Warum Wissensmanagement so wertvoll ist!

“Wissen ist Macht” – ein bekanntes Sprichwort, das die Bedeutung von Wissen als wertvolle Ressource betont. In jedem Unternehmen spielt Wissen eine zentrale Rolle, weshalb Wissensmanagement von großer Bedeutung ist.

Was ist Wissensmanagement? Eine Definition

Zunächst müssen wir Wissensmanagement definieren. Dabei ist es wichtig, zwischen Wissen und Informationen zu unterscheiden.

Informationen:

Informationen sind einzelne Daten, die wie andere Güter behandelt werden können. Sie können gekauft und verkauft werden und bilden die Grundlage für Wissen.

Wissen:

Wenn Informationen mit Vorwissen kombiniert und interpretiert werden, entsteht Wissen. Wenn mehrere Personen ihr Wissen zusammenbringen, entsteht organisatorisches Wissen.

Wissensmanagement:

Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung und der Nutzung von Wissen. Es ist weit mehr als nur Informationsmanagement.

Die Bedeutung von Wissen:

In einer Wissensgesellschaft ist Wissen eine der wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens. Das spezifische Wissen eines Unternehmens ermöglicht es, bestimmte Produkte und Dienstleistungen anzubieten und sich von der Konkurrenz abzuheben. Wissen ist somit ein Wettbewerbsvorteil. Daher ist es entscheidend, dass Wissen aufgebaut, genutzt und bewahrt wird – eine Aufgabe, die dem Management obliegt.

Grundlagen für Wissensmanagement

Für Wissensmanagement benötigen Sie entsprechende Werkzeuge, um Wissen zu dokumentieren, wiederzufinden und weiterzugeben. Analoge Systeme verlieren zunehmend an Bedeutung, während digitale Lösungen wie Intranets, Wissensdatenbanken oder Dokumentenmanagement-Systeme eine zentrale Rolle spielen.

Was in diesen IT-Systemen gespeichert wird, sind Informationen. Sobald Informationen von Mitarbeitern genutzt und ausgetauscht werden, entsteht daraus Wissen. Nicht alle Arten von Wissen sind jedoch in IT-Systemen gespeichert. Einige komplexe Formen von Wissen basieren auf der Erfahrung von Mitarbeitern und werden direkt an die Gruppe weitergegeben.

Zum Aufgabenbereich des Wissensmanagements gehört es auch, Mitarbeiter zu motivieren und in die Lage zu versetzen, Wissen aufzubauen, zu nutzen und weiterzugeben.

Die Vorteile von gutem Wissensmanagement

Wissensmanagement ist nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für KMU, Non-Profit-Organisationen und Start-ups von großer Bedeutung. Besonders in diesen Bereichen ist es wichtig, Wissen von Anfang an zu verteilen, damit es nicht von der Anwesenheit einzelner Mitarbeiter abhängt. Andernfalls besteht die Gefahr, dass wichtiges Wissen verloren geht, wenn Mitarbeiter beispielsweise aufgrund von Krankheit ausfallen. Gutes Wissensmanagement ermöglicht reibungslose Abläufe, auch wenn Mitarbeiter ausfallen oder neue dazu kommen.

• Wissensmanagement vereinfacht den Austausch von Wissen unabhängig von Ort und Zeit. Dadurch wird die Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg erleichtert und remote Arbeiten ermöglicht.
• Gutes Wissensmanagement stellt sicher, dass wichtige Informationen gut zugänglich sind und unterstützt die Mitarbeiter bei Entscheidungen.
• Wenn Informationen und Wissen gut dokumentiert sind, steigert dies die Produktivität. Mitarbeiter verlieren keine Zeit damit, Informationen zu suchen oder sogar neu zu beschaffen, obwohl sie bereits vorhanden sind.

Wissensmanagement Tools

Die Herausforderung für kleinere Unternehmen besteht darin, die richtigen digitalen Lösungen zu finden. Diese sollten auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein und finanziell tragbar. Dabei ist zu beachten, dass Wissensmanagement ein kontinuierlicher Prozess ist, der sich ständig weiterentwickelt. Die gewählten Strukturen, Systeme und Prozesse müssen flexibel und erweiterbar sein, um mit dem Unternehmen wachsen zu können.

Die Wahl der richtigen Tools

Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen für Wissensmanagement, jedoch sind große und teure Systeme oft nicht für KMU geeignet. Stattdessen empfehlen wir benutzerfreundliche und flexible Systeme, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können.

Die All-in-One-Software Zoho bietet den Vorteil, dass verschiedene Funktionen in einer Software zusammengefasst sind. Dadurch entfallen unzählige Schnittstellen zwischen den verschiedenen Anwendungen. Sie können Zoho für Ihre Buchhaltung, interne Kommunikation, Projektmanagement und Ihr gesamtes Wissensmanagement verwenden.

Wissensmanagement Tools: Anwendungsbereiche

Es gibt verschiedene Wissensmanagement-Methoden, die in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens eingesetzt werden können.

Wissensdatenbank Zoho Wiki

Zoho Wiki ist eine Anwendung, um eine Wissensdatenbank zu erstellen und Informationen zu teilen. Dieses Tool ermöglicht es Ihnen, verschiedene Seiten und Unterseiten zu verschiedenen Themen anzulegen. Inhalte können über Tags kategorisiert und über die Suchfunktion schnell gefunden werden. Die Benutzerverwaltung hilft Ihnen, den Zugriff auf Inhalte und Berechtigungen zu regeln.

Sie können mit einer einfachen Wissensdatenbank beginnen und diese im Laufe der Zeit weiter ausbauen und gestalten. Zoho Wiki lässt sich flexibel an Ihre Ressourcen anpassen und stellt sicher, dass Ihr Wissen sicher und gut zugänglich für Ihre Mitarbeiter aufbewahrt wird.

Zoho Learn: Wissenvermitteln