Was ist der Unterschied zwischen Office 2016 und Office 365? [Aktualisiert]

Hinweis: Dies ist eine aktualisierte Version eines Blogbeitrags, den wir ursprünglich im August 2015 verfasst haben, wenige Monate bevor Office 2016 auf den Markt kam. Wir haben ihn für das Jahr 2017 aktualisiert.

Microsoft Office war schon immer die Standard-Business-Suite für Unternehmen jeder Größe. Früher zahlten Sie einfach für das neueste Update, um neue Funktionen nutzen zu können. Jetzt haben Sie jedoch zwei Optionen: Upgraden Sie auf Microsoft Office 2016 (die 17. Software-Version) für eine einmalige Gebühr oder wählen Sie Office 365 – den monatlichen Abonnementdienst, der neben der Software auch andere Cloud-Vorteile bietet.

Office 2016 vs. Office 365: Die Grundlagen

Microsoft Office 2016 ist das neueste Software-Upgrade, das Sie gewohnt sind: Eine einmalige Gebühr gewährt Ihnen eine Lizenz zur Installation der Software auf einem Computer innerhalb Ihres Netzwerks. Office 365 hingegen ist eine Cloud-Lösung, die Ihnen für eine monatliche oder jährliche Gebühr Zugang zur Microsoft-Suite von Anwendungen bietet.

Die Unterschiede hören hier jedoch nicht auf. Die Cloud-Version von Microsoft bietet zusätzliche Vorteile – und oft auch zusätzliche Fragen, wie zum Beispiel zu Kompatibilität und Benutzerfreundlichkeit.

1. Benutzerfreundlichkeit und “Look and Feel”

Einer der Gründe, warum die Office-Suite nach wie vor die bevorzugte Software für Unternehmen ist, liegt darin, dass jeder weiß, wie man sie verwendet (oder zumindest wissen sollte). Von Universitätsprojekten bis hin zum Arbeitsplatz haben die meisten Menschen im Laufe ihres Lebens umfangreich mit Microsoft Office gearbeitet.

Während einige damit zufrieden sind, Office-Anwendungen über den Webbrowser zu nutzen, möchten andere die gewohnte Elemente von auf dem Desktop installierter Software haben. Microsoft Office 2016 mag in diesem Fall die Office 365 Business Essentials-Paket übertreffen, aber Office 365 Business und Office 365 Business Premium bieten die Möglichkeit, Outlook, Powerpoint, Word, Excel und Access auf Ihrem Desktop zu installieren.

2. Kompatibilität mit alten Office-Dokumenten

Eine weitere Sorge vieler Unternehmen ist, wie Office 365 mit vorhandenen Dokumenten in Microsoft Office integriert. Office 365 ermöglicht eine nahtlose Integration zwischen beiden – Sie können Office 365 verwenden, um Dokumente zu bearbeiten, die in Office 2016 oder früher erstellt wurden, oder Dokumente, die in Microsoft Office erstellt wurden, in die Cloud verschieben, wenn Sie dies wünschen.

3. Zugriff auf Software-Updates in Office 2016 vs. Office 365

Der Kauf von Microsoft Office 2016 bietet Ihnen nur die Softwarefunktionen, die zu diesem Zeitpunkt verfügbar sind, und Sie erhalten nur kostenlose Sicherheits- und Fehlerupdates. Office 365 bietet hingegen kontinuierliche Upgrades auf die neuesten Funktionen im Rahmen Ihres Abonnements und macht veraltete Software überflüssig.

Einige Unternehmen setzen auch jahrelang ältere Versionen von Office ein, sodass dies möglicherweise kein wichtiger Unterschied für jedes Unternehmen ist. Wenn Sie jedoch bedenken, dass die Unterstützung für diese Software irgendwann enden wird und dass die Cloud viele Mitarbeiter dazu gebracht hat, regelmäßige Updates als selbstverständlich anzusehen, spricht einiges für Office 365 und seinen schnellen und wartungsfreien Update-Zyklus.

4. Geeignet für Remote-Arbeit und BYOD

Microsoft Office 2016 kann nur auf einem Computer pro Lizenz installiert werden, und Benutzer greifen in der Regel über eine lokale Festplatte oder einen gemeinsam genutzten Server auf Dokumente zu und speichern sie dort. Während etwa drei Viertel der Mitarbeiter heute persönliche Mobilgeräte für die Arbeit nutzen, bieten die Cloud-Vorteile von Office 365 endlose Möglichkeiten. Mitarbeiter können nicht nur Word und Outlook über jeden Browser oder über Android- und iOS-Anwendungen nutzen, sondern Dokumente können auch unterwegs über OneDrive (das unter allen Office 365-Plänen angeboten wird) oder SharePoint Online (das als Teil von Office 365 oder separat erworben werden kann) in der Cloud zugänglich und gespeichert werden – was die Produktivität erhöht.

5. Online-Speicher und Zusammenarbeit

Zusätzlich zu den Vorteilen des Remote-Arbeitens ermöglichen OneDrive und SharePoint Online Ihren Mitarbeitern, gleichzeitig an denselben Dokumenten zu arbeiten und die Änderungen der anderen in Echtzeit auf dem Bildschirm zu sehen. Das ist ein großer Unterschied zu einem gemeinsam genutzten Server, bei dem Sie keine Datei bearbeiten können, wenn sie bereits von jemand anderem geöffnet ist.

6. Mailbox-Speicher in Office 365

Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig daran erinnert werden muss, dass Mitarbeiter ihren Posteingang aufräumen oder Elemente löschen sollen, dann könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass Sie vom erhöhten 50 GB Mailbox-Speicherplatz von Office 365 profitieren würden. (E-Mails sind nicht in der Office 2016 Suite enthalten, aber viele Benutzer verlassen sich auf Exchange Server, der lokal installiert ist und daher nur so viel Speicherplatz bieten kann wie der Server.)

7. Sicherheitsfunktionen

Ein wichtiger Vorteil von Office 365 gegenüber Microsoft Office 2016 sind die erweiterten Sicherheitsfunktionen. Dank der einfachen Integration mit Microsofts Enterprise Mobility Suite können beispielsweise Arbeitsdaten in Office 365 remote von verlorenen oder gestohlenen Geräten gelöscht werden. Die Cloud bietet auch automatische Updates für die neueste Anti-Virus- und Malware-Software.

Wenn Office 365 für Sie nach der Softwarelösung klingt, stellen Sie sicher, dass Sie alle Vorteile nutzen, indem Sie bestimmte Schritte befolgen. Wir haben eine Checkliste erstellt, um Ihnen dabei zu helfen.