Das signieren von Dokumenten im beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) wirft oft Fragen auf. Es gibt verschiedene Fälle, in denen das Signieren mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) notwendig ist. In diesem Artikel werden diese Fälle näher erläutert und die entsprechenden Lösungen gegeben.
Fall 1: Ohne Mitarbeiter
Ein Einzelanwalt, der keine Mitarbeiter hat, möchte einen Schriftsatz aus dem beA versenden. In diesem Fall ist keine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Der Schriftsatz kann einfach als PDF-Datei aus dem beA abgesendet werden.
Fall 2: Schriftformbedürftige Willenserklärung
In diesem Fall möchte der Anwalt eine schriftformbedürftige Willenserklärung im Prozess abgeben. Hier ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, um das Schriftformerfordernis zu wahren.
Fall 3: Mit Rechtsanwaltsfachangestellter
Wenn der Anwalt eine Rechtsanwaltsfachangestellte hat, die den Schriftsatz versenden soll, muss der Schriftsatz vor dem Versand qualifiziert elektronisch signiert werden. Andernfalls liegt kein Versand auf einem “sicheren Übermittlungsweg” vor.
Fall 4: Sozietät
Nach Gründung einer Sozietät muss der Schriftsatz mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein, wenn er von einem anderen Anwalt der Sozietät versendet wird.
Fall 5: Sozietät mit Mandat
Wenn ein Schriftsatz von einem anderen Anwalt in einer Sozietät verfasst wird, muss dieser qualifiziert elektronisch signiert werden, es sei denn, der verantwortliche Verfasser ist am Textende erkennbar.
Fall 6: Gemeinsamer Versand
Wenn Anwälte gemeinsam eine Fortbildungsveranstaltung besuchen möchten und die Dokumente nicht selbst versenden können, muss eine Büroangestellte die qualifizierte elektronische Signatur vor dem Versand anbringen.
Es gibt jedoch auch Ausnahmen. So ist eine qualifizierte elektronische Signatur nicht erforderlich, wenn der Postfachinhaber den Versand selbst vornimmt.
Bitte beachten Sie, dass die genannten Lösungen mindestens bis zum 01.08.2022 gelten und sich durch die BRAO-Novelle zum anwaltlichen Gesellschaftsrecht ändern können.
Im Allgemeinen müssen für alle anderen Anwendungsfälle eine qualifizierte elektronische Signatur vorgenommen werden. Der Berufsträger, der als Verfasser genannt ist, muss die qualifizierte elektronische Signatur anbringen. Alternativ kann eine Zusatzsoftware verwendet werden, um außerhalb des beA qualifizierte elektronische Signaturen anzubringen.
Das beA erkennt den Benutzer bei Anmeldung und Versand. Um Nachrichten aus dem eigenen beA-Postfach selbst versenden zu können, kann die Anmeldung entweder mit der beA-Karte “Basis” oder einem zusätzlichen Softwaretoken erfolgen. Durch die Selbstsendung wird ein “vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis” erzeugt, der die qualifizierte elektronische Signatur entbehrlich macht.
Das Zusammenspiel im beA ist abhängig von den jeweiligen Anforderungen und Bedürfnissen der Anwälte.
Dieser Artikel wurde verfasst von André Feske, Präsidiumsmitglied der Rechtsanwaltskammer Berlin.
