Warum ist Lead Management wichtig?

Tried popular CRMs and, in anger, returned to Excel? So you’re in the right place to find the way out of the mess.

Es ist zwar möglich, gute Verkäufe auch ohne den Prozess des Lead Managements zu erzielen. Allerdings ist es nahezu unmöglich, den Fortschritt auf dem Weg zu Ihren Verkaufszielen zu skalieren und zu verwalten, wenn Ihnen ein CRM fehlt.

Es ist klug, bereits bei der Gründung Ihres Unternehmens ein CRM zu planen und einzusetzen. Möglicherweise haben Sie derzeit 5 Leads und ein CRM scheint nutzlos zu sein. Sie behalten alles im Kopf oder haben ein einfaches Arbeitsblatt. In einem Jahr könnten es jedoch 300 Leads sein, und Sie werden die Kundenhistorie äußerst nützlich finden. Prozesse lassen sich einfacher einrichten, wenn Sie 5 Leads haben, sind Sie einverstanden?

Selbst Freelancer und Einzelunternehmer nutzen CRMs, um organisiert zu bleiben und die Kundenhistorie zu verwalten.

Dennoch haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, aus dem CRM-Lead-Management ein nützliches Werkzeug zu entwickeln. Laut einer Studie von Forrester sind 68% der Führungskräfte der Meinung, dass ihr CRM keine vollständigen Informationen über ihre Kunden und deren Interaktionen enthält. Ohne einen erheblichen Teil dessen, was vor sich geht, kann das System keine genauen Daten liefern.

Was ist Lead Management?

Lead Management ist die Strukturierung von Informationen potenzieller Kunden während des Verkaufsprozesses. Es hilft dabei, wichtige Schritte nicht zu übersehen und ein klares Bild davon zu haben, was funktioniert und was nicht. Mit einfachen Softwarelösungen können Sie alle Informationen über den Kunden und Ihre Interaktionen schnell speichern (siehe Bild unten).

Lead-Generierung vs. Lead-Management. Lead-Generierung bezieht sich darauf, wie Sie neue interessierte Kunden finden. Während das Lead-Management die Organisation von Kundendaten auf dem Weg zu weiteren Kontaktpunkten beinhaltet. Einige Tools (wie auch GetProspect) mischen die Funktionen.

Was ist ein Lead-Management-System?

Ein Lead-Management-System ist ein Werkzeug, das Ihnen effektive Hilfe bei der Verwaltung potenzieller Kunden bietet. Es kann in Form von Notizen, Excel-Tabellen oder häufiger in Form eines CRMs oder einer anderen bequemen Form vorliegen. Das System sollte so nahtlos wie möglich sein und täglich genutzt werden können. Andernfalls wird es nicht hilfreich sein und kann zu einem Hindernis für andere Aufgaben werden.

Wie erstellt man ein Lead-Management-System (und bleibt dabei gesund)?

1. Lead-Management-Strategie

Skizzieren Sie den aktuellen Verkaufsprozess. Nehmen wir an, Sie finden die engagierte Person (wo?) → es gibt einen Auslöser für einen Kauf (was?) → kontaktieren Sie sie (wo?) → Kontaktpunkte in anderen Kanälen → Follow-ups → … → erwartetes Endergebnis. Sie können die Kette sowohl vom Anfang als auch vom Ende her entwirren. Dies wird Ihnen helfen, das passende Lead-Management-Software-Tool für Ihr Projekt auszuwählen und einzurichten.

2. Benutzerfreundlichkeit

Denken Sie immer an die Benutzerfreundlichkeit. Dies ist ein entscheidendes Merkmal. Ihr System sollte erweiterte Funktionen bieten und manuelle Aufgaben automatisieren, dabei aber genauso unkompliziert sein wie Excel. Beenden Sie zunächst das manuelle Duplizieren von Informationen in mehreren Feldern. Eile nicht mit der Integration von Marketing, sondern entscheiden Sie sich stattdessen für einen Omnichannel-Kundenservice und andere Abteilungen in einer einzigen Software.

Laut einer Studie von Forrester sind 24% der Befragten der Ansicht, dass Selbstdienst-Bildungsfunktionen die Effektivität von CRM-Lead-Management-Software verbessern können. Gleichzeitig sind viele CRM-Tutorials entweder zu umfangreich (unmöglich, sie innerhalb eines Monats zu lesen), veraltet oder erfordern zusätzliches Training mit Experten.

3. Funktionen

Beginnen Sie mit weniger Funktionen und fügen Sie diese dann hinzu, wenn Sie sie benötigen. Wenn Sie eine Vielzahl von Funktionen haben, verbringen Sie eine enorme Menge Zeit damit, sich zu überlegen, ob Sie diese oder jene Option nutzen werden, nur um sie dann wieder auszuschalten. Darüber hinaus lassen sich in einigen Tools unnötige Funktionen nicht vollständig entfernen, was Ihren Workflow behindert.

Für ausgehende Kanäle sind grundlegende Funktionen angepasste Eigenschaften, Listen, Ordner, automatisierte Dateneingabe und Aufrechterhaltung verifizierter E-Mails, Integrationen über Zapier, Follow-Ups, Benachrichtigungen und Lead-Stufen.

4. Richtige Konfiguration

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um das gewählte CRM anzupassen. Die Standardversion der Software macht den Prozess besonders herausfordernd. Entwerfen Sie das System basierend auf Ihren Kanälen und Kaufauslösern. Möglicherweise müssen Sie Felder hinzufügen, um die Charakteristika Ihrer typischen Kunden auszufüllen oder sich mit WhatsApp zu integrieren.

Wenn Sie nicht alle erforderlichen Funktionen in einem Tool gefunden haben, überlegen Sie zunächst, ob die fehlende Funktion wirklich unverzichtbar ist. Entwickeln Sie nicht gleich Ihr eigenes System.

5. Metriken und Daten

Wählen Sie Metriken aus, die Ihnen zeigen, ob der B2B-Lead-Management-Prozess Sie Ihren Zielen näher bringt. Richtige Metriken helfen dabei, Schwachstellen im Team aufzudecken und Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Dazu gehören beispielsweise die Anzahl der Aktionen, die Anzahl der verschickten Cold E-Mails, die Antwortrate, das Verhältnis von Antworten zu Meetings, die Gewinnrate sowie die Summe der Anrufe, Gespräche und Käufe.

Nehmen wir an, Sie sehen 50 Anrufe, 2 Gespräche und 0 Käufe. Sie beginnen mit der Untersuchung und stellen fest, dass Ihr Teammitglied den ganzen Tag über nur 2 Kunden angerufen hat, obwohl diese eine Voice-Mail hinterlassen hatten. Dann wissen Sie, wie Sie es beheben können.

Die wichtigsten Metriken können detaillierter aufgeschlüsselt werden: Anzahl der effektiven Aktionen, überfällige Aufgaben, Konversationsrate aus verschiedenen Kanälen, Kundeneigenschaften, die zu Geschäften geführt haben, usw.

6. Konsistenz

Laut Forrester nutzen weniger als 50% der Vertriebsteams in irgendeiner Form CRMs. Die Nutzung nimmt in späteren Stadien des Kundenlebenszyklus (Kauf, Nutzung, Anfragen, Engagement) erheblich ab und wird nur von 12-19% der Teams genutzt.

Wenn Sie und Ihr Team CRM nicht vollständig nutzen, verpassen Sie Daten und damit verbundene Umsätze. Um dies zu vermeiden, sollten Sie selbst verstehen, wie die CRM-Software funktioniert, und regelmäßig (alle 1-2 Wochen) überprüfen, wie andere sie nutzen. Überprüfen Sie, wie nützlich das Tool in der Praxis ist, und bitten Sie immer wieder um Feedback zur Verbesserung des Systems.

Dies trägt dazu bei, eine solide Wissensbasis aufzubauen, die Ihnen in den kommenden Jahren von Nutzen sein wird.

7. Schulungen

Je weniger CRM-Training, desto besser. Ein 3-monatiger CRM-Kurs macht die Software nicht benutzerfreundlicher. Wählen Sie von Anfang an eine einfachere Option, damit Ihr Team selbstständig damit umgehen kann.

Zeigen Sie zu Beginn die messbaren Leistungssteigerungen durch die Nutzung des Lead-Management-Tools auf. Legen Sie dann bestimmte Standards für die Dokumentation fest, damit jeder die Notizen der anderen verstehen kann.

Passen Sie Ihr System so an, dass Ihr Team möglichst wenig manuell eingeben muss. Erstellen Sie beispielsweise ein Dropdown-Menü für ein Formular zur Kundenorganisation, damit die Vertriebsmitarbeiter einfach die entsprechende Option auswählen können.

Als zusätzliche Maßnahme können Sie festlegen, dass eine Aktion mit einem Kunden nicht existiert, wenn sie nicht im CRM erfasst ist. So kann niemand beweisen, dass seine Arbeit gut erledigt wurde. Dies funktioniert jedoch nicht, wenn das ausgewählte Tool nicht bequem und einfach zu bedienen ist.

Best Practices für das Lead Management: Was kommt als Nächstes?

• Wählen Sie sorgfältig die Metriken aus, die Sie verfolgen möchten. Sie sollten verstehen, warum Sie die Zahlen überprüfen, welche Maßnahmen Sie bei Änderungen ergreifen werden, wie Sie den Prozess verbessern können und was den Indikator beeinflusst. Beachten Sie auch, dass einige Metriken aufgrund fehlender Daten in Ihrem Unternehmen möglicherweise nicht korrekt sind.

• Überprüfen Sie regelmäßig Ihre B2B-Lead-Management-Software. Sie können nicht dauerhaft ein perfektes Design entwickeln. Ihr Produkt, Ihre Prozesse, Ihr Markt und Ihre Kunden entwickeln sich weiter. Nach einer Weile werden Sie verstehen, wie Sie es verbessern können.

• Erstellen Sie ein Lead-Qualifikationssystem, um zuerst potenzielle Kunden zu erreichen, die die höchste Chance auf einen Abschluss haben. Wie Sie den Prozess strukturieren können, finden Sie in unserem vorherigen Blog-Artikel.

• Behalten Sie Ihre Daten sauber. Dies bedeutet, Duplikate zu entfernen (GetProspect bietet eine automatische Deduplizierung Ihrer Kontakte) und Ihre Kontakte automatisch aktuell zu halten.

Beste kostenlose Lead-Management-Software

• GetProspect. Eingebettete Optionen zur Lead-Generierung, automatische Dateneingabe, Überprüfung Ihrer Kontakte und Entfernung von Duplikaten. Arbeitsbereiche, wenn Sie mehrere Produkte haben. Unbegrenzte Anzahl von Teammitgliedern kostenlos in einem Arbeitsbereich. Anpassbare Eigenschaften, Listen, Gruppen. 2000 Integrationen.

• Fucking Easy CRM. Absolut kostenlose Lead-Management-B2B-Software (Non-Profit-Projekt) für den B2B-Vertrieb, entwickelt von Vertriebsprofis für Vertriebsprofis. Integration mit allen Ihren Posteingängen.

• Streak. Die App befindet sich direkt in Ihrem Gmail-Posteingang. Perfekt, wenn Ihr Hauptkontaktkanal E-Mail ist. Automatische Hinzufügung von Leads basierend auf Ihrem Schreiben, automatische Hinzufügung aller E-Mail-Interaktionen. E-Mail-Verfolgung – Sie wissen, wann eine E-Mail geöffnet und gelesen wird.

• Wobaka. Noch eine einfache Software. Automatisierung von E-Mail-Nachverfolgungen. Analytik. Es gibt kein kostenloses Angebot, aber eine kostenlose Testversion von 2 Wochen.

Basierend auf Ihrem Verkaufsworkflow wählen Sie eine einfache Lösung aus, die alle erforderlichen Funktionen von Anfang an bietet. Probieren Sie den Prozess dann an 1-2 Kunden aus, um zu sehen, ob er komfortabel ist und welche Funktionen Ihnen fehlen.

Richtiges Sales Lead Management zahlt sich aus

• Alle Kundendaten werden an einem Ort gespeichert → höhere Qualität der Interaktionen → bessere Kundenerfahrung → höherer Wert und Umfang der Verkäufe → höhere Kundenloyalität → mehr Upsells

• Datenbasierte Entscheidungen und Strategien. Das CRM umfasst alle Erfolgsfälle und bewährten Praktiken.

• Kundenhistorie. So bleiben Sie mit früheren Kunden in Kontakt und kontaktieren sie nicht zweimal mit derselben Nachricht.

• Eine einzige Quelle der Wahrheit – Ja, Sie können Vertriebsmitarbeiter fragen, aber wer belegt ihre Aussagen?

• Eine korrekte Wartung des CRMs führt zu einer Minimierung der Kommunikation zwischen Vertriebsmitarbeitern und Management. Manager sehen den gesamten Kundenverlauf und -details.

• Geringere Mitarbeiterfluktuation. Bestimmte Personen halten keine Kundendaten.

Lead Management – FAQ

Was bedeutet Lead Management?

Lead Management ist ein Arbeitsablauf, der darauf abzielt, Ihren Vertriebsprozess zu optimieren. Es hilft dabei, neue potenzielle Kunden zu finden, Informationen über sie zu organisieren und zu kommunizieren.

Warum ist Lead Management wichtig?

Lead Management ermöglicht es Ihnen, Engpässe im Vertrieb zu erkennen und zu beseitigen, eröffnet Möglichkeiten für eine kontinuierliche Verkaufssteigerung, verbessert die Kundenerfahrung und hilft bei der Priorisierung von Leads. Wenn Sie Ihr Unternehmen skalieren möchten, ist das Lead Management integraler Bestandteil Ihres Vertriebsprozesses.

Wie erstellt man ein Lead Management System?

1. Planen Sie Ihren Verkaufsworkflow, bevor Sie ein Tool auswählen.
2. Identifizieren Sie die Funktionen, die Sie in Ihrem Prozess benötigen.
3. Starten Sie mit einfachen Tools.
4. Schulen Sie sich selbst und Ihr Team in der Nutzung des Systems.
5. Wählen Sie Metriken aus und verfolgen Sie diese, um festzustellen, ob der Verkauf in die richtige Richtung geht.
6. Achten Sie darauf, dass das System auch bei der Weiterentwicklung einfach bleibt.

Was ist eine Lead Management Software?

Lead Management Software ist eine Anwendung, die Ihnen dabei hilft, alle Informationen über Ihre Kunden zu organisieren und verwandte Aktivitäten zu automatisieren. Dazu gehört beispielsweise die Dateneingabe, die Pflege Ihrer Kontaktliste, die Benachrichtigung über neue Leads, die Ihrem Ideal Customer Profile entsprechen.