Um den Überblick über Leistungen und Verpflichtungen zu behalten, teilen mittelgroße bis große Unternehmen ihre Buchhaltung in zwei Bereiche ein: die Kreditorenbuchhaltung und die Debitorenbuchhaltung. In diesem Artikel werden wir die Aufgaben und Unterschiede dieser beiden Abteilungen genauer betrachten.
Die wesentliche Unterscheidung
In der Geschäftswelt nehmen Unternehmen zwei gegensätzliche Positionen ein. Einerseits können sie Aufträge ausführen und Produkte verkaufen. Auf der anderen Seite können sie jedoch auch Waren bestellen oder externe Dienstleister engagieren. Diese gegensätzlichen Aktivitäten werden als “Kreditor” und “Debitor” bezeichnet. Daher spiegeln sich alle unternehmerischen Aktivitäten in der Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung wider.
Kreditor – Investition mit Vertrauensvorschuss
Der Begriff “Kreditor” stammt vom lateinischen Wort “credere” ab, was übersetzt “glauben” und “anvertrauen” bedeutet. Ein Kreditor ist also jemand, der einem Kreditnehmer etwas anvertraut, weil er an dessen Zuverlässigkeit glaubt. Die Kreditwürdigkeit eines Kreditnehmers bedeutet, dass er sich als würdig erweist, das in ihn gesetzte Vertrauen zurückzuzahlen. Ein Kreditor kann ein Dienstleister sein, der einen Auftrag ausführt, oder ein Hersteller, der eine Ware liefert.
Debitor – Auftrag mit Verpflichtung
Der Debitor ist der Gegenpart zum Kreditor. Der Begriff “Debitor” stammt vom lateinischen Wort “debere” ab, was übersetzt “schulden” bedeutet. Ein Debitor ist also jemand, der einen Auftrag erteilt und dadurch eine Verpflichtung eingeht. Solange er seine Gegenleistung nicht erbracht hat, ist er dem Lieferanten oder Dienstleister gegenüber ein Schuldner.
Wie sieht es in der Praxis aus?
In der Praxis gibt es bei wirtschaftlichen Vorgängen, bei denen ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen liefert, zwei Perspektiven: den Lieferanten (Gläubiger) und den Empfänger (Schuldner). Jedes Unternehmen nimmt im Laufe eines Wirtschaftsjahres sowohl die Rolle des Lieferanten als auch die des Empfängers ein. Daher spiegeln sich diese Vorgänge in der Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung auf unterschiedliche Weise wider.
Worauf bezieht sich die Kreditorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung konzentriert sich auf alle Abläufe, die mit Eingangsrechnungen zusammenhängen. Diese Rechnungen betreffen Lieferungen und Dienstleistungen, die von Unternehmen in Anspruch genommen werden. Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich um die Abwicklung der erhaltenen Leistungen von den Kreditoren.
Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich nicht nur um die Bearbeitung eingehender Rechnungen, sondern auch um folgende Aufgaben:
- Rechnungsprüfung
- Erfassung
- Organisation offener Rechnungen
- Zahlung
- Archivierung
- Reisekosten
- Korrespondenz
Sie überprüft die Angaben auf den Rechnungen auf ihre Richtigkeit, sortiert und erfasst sie, überwacht offene Rechnungen, führt Zahlungen durch, archiviert die Rechnungen und korrespondiert mit den Kreditoren.
Womit befasst sich die Debitorenbuchhaltung?
Im Gegensatz zur Kreditorenbuchhaltung bearbeitet die Debitorenbuchhaltung die andere Seite der wirtschaftlichen Aktivitäten eines Unternehmens.
Forderungsmanagement
Die Debitorenbuchhaltung verwaltet und erfasst die Zahlungseingänge von Kunden und Geschäftspartnern. Sie erstellt und versendet Zahlungsaufforderungen und arbeitet bei Bedarf mit Rechtsanwälten oder Inkassobüros zusammen, um Mahn- und Gerichtsverfahren einzuleiten.
Informationsorganisation
Die Debitorenbuchhaltung erhält wichtige Informationen über die Liquidität des Unternehmens und das Zahlungsverhalten der Kunden, die sie an andere Abteilungen weiterleitet.
Abschließend lässt sich sagen, dass die Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung beide wichtige Aufgaben in der Buchhaltung eines Unternehmens haben. Durch ihre Tätigkeiten werden Verpflichtungen gegenüber Kreditoren erfüllt und Forderungen von Debitoren eingetrieben. Eine klare Aufteilung und Organisation dieser beiden Bereiche ermöglicht es Unternehmen, einen umfassenden Überblick über ihre finanziellen Angelegenheiten zu behalten.
