Sie kennen es vielleicht vom Hotel: Manchmal reicht es nicht aus, die Ausweisnummer auf dem Check-in-Formular zu notieren. Manche Hotels bestehen darauf, eine Kopie anzufertigen, die dann zusammen mit der Anmeldung im Aktenschrank verschwindet. Aus Datenschutzgründen ist dies höchst fragwürdig.
Diese Praxis, die aus der Offline-Welt bekannt ist, hat sich längst auch online etabliert. Ein Ausweis lässt sich schnell mit einem Flachbettscanner digital kopieren und per E-Mail senden. Alternativen wie der E-Perso sind aufwendiger oder nicht ausreichend sicher. Insbesondere im Online-Geschäft möchten Anbieter die Zugangsschwellen so niedrig wie möglich halten. Doch der Personalausweis enthält einige Informationen, mit denen man nicht allzu sorglos umgehen sollte. Deshalb geben wir Ihnen einen Überblick, wo und wie Sie Ausweiskopien weitergeben können und müssen.
Personalausweis ist Pflicht
Der Gesetzgeber hat im “Gesetz über Personalausweise und den elektronischen Identitätsnachweis” viele Fragen beantwortet. Demnach muss jeder deutsche Staatsangehörige ab dem Alter von 16 Jahren einen Personalausweis oder Reisepass besitzen. Die Ausweise bleiben allerdings Eigentum der Bundesrepublik. Grundsätzlich gilt: Niemand darf vom Ausweisinhaber verlangen, das Dokument zu hinterlegen oder aufzugeben. Beispielsweise ist es verboten, den Ausweis als Pfand für eine Leihe oder Miete einzuziehen.
Bis 2010 war es verboten, Ausweiskopien anzufertigen. Seitdem gestattet das Gesetz grundsätzlich diese Praxis – allerdings nur, wenn der Inhaber selbst die Kopie anfertigt oder dem zustimmt. Der Empfänger darf diese Kopie keinesfalls an Dritte weitergeben.
Die Kopie muss klar als solche erkennbar sein. Zu realistische Kopien können strafrechtliche Konsequenzen haben. Das Verändern, Fälschen, Verschaffen oder Missbrauchen von Ausweispapieren ist gemäß Strafgesetzbuch strafbar. Auf das Verschaffen von amtlichen Ausweisen steht eine Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder eine Geldstrafe.
Perso und Datenschutz
Der Personalausweis enthält personenbezogene Daten wie Namen, Geburtsdatum, Wohnort, Augenfarbe und Körpergröße. Diese Daten fallen unter den Anwendungsbereich des Datenschutzrechts und ermöglichen die Identifikation des Ausweisinhabers. Auch die Seriennummer und das Lichtbild gehören dazu. Deshalb schränkt die Datenschutz-Grundverordnung einen zu freizügigen Umgang mit dem Dokument ein.
In den meisten Fällen ist es nicht erforderlich, alle Angaben auf einer Ausweiskopie zu erfassen und weiterzugeben. Prüfen Sie daher in jedem Einzelfall, welche Daten tatsächlich erforderlich sind, um Sie für den entsprechenden Anlass zu identifizieren. Müssen beispielsweise der Geburtsort, die Augenfarbe, die Größe oder die Seriennummer des Ausweises vorhanden sein? Wenn nicht, sollten Sie diese Informationen auf der Kopie unkenntlich machen – und zwar irreversibel.
Verwenden Sie dafür keinen PDF-Editor, sondern drucken Sie die Kopie aus, schwärzen Sie die relevanten Zeilen mit einem schwarzen Filzstift und scannen Sie das Ergebnis erneut ein. Beachten Sie, dass moderne Büroscanner und Kopierer die Ablichtung oft auf ihrer internen Festplatte speichern.
Im europäischen Datenschutzrecht darf personenbezogene Daten nur dann verarbeitet werden, wenn es eine rechtliche Grundlage dafür gibt. Der Umgang mit Informationen in Personalausweisen wird nicht nur durch das Gesetz über Personalausweise und den elektronischen Identitätsnachweis geregelt, sondern auch durch andere Gesetze, die Regeln für bestimmte Situationen festlegen. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Anwendungsfälle.
