Bist du auch schon einmal über die Optionen “Archivieren” und “Löschen” von E-Mails gestolpert und hast dich gefragt, was der Unterschied zwischen den beiden ist? Obwohl sie ähnlich klingen, gibt es tatsächlich wichtige Unterschiede zwischen ihnen. In diesem Artikel werden wir uns genauer damit beschäftigen.
Was passiert, wenn du eine E-Mail “archivierst”?
Wenn du eine E-Mail archivierst, wird sie aus deinem Posteingang entfernt und aus deiner Sicht versteckt. Es fühlt sich an, als hättest du die E-Mail gelöscht, aber sie ist eigentlich nicht wirklich verschwunden. Archivierte E-Mails werden normalerweise in einem speziellen “Archiv”-Ordner gespeichert oder bleiben sichtbar, wenn du zur Ansicht “Alle E-Mails” wechselst. Sogar in den Suchergebnissen werden sie weiterhin angezeigt.
Stell dir vor, du schiebst ein Stück Post in eine Schublade. Du siehst es nicht mehr, aber es ist immer noch da, wenn du es brauchst.
Was passiert, wenn du eine E-Mail “löschst”?
Im Gegensatz zum Archivieren ist das Löschen einer E-Mail eine permanente Funktion. Wenn du eine E-Mail löschst, wird sie normalerweise in den Papierkorb verschoben. Dort bleibt sie für 30 Tage, bevor sie endgültig entfernt wird. Gelöschte E-Mails werden nicht unter “Alle E-Mails” angezeigt und können auch nicht über die Suche gefunden werden. Du hast also 30 Tage Zeit, um es dir anders zu überlegen, danach ist sie unwiederbringlich weg.
Stell dir vor, du wirfst Post in den Papierkorb. Vielleicht hast du ein paar Tage Zeit, um es zurückzuholen, aber sobald du es an den Bordstein gelegt hast, ist es für immer verschwunden.
Welche Option solltest du verwenden?
Basierend auf diesen Definitionen kannst du denken, dass es keinen Grund gibt, eine E-Mail jemals vollständig zu löschen. Allerdings gibt es einen wichtigen Aspekt zu beachten: Speicherplatz. Die Zeiten, in denen Gmail-Konten unbegrenzten kostenlosen Speicherplatz hatten, sind vorbei. Bereits 2013 hat Google die kostenlosen Konten auf 15 GB begrenzt, die für Gmail, Google Drive und Google Fotos verwendet werden. Wenn du also nicht bereit bist, für zusätzlichen Speicherplatz zu bezahlen, solltest du einige E-Mails löschen.
Es wird empfohlen, E-Mails, die du nie wieder benötigst, zu löschen und die anderen zu archivieren. Lass nicht zu, dass Spam-E-Mails deinen Speicherplatz belasten. Denke auch daran, dass die US-Regierung E-Mails, die älter als 180 Tage sind, ohne Durchsuchungsbefehl einsehen kann.
Obwohl Archivieren und Löschen vertraut klingen, haben sie unterschiedliche Funktionen. Nutze dieses Wissen und räume deinen Posteingang auf.
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