series-Steuer-ID-Informationen über die Lieferanten zu speichern, um die Anforderungen des US-amerikanischen Bundessteuergesetzes zu erfüllen und Strafgebühren aufgrund mangelnder Einhaltung zu vermeiden. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie einen strengen Prozess haben, der es ihnen ermöglicht, relevante Informationen und Daten von allen Lieferanten zu sammeln. Darüber hinaus müssen Steuer-ID-Informationen wie die US-amerikanischen Steuerzahler-Identifikationsnummern (TIN) und die EU-Umsatzsteuer (VAT) auch validiert werden. In diesem Artikel werden wir uns mit den Formularen W-8 und W-9, der EU-Umsatzsteuer und den US-amerikanischen TIN, ihrem Zweck, ihren Unterschieden und der Frage befassen, wann welches Formular verwendet werden sollte.
Was sind die Formulare der W-8-Serie?
Das W-8-Formular wird von ausländischen Unternehmen, sowohl von Bürgern als auch von Organisationen, verwendet, um von bestimmten Steuerabzügen befreit zu werden. Dieses Formular dient als Nachweis dafür, dass das Unternehmen in den USA Geschäfte tätigt, jedoch hauptsächlich in einem anderen Land ansässig ist.
Einfach ausgedrückt benötigen US-Organisationen diese Formulare, um zu berechnen, wie viel Steuern sie von ausländischen Lieferanten einbehalten sollen. Dies ist aufgrund der unterschiedlichen Steuerabkommen, die die USA mit verschiedenen Ländern auf der ganzen Welt haben, kompliziert – wie zum Beispiel ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den USA und dem Vereinigten Königreich.
Um es noch komplizierter zu machen: Die W-8-Serie enthält fünf verschiedene Formulare, die zur Verwaltung von Steueranforderungen für Unternehmen verwendet werden, die den Status einer ausländischen Steuer-ID beanspruchen. Je nachdem, wer das Formular ausfüllt und zu welchem Zweck es dient, unterscheiden sie sich in ihrem Zweck. Das macht sie kompliziert, da Lieferanten selten wissen, welches Formular sie ausfüllen müssen.
Da das US-Steuerrechtssystem so komplex ist, kann es verschiedene Herausforderungen für Unternehmen schaffen, die Daten zur Steuer-ID für in den USA tätige Lieferanten sammeln müssen. Im unglücklichen Fall des Ausfüllens des falschen Formulars oder des Ausfüllens des richtigen Formulars, jedoch mit falschen Informationen, kann der Einfluss auf die Organisation aufgrund hoher Strafen enorm sein. W-8-Formulare verfallen auch alle 3 Jahre, was zusätzliche operative Ineffizienzen schafft, da beide Seiten mit den Formularen und den Daten auf dem neuesten Stand sein sollten. Darüber hinaus muss jede Einheit, die eine Zahlung von US-amerikanischem Einkommen aus eigener Quelle leistet, die Regeln des Foreign Account Tax Compliance Act (FACTA) einhalten und prüfen, ob sie diesen unterliegt. Aufgrund seines umfangreichen Charakters deckt FATCA fast jeden nicht-US-amerikanischen Lieferanten ab, der die meisten Arten von US-amerikanischem Einkommen erhält.
Was ist das W-9-Steuerformular?
Im Gegensatz zu den Komplexitäten der W-8-Formulare sind W-9-Formulare einfach: Sie dienen dazu, eine Bundessteuer-Identifikationsnummer (TIN) eines Unternehmens an eine Einrichtung weiterzugeben, die steuerpflichtige Zahlungen an dieses Unternehmen leistet. Der Unterschied zwischen den Formularen W-8 und W-9 liegt darin, dass das W-9-Steuerformular nur von Unternehmen oder Vereinigungen verwendet werden muss, die in den USA gegründet, organisiert und hauptsächlich tätig sind und unter den Gesetzen der Vereinigten Staaten operieren.
Die auf den W-9-Formularen angegebenen Details sind wichtig, da sie es der zahlenden Organisation ermöglichen, zu verstehen, um welche Art von Einheit es sich handelt, basierend auf Informationen wie Adresse und TIN. W-9-Formulare werden hauptsächlich von der Internal Revenue Service (IRS) verwendet, um sicherzustellen, dass die von den Empfängern gemeldeten Einkünfte den von der zahlenden Organisation gemeldeten Zahlungen entsprechen. Daher ist eine effektive Kommunikation genauer Daten zwischen Unternehmen und Lieferanten von großer Bedeutung.
Darüber hinaus müssen W-9-Formulare nicht obligatorisch unterzeichnet werden (außer unter bestimmten spezifischen Umständen) und sie verfallen nie.
EU-Umsatzsteuer (VAT) und US-amerikanische Steuerzahler-Identifikationsnummern (TIN)
Um geschäftliche Beziehungen mit einem Lieferanten legal durchzuführen, muss eine Organisation ihr Buchhaltungsrahmenwerk bestätigen und ihre rechtliche Stellung im Herkunftsland validieren. Wenn man mit Lieferanten aus ausländischen Standorten zusammenarbeitet, ist es wichtig, ihre ausländische Steuer-ID gegen die Steuerbehörde zu validieren, unter der sie tätig sind.
Die US-amerikanischen Steuerzahler-Identifikationsnummern (TIN) der Internal Revenue Service und die EU-Umsatzsteuer (VAT) sind Steuer-ID-Nummern, die genau diesem Zweck dienen, nämlich der Verwaltung der Steuergesetze. Sie sind daher ein wesentlicher Bestandteil der Formulare W-8 und W-9.
Zur Klarstellung: In den USA sind gängige Formen der IRS TIN Sozialversicherungsnummern, individuelle Steuerzahler-Identifikationsnummern und Arbeitgeber-Identifikationsnummern. Andererseits spielen die VAT-Nummern eine entscheidende Rolle bei der Validierung von Lieferantenidentitäten für Unternehmen, die sowohl innerhalb als auch außerhalb der EU ansässig sind.
Die Validierung von Steueridentifikationsinformationen wird für alle neuen und bestehenden Lieferanten empfohlen. HICX bietet digitalisierte Lösungen, um die Logik für Lieferanten zu unterstützen, damit sie wissen, welches Formular sie ausfüllen müssen, und um relevante Informationen zu sammeln und diese Aktivitäten mit Lieferanten in großem Umfang zu verwalten, indem Initiativen zur Sammlung und Speicherung aller erforderlichen Informationen gestartet werden.
Artikel aktualisiert im Juni 2021.
