Die Beschaffung in Unternehmen ist ein wichtiger Aspekt, der weit über den reinen Einkauf hinausgeht. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was die Beschaffung umfasst und wie der Beschaffungsprozess aussieht.
Beschaffung: Definition
Die Beschaffung umfasst nicht nur den Einkauf, sondern auch die Beschaffungslogistik in einem Unternehmen. Sie ist vor allem mit der Materialbeschaffung verbunden. In einigen Unternehmen umfasst der Begriff jedoch auch die Beschaffung von finanziellen Mitteln, Personal und Dienstleistungen.
Ziel der Beschaffung
Das Ziel der Beschaffung ist es, sicherzustellen, dass Materialien, Dienstleistungen und Güter jederzeit verfügbar sind und gleichzeitig die Kosten minimal gehalten werden. Die Beschaffung spielt eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung der Versorgung und ist damit ein wesentlicher Bestandteil der Supply Chain.
Strategische und operative Beschaffung
Es gibt eine Unterscheidung zwischen strategischer und operativer Beschaffung. Die strategische Beschaffung zielt darauf ab, die langfristige Versorgung zu gewährleisten und umfasst vor allem Planungs- und Managementaufgaben. Die operative Beschaffung hingegen ist für die kurz- und mittelfristige Versorgung im täglichen Betrieb zuständig.
Zu den Aufgaben der strategischen Beschaffung gehören das Festlegen von Beschaffungsstrategien, Marktanalyse, Beobachtung der Beschaffungsmärkte, Analyse und Bewertung von Lieferanten sowie Verhandlungen und Abschluss von Lieferverträgen.
Die operative Beschaffung umfasst Bestandskontrolle, Bedarfsermittlung, Planung der Bestellmengen, Lieferantenauswahl, Bestellungen und deren Überwachung sowie die Beschaffungslogistik.
Verschiedene Beschaffungsprinzipien
Es gibt verschiedene Prinzipien, nach denen die Beschaffung erfolgen kann, je nachdem, wie akut und hoch der Bedarf an bestimmten Gütern ist.
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Einzelbeschaffung: Diese Methode wird häufig von Unternehmen verwendet, die auf Auftragsfertigung spezialisiert sind. Hierbei wird das Material erst nach Bestelleingang vom Kunden beschafft.
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Vorratsbeschaffung: In produzierenden Betrieben ist die Vorratsbeschaffung die häufigste Methode. Es werden größere Mengen beim Lieferanten bestellt, um ständig für Nachschub zu sorgen.
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Just-in-time-Beschaffung: Bei der Just-in-time-Beschaffung wird eine Gesamtbestellmenge mit dem Lieferanten vereinbart, allerdings erfolgt die Lieferung nur in geringeren Stückzahlen, je nach Bedarf des Unternehmens. Diese Methode ermöglicht eine optimale Lagerverwaltung und minimiert Lagerkosten.
Einkauf und Beschaffung: Unterschiede
Die Beschaffung umfasst nicht nur den Einkauf, sondern auch die zugehörige Logistik. Die Aufgaben beider Bereiche sind klar voneinander getrennt.
Der Einkauf befasst sich sowohl mit strategischen als auch mit operativen Aufgaben wie Marktforschung, Angebotsprüfung, Verhandlungen und Ausgestaltung von Verträgen sowie Bedarfsermittlung und Bestandskontrolle.
Die Beschaffungslogistik beinhaltet die Organisation der Anlieferung, Warenannahme und -prüfung, Lagerlogistik des Eingangslagers und Transportlogistik innerhalb des Unternehmens.
Der Beschaffungsprozess
Der operative Beschaffungsprozess lässt sich in acht Schritte unterteilen:
- Bedarfsermittlung: Der Bedarf an Gütern oder Materialien wird ermittelt.
- Bestandskontrolle: Es wird geprüft, was vorhanden ist und wie lange der Vorrat noch ausreicht.
- Budgetfreigabe: Ein Budget für die Beschaffung wird festgelegt und freigegeben.
- Lieferantenauswahl: Kontaktaufnahme mit bestehenden Lieferanten oder Einholung von Angeboten.
- Bestellung: Die Materialien/Güter werden beim Lieferanten bestellt.
- Bestellüberwachung: Überprüfung der Bearbeitung und pünktlichen Lieferung der Bestellung.
- Wareneingang: Anlieferung, Überprüfung und Lagerung der Ware.
- Zahlungsabwicklung: Bezahlung des Lieferanten innerhalb der vereinbarten Frist.
Beschaffung, Produktion & Absatz: Zusammenspiel verschiedener Bereiche
Die Beschaffung ist der Produktion vorgelagert und der Absatz nachgelagert. Alle drei Bereiche sind voneinander abhängig und stehen in einem ständigen Wechselspiel miteinander.
Die Beschaffung benötigt finanzielle Mittel, um die Güter für die Produktion zu beschaffen, während der Absatz sicherstellt, dass die Produkte auf dem Markt verkauft werden können. Der Überschuss wird wieder in die Beschaffung eingebracht, um weitere Produkte herzustellen und zu verkaufen.
Dieser Unternehmenskreislauf umfasst nicht nur den Austausch von Gütern, sondern auch den von Geldströmen.
Dieser Artikel wurde anhand des Artikels “Warum die Beschaffung im Unternehmen mehr ist als nur der Einkauf” erstellt und wurde sprachlich angepasst.
