Manche Unterlagen sind von großer Bedeutung und sollten deshalb nicht achtlos entsorgt werden. Diese Dokumente dienen als Nachweis für Ihre Identität, Ihre Ausbildung und berufliche Laufbahn oder Ihre finanzielle Situation. Es ist wichtig, diese Unterlagen dauerhaft aufzubewahren.
Analoge Unterlagen, die Sie behalten sollten
Die folgenden Unterlagen sollten Sie auf jeden Fall aufbewahren:
- Geburts- oder Adoptionsurkunden
- Heiratsurkunden oder Scheidungsbeschlüsse
- Gültige Ausweisdokumente wie Personalausweis oder Reisepass
- Namensänderungsurkunden und Erbscheine
- Sozialversicherungsausweis
- Kaufverträge, Kreditunterlagen und Grundbuchauszüge für Immobilien
- Belege für größere Anschaffungen wie Autos oder Uhren (solange Sie diese besitzen)
- Patientenverfügungen
- Unterlagen über Aufenthalte in geschlossenen Einrichtungen wie Kinderheimen, Kliniken und Gefängnissen
- Sparbücher, Aktien und Wertpapiere in Papierform, Lebensversicherungspolicen
- Zeugnisse wie Studienabschlüsse, Gesellenbriefe, Meisterbriefe sowie relevante Arbeitszeugnisse und Empfehlungen
- Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide (diese müssen 30 Jahre lang aufbewahrt werden)
- Ärztliche Unterlagen (je nach Relevanz)
Es ist ratsam, Testamente beim Nachlass- oder Amtsgericht aufzubewahren und nicht zu Hause. Ebenso sollten Sie Unterlagen zur Altersversorgung behalten, wie beispielsweise Arbeitsverträge, Meldungen zur Sozialversicherung und Nachweise über Zeiten der Erwerbslosigkeit.
Die Aufbewahrungsfrist für verschiedene Unterlagen
3 Monate bis 1 Jahr
- Gehaltsabrechnungen: Mindestens so lange aufbewahren, bis Sie Ihre Lohnsteuerbescheinigung kontrolliert haben. Jährliche Lohnsteuerbescheinigungen sollten Sie bis zur Rente behalten. Bei Unterhaltsverfahren oder bei Beantragung von Wohngeld werden oft Gehaltsabrechnungen der letzten 12 Monate benötigt.
2 Jahre
- Handwerkerrechnungen: Als Privatperson sollten Sie Handwerkerrechnungen mindestens 2 Jahre lang aufbewahren. Als Eigentümer oder Vermieter sollten Sie sie 6 Jahre lang aufbewahren.
- Quittungen, Kaufbelege, Kaufverträge, Garantieunterlagen und Kassenbons: Diese sollten zusammen mit Anleitungen und Originalverpackungen aufbewahrt werden, um den Wert von Gegenständen belegen zu können, die über die Hausratversicherung versichert sind.
3 Jahre
- Kontoauszüge oder Überweisungen: Private Bankunterlagen sollten mindestens 3 Jahre aufbewahrt werden, um beispielsweise Anschaffungen nachweisen zu können.
- Mietverträge, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen und Kautionsnachweise: Diese Unterlagen sollten noch 3 Jahre nach Ende des Mietverhältnisses aufbewahrt werden. Bei privater Vermietung gelten oft längere Aufbewahrungsfristen.
- Versicherungspolicen: Diese sollten möglichst 3 Jahre länger aufbewahrt werden als die Versicherungsdauer.
4 Jahre
- Steuerunterlagen und Belege für das Finanzamt: Steuerunterlagen sollten mindestens 4 Jahre aufbewahrt werden. Bei Einkünften über 500.000 Euro pro Jahr müssen die Belege 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Selbstständige und Freiberufler haben eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
6 Jahre
- Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen: Als Eigentümer oder privater Vermieter sollten Sie diese Rechnungen 6 Jahre lang aufbewahren.
- Belege für das Finanzamt: Bei einem jährlichen Einkommen von über 500.000 Euro müssen Belege und Aufzeichnungen 6 Jahre lang aufbewahrt werden.
10 Jahre
- Steuerunterlagen: Den Steuerbescheid sollten Sie mindestens 10 Jahre lang archivieren. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie zukünftig staatliche Förderungen beantragen möchten. Selbstständige und Freiberufler haben ebenfalls eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
Es ist ratsam, analoge Unterlagen sicher aufzubewahren. Weitere Informationen zur sicheren Aufbewahrung finden Sie in unserem verlinkten Artikel.
